セミナーのご利用事例
東急グループが運営する貸し会議室のミーティングスペースAPでは、数多くのセミナーを開催してきました。セミナー開催のノウハウからミーティングスペースAPをご利用いただいたお客様の声を、一挙ご紹介します。
セミナーを開催するために必要なことは？
はじめてセミナーを開催する方のために、セミナー開催までの準備についてご紹介します。
セミナーを成功させるには、当日までの準備が大変重要です。やることも沢山あります。
そんな開催初心者の方に向けて、ここでは当日を迎えるまでの大まかな流れとポイントをお伝えしていきます。
- セミナーを開催する目的に応じた企画書の作成
- 日程・時間・場所
- 参加人数の決定
- 講師の選定
- 必要な設備の洗い出し
- アジェンダや資料の作成
- 参加者への案内
- 当日の準備
セミナーを開催する目的に応じた企画書の作成
セミナーを開催するにあたってまず必要になるのが企画書です。セミナーの企画書には、企画者と承認者が同じ認識を持つために、的確な目的設定と達成方法を明記する狙いがあります。
上司や責任者、役員向けに実施可否をもらうために作成されるケースが多いですが、決裁目的の他にも、セミナー自体の効果を客観的に検証することができるメリットもあります。
企画書は、目的やターゲット、セミナーの内容を明らかにしたものを作成しましょう。ビジネスの視点を失わないよう、リスクや機会の状況把握、効果予測をきちんとすることがポイントです。
日程・時間・場所
そして、次に重要なのがセミナーの開催日時と場所決めです。セミナー開催日は、「参加者が集まりやすいとき」を選ばなければなりません。趣味もしくは仕事向けなのか、参加者の層によっても適している日とそうでない日がありますので、「スケジュールやタイミング」が大切になってきます。
仕事に関するセミナーでは、期末や四半期末、月末などの忙しいとされている時期は避けましょう。
年末年始はもちろんのこと、行楽シーズンや連休の初日は集客率が下がる可能性が高いため、それ以外の日程で組むことがおすすめです。
季節性のある話題や内容の場合は、その時期に合わせることと若干早めのタイミングでの開催も効果的。
開催時間は、直行できる10時や直帰が可能な18時に終わるような時間帯で設定すると集客率が高まりますので参考にしてください。
セミナー会場は、下記ポイントを押さえて選びましょう。
- アクセスしやすい
- 室内の温度調整ができる
- 外部の騒音が気にならない
- 自販機やコンビニ、喫煙スペースがあるか
参加人数の決定
開催日と同じように、参加人数は実施目的によって適正人数設定が異なります。
小規模・大規模セミナーのメリットとデメリットがありますので、比較しながら検討してみてください。
セミナー会場の収容人数にも影響しますので、参加人数と場所は同時並行で確定させましょう。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 小規模セミナー | ・集客コストが少ない ・関心度が高く見込の可能性が高い ・セミナー後のアフターフォローに手が回りやすい ・参加者と講師のコミュニケーションがとりやすい |
・知名度向上が難しい ・見込客の確立が低い ・場が盛り上がらない可能性がある |
| 大規模セミナー | ・一度に多くの人に訴求できる ・知名度向上に繋がりやすい ・見込客を一気に集めやすい ・一人あたりの集客コストを下げられる |
・集客コストが掛かる ・アフターフォローが行き届かない ・親密なコミュニケーションがとりづらい ・関心度が低い参加者がいる可能性がある |
講師の選定
セミナーの成否は講師選びで半分が決まると言われているくらいとても重要です。
まずはセミナーのテーマや開催目的をもう一度おさらいし、それらを基に、講師はどこから呼ぶのが適切かを考えます。社内ルールや企業の経営方針について学ぶような内容であれば、社員による社内講師が適しています。また、会社独自の内容ではなくても、社内にノウハウがあるものであれば、社内講師に依頼するのも良いかもしれません。それに対して、社内にノウハウがないスキルや知識、業界トレンドなどの場合は外部の研修会社に依頼し、適切な講師に研修を任せましょう。
講師を選定するうえで、これまでの実績や経験が判断材料となりますので、下記をヒントに選定してみましょう。
- 集客率
- 登壇実績数
- 参加者の反応
- セミナーの雰囲気
- テーマ/内容/話し方
気になる講師のセミナーを直接訊く、もしくは参加された方のブログやSNSから反応を伺い選定することをおすすめします。
必要な設備・備品の洗い出し
セミナー実施に設備・備品の確認は欠かせません。当日になって「これが足りない…」と慌ててしまわないように、徹底したチェックが大切です。
下記リストを参考に必要なものを整理してみてください。
- 【設備・備品の確認リスト】
- 音響
- 照明
- マイク
- スピーカー
- 音声/映像ミキサー
- プロジェクター/スクリーン/モニター
- インターネット環境
- 演台
- ホワイトボード
- テーブル、椅子
- 電源タップ/ケーブル類
- 案内板
アジェンダや資料の作成
セミナー時には、講師と参加者のための、セミナーの内容をまとめた資料が必要になります。講師の方が用意されることがほとんどですので、講師を選定したタイミングで確認しておきましょう。
資料の目的としては、参加者にセミナー内容を理解してもらうこと。加えて、セミナー終了後、参加者にどのような行動をとってほしいのかを意識して作ることが重要です。そのためには、参加者の年齢や性別、職業などの情報と参加者のニーズを具体的に把握した上で資料を作成していきます。セミナーの目標やビジョンを講師と共有しておくことが重要です。
参加者への案内
そして、忘れてはいけないのが参加者への案内メールです。セミナーの開催が決まったら、参加対象者にメールを送ります。
- 件名は簡潔に分かりやすく
- セミナーの趣旨を明記する
- セミナーの詳細は箇条書きにする(日時/会場/住所/会費/持ち物など)
- 返信期日を設ける
これらのポイントを押さえた内容にすることで、受け取った側にきちんと開催目的が伝わります。
当日の準備
セミナー当日も、やることは盛りだくさんです。当日を迎えるまでに行ってきた準備の数々を整理しながら、セミナーの成功に向けて最後の準備をやりきりましょう。会場設営から配布資料の準備、飲み物の用意、会場案内(張り紙など)、受付対応など、確認すべきこととタイムスケジュールを組んで、それ通りに動けるような準備を入念に行う必要があります。セミナーがスタートしてから終わるまでも進行状況の把握や細かい指示などを出す場面も多くありますので、各所との連携方法や段取りを何度も確認することが必須です。
セミナーに最適な会場は？
ここまでご説明してきた通り、1つのセミナーを開催するまでに準備することは多岐にわたります。それに加えて会場の設営もするとなると…かなり大変ですよね？だからこそ、お勧めなのが貸し会議室です。貸し会議室を利用すれば、自社で持ち合わせていない場合でも安心です。また、立地がよい点も貸し会議室がセミナーに適している理由の1つです。一般的に、貸し会議室は駅の近隣やオフィス街に位置しているケースが多く、貸し会議室までのアクセスがよいとセミナーに人が集まりやすいといったメリットがあります。参加者を現地に集めるセミナーでは、誰もが訪れやすい場所を会場に選ぶことが大切です。また、セミナーの講師を外部に依頼する場合、遠方から講師を招くケースもあるでしょう。セミナーを実施する場所の土地勘がない人でも、会場までのアクセスが良ければ、安心して訪れることができます。
貸し会議室でセミナーを開くならミーティングスペースAPがお勧め！
貸し会議室の中でも、私たちが運営するミーティングスペースAPはこれまでにセミナーを多く開催してきましたので、お勧めなポイントが多くあります。
すべて駅近！良好なアクセス
すべての貸し会議室が主要ターミナル駅から徒歩圏内に位置しています。施設から徒歩圏内の駅で複数路線が利用できるため、セミナー参加者がアクセスしやすいです。また、東京・横浜・大阪・名古屋に会議室をご用意しており、いずれの施設も近隣に宿泊施設や駐車場があるため、遠方から訪れる方安心してご利用いただけます。
セミナーごとに合わせたさまざまな空間バリエーション
セミナーの参加人数やセミナーの内容に合わせた豊富な空間バリエーションをご用意しています。専任のコンファレンスコーディネーターが常駐しており、会場の広さや座席のレイアウト、セミナー当日に必要なアイテムなど、セミナー内容に合わせて提案をさせていただきます。参加される人数の規模に応じて、大小さまざまな部屋を選ぶことができますので、セミナー会場+演者控室+スタッフ控室など、大小多様な部屋を一括して押さえることが可能です。また、複数の部屋を抑えておくことで、セミナーが終了した後に、会食やパーティーを開催することも可能ですので、演者や参加者の交流にもぜひご活用ください。
セミナーに必要な機材がすべてそろっている
会場に参加者が訪れる一般的なセミナーだけでなく、オンラインセミナーに必要な機材も備わっています。例えば、プロジェクターやホワイトボード、配信用パソコンやマイクなどが用意されているため、自分で準備する必要がありません。また、インターネット環境も整っており、快適にセミナーを開催できます。機材も豊富、クラス最高レベルのネット環境で、配信も安心してお任せください。
困ったことがあったら常駐する専任スタッフに相談できる
常駐するスタッフが専任でつき丁寧にサポートします。セミナー開催当日だけでなく、事前の打ち合わせからセミナー開催後のサポートまで手がけており、不安なことがありましたら、いつでもご相談ください。
事前事後の片づけもお任せください！
事前準備や飲食手配、開催中の設備準備や進行はもちろんのこと、セミナー終了後の後片付けも不要です。そのため、参加者はセミナーの中身だけに集中することが出来ます。過去にセミナーを開催したお客様から「設備や諸々の手配の準備に追われ、本来進めるべき準備が進まなかったので、今回のセミナーはプロに任せられるところは任せようと思っていた」「演者や参加者への配慮まで気が回らなかったので、今回はセミナー自体に集中したい」などのお声をいただき、弊社に問い合わせをしてくださっています。私たちは、セミナー開催のプロですので、様々な準備等、お任せください。「まずはざっくり相談してみたい」そんなお声にもお答えしますので、お気軽にお問い合わせください。
ミーティングスペースAPを実際に利用されたお客様の声
新宿で中規模のセミナー会場を見つけるのに苦労していました・・・
弊社は、一般のお客様を対象にセミナーを開催しております会社です。ミーティングスペースAPを知ったのは、あるセミナーの参加者として訪れたのがきっかけです。清潔さと、駅から近いという立地から、大変気に入り、利用させていただきました。新宿では、中規模のセミナーにちょうど良いスペースの会場が少なくて、困っており、しかも安いということもあって、とても良いところを見つけたと思っております。おかげさまで、私どものセミナーも大変好評でした。また、利用させていただきます。
スタッフのプロフェッショナルな対応に感動しました！
スタッフさんの対応が素晴らしく、土地勘のない当社でも安心してセミナーを開催できました。プロフェッショナルな対応に心より御礼申し上げます。
的確な提案や柔軟な対応で催事が成功しました！
的確なご提案をいただき、また当社のニーズにも柔軟にご対応いただけたので、催事を成功させることができました。AP貸し会議室でセミナーを開くと必ず成功するような気がしています。
セミナー開催の実績があるからこそ、柔軟な対応やご提案が可能です。「どうやって探せばいいのか・・・」「開催までに何をしたらいいのか・・・」「適切な場所選びは・・・」などセミナー開催に伴うご不安な事やご不明な点を、ぜひ一度コーディネータに相談してみませんか？
