株主総会に貸し会議室を使う

株主総会とは

株主総会とは、端的にいえば「株式会社を経営する上で意思決定を行う場」のことです。株式会社を「経営」しているのが取締役であるのに対し、株主は株式会社を「所有」する立場にあります。株主は、発表された経営方針で株式の価値を高められるかどうかを株主総会でチェックするのです。
大企業ともなれば、株主総会で決定した内容や役員の進退などが、テレビやネットを通じて報じられることも少なくありません。
そんな株主総会は、以下の2種類に分けられます。

定時株主総会は、事業の決算報告や承認などを行うため、年に一度必ず開催される株主総会です。これに対し、臨時株主総会は、補充役員の選任や新株予約権発行などを行うため、必要に応じて開催される株主総会となります。どちらも株主総会に違いはありませんが、企業によっては参加人数が数百名の規模となることもしばしばです。
混乱を避けるためにも、株主総会を開催する際は会場の準備をしっかりと行う必要があります。

株主総会で貸し会議室を利用できるの？

株主総会で貸し会議室は利用可能です。株主総会の会場に明確な決まりはないので、株主総会の開催場所は自由に決められます。例年の開催場所とかなり離れている場合、招集通知に「開催場所の決定理由」を記載する必要こそありますが、正当な理由であれば会場の変更そのものに問題はありません。

社内に大きな会議室がある場合は、社内で株主総会を行うケースもあります。しかし、株主総会は取締役に加え、社外から訪れる株主が一堂に会する最高意思決定機関です。円滑に企業運営をするためには、株主と良好な関係を築かなくてはなりません。参加者に快適な時間を過ごしてもらうため、開催場所にドリンクやケータリングサービスが充実している貸し会議室を選ぶ企業も多いのです。

また、グローバルな企業では、ホテルの大型ホールを使って株主総会を開催することも珍しくありません。ただし、株主総会はどの企業も同じ時期に開催するため、近場のホテルの確保が難しくなることもあります。そのため、近年はホテルと遜色ないサービスを提供する貸し会議室が利用されるケースもあります。

貸し会議室で株主総会を開催するメリット

ここからは、株主総会を貸し会議室で開催する場合のメリットについて紹介します。

通信機材や音響機材をセッティングする手間が不要

貸し会議室で映像や音響の機材をレンタルすれば、わざわざ購入・運搬する必要がなく、費用や手間を省けるメリットがあります。手軽に株主総会を開催できるのは、IT機器に詳しくない方やエンジニアを抱えていない企業にとって、嬉しいポイントといえるでしょう。また、会場の設置から後片付けまでを貸し会議室側で行ってくれるというのも、貸し会議室におけるメリットです。

出席人数に合わせて会議室の規模やレイアウトが選べる

出席する人数に合わせて、貸し会議室の大きさを選べることもメリットのひとつです。株主総会の本会場だけではなく、役員控室や配信会場も一括して手配できます。また、株主と会社関係者が顔を合わせない動線の配慮も可能ですが、会場レイアウトも貸し会議室であれば柔軟に対応できます。

駅からのアクセスが良好

株主総会は、日本全国から株主の来場が予想されます。そのため、駅から徒歩圏内の会場が利用できれば、初めて来場される方にも足を運びやすくなります。
貸し会議室の多くは主要駅の近くにあり、メイン通りに面した利便性の高い立地にあるため、遠方から株主総会にお越しいただく際にも安心です。

私たちミーティングスペースAPも上記の条件を満たしており、株主総会の会場として最適です。是非お近くの施設にお問い合わせください。

株主総会におすすめの貸し会議室はミーティングスペースAP

ここからは、ミーティングスペースAPが株主総会の開催におすすめな理由を具体的にご紹介していきます。

役員控室や事務局まで用意可能

株主総会は、メインの会場だけ準備すればいい訳ではありません。株主総会の開催にあたっては、メイン会場以外にも「受付」「役員控室」「事務局」など様々な部屋の用意が必要になります。

ミーティングスペースAPは、参加者の想定規模に合わせて、大小様々な部屋を一括で押さえられます。それぞれの部屋に必要機材が揃っているため、役員控室に株主総会のライブ映像を投影することも可能です。また、一括で部屋を押さえられることで、役員控室から本会場までのスムーズな動線も確保できます。

株主総会に集中できる環境

ミーティングスペースAPは、以下の対応を専任スタッフにお任せいただけます。

事前準備から株主総会後の後片付けまでコンサルタントに任せられるため、主催者側は株主総会の運営に集中できます。万が一トラブルが発生した場合にも、豊富な知識と経験を持つミーティングスペースAPの専任スタッフが迅速に対応します。

オンラインの株主総会もサポート

ミーティングスペースAPでは、オンライン配信専用サービス「AP OnLine」をご用意しています。シンプルなプラン内容、業界最高峰の高速インターネット回線、専任スタッフのサポートが備わっており、オンラインの株主総会を安心かつ快適に開催できます。専有回線を利用することで、他のユーザーからの影響を受けにくく、安定した通信速度を実現しています。万が一のトラブルに備えて、バックアップ回線もご用意できるためご安心ください。

そのまま懇親会も開催できる

ミーティングスペースAPはパーティープランのご利用も可能なため、株主総会後の懇親会を開く際にもおすすめです。お弁当やサンドイッチなどの軽食、ビュッフェや立食形式など、様々なケータリングをご用意いたします。細かなご要望にも柔軟に対応いたしますのでお気軽にご相談ください。

詳細は以下のページをご覧ください。

オフライン・オンラインを問わず、株主総会を開催するならミーティングスペースAPを是非ご利用ください。