レセプションパーティーのご利用事例
レセプションパーティーは、会社の記念行事や業界関係者に対して新商品やサービス、ブランドなどを披露する場です。企業イメージを左右する大切なイベントであるため、会場選びや内容など気を配るべきことが多々あります。パーティーの幹事担当者は、「会場はどういった選び方をすればいいの？」「当日の式次第はどうやって考える？」など、不安なことや悩んでしまうことが多々あるのではないでしょうか。特に、“会場選び”は参加者の第一印象となる大切なポイントであるため、どの会場で開催するかしっかりと考えなければなりません。これまで私たちがレセプションパーティーを開催してきた事例と豆知識をご紹介します。
レセプションパーティーの会場選びのコツとは？
レセプションパーティーを成功させる大切なポイントは、「会場選び」です。招待を受け取った人が注目するのは、「いつ、どこで」やるのかですから、「どこで」の部分である会場は、企業のイメージに直結します。パーティーの規模や内容によって選ぶポイントは異なりますが、ここでは会場を選ぶ際に押さえておきたいポイントを解説します。
立地で選ぶ
会場選びで重要なことの一つ目は、立地（アクセス）です。レセプションパーティーには、様々なゲストをお呼びします。そのため、ゲストがスムーズに来場できるかが重要です。地域にもよりますが、基本的には駅からのアクセスが良い場所を選ぶと車だけでなく公共交通機関を利用する人も安心して参加することができるため、会場までのアクセスはゲストの動きなどを想定しながら選ぶようにしましょう。
ミーティングスペースAPは、東京・横浜や名古屋、大阪の主要駅に幅広く展開しています。さらにどの会議室も駅から徒歩圏内とアクセスが抜群です。
広さで選ぶ
パーティー会場の広さは、パーティーの印象に大きな影響を与えます。「全員が中に入れたら大丈夫」なのではなく、パーティーを楽しめる余裕のある広さを考えると良いでしょう。また、パーティーによってはステージやテーブルなどを用意する必要も出てきます。そういったスペースも計算して、十分な広さのある会場選びを心がけてください。例えば、AP日本橋では、東京屈指のアドレスに約500㎡の大規模空間が2スペース、JR大阪駅から徒歩2分に位置するAP大阪駅前には、天井高4mのAPホールを有しております。その他にも大小様々な会議室をご用意していますので、開催したいパーティーの規模や参加者に応じてご選択いただけます。また、当日の開催まで、専任のコーディネーターがサポートしますので、まずはお気軽にご相談ください。
パーティーの内容で選ぶ
会場は、パーティーの内容によって選ぶことも重要です。レセプションパーティーといっても、記念行事であれば豪華で「お祝い」の雰囲気を出せるようにしたいですし、新商品やサービスの発表であればそのイメージに合わせられると良いでしょう。天上の高さや開放感、雰囲気に至るまでをしっかりイメージして、会場選びを行いましょう。
これまでは、レセプションパーティーの会場として綺麗で豪華なホテルが選ばれがちでした。しかし、近年は貸し会議室を利用したレセプションパーティーも増えています。ミーティングスペースAPは、レセプションパーティーの会場としてご利用いただいた実績をもとに、お客様に合わせた会場づくりをご提案しています。
お料理のスタイルやバリエーションで選ぶ
パーティー会場を選ぶ際には、料理やドリンクなどの質もチェックしておきましょう。社内外の関係者の多くが「あのパーティーは良かった！」と感じる《最大の》ポイントが、料理やドリンクです。
ミーティングスペースAPでは打ち合わせやセミナー・総会などのミーティングの後にレセプションパーティーを行う際に、とても便利でお得なパーティープランをご用意しております。これまで数多くのレセプションパーティーを開催してきましたので、「どのようなパーティーを開催したら良いのか・・・」「規模感や料理はどうしよう・・・」など、どんなお悩みでも専任のコーディネーターがしっかりとサポートしますので、まずはお気軽にご相談ください。
レセプションパーティー会場に貸し会議室をお勧めする理由
これまでに、「レセプションパーティー＝ホテルを利用している」というイメージやご経験はありませんか？実は、最近では「貸し会議室」でレセプションパーティーを開く企業が増えています。
理由① 映像機器や音響設備が充実している
本来大規模な会議やミーティング、ウェビナーなどを行う場所として使われています。そのため、プロジェクターやマイク、照明といった設備が整っています。また、音響設備などの扱いに慣れているスタッフが集まっているため、事前準備から当日の運営トラブル対処に至るまで担当者が丁寧に対応してくれます。備品の準備や扱いを会場側に任せられる分、式の進行や内容に力を入れられるのはありがたいですよね。
理由② パーティーの内容に合わせて柔軟なレイアウトができる
様々な目的に沿ったレイアウトができるようになっています。また、机や椅子の配置についても幅広いスタイルがあるため、パーティーの内容に応じて柔軟に対応してくれることがあります。また、大小多彩なお部屋を有する貸し会議室であれば、研修や総会の終了後、お隣のお部屋でそのままレセプションパーティーへという流れが得意中の得意です。
理由③ 会場の場所を選べる
レセプションパーティーを企画する時には、ゲストが参加しやすいアクセス良好の会場を選ぶことが重要です。お酒を飲む方は特に公共交通機関による移動が基本となるため、駅前であることが理想です。貸し会議室であれば、アクセス良好な場所に複数設置されていることが多く、状況によって最適な開催場所を選ぶことができるため、ゲストの満足度を高めることも可能です。
理由④パーティーに必要な備品をレンタルできる
貸し会議室は、基本的に備品を「使いたいときだけ」レンタルできることが大きな魅力です。普段から維持管理のコストを払う必要はなく、室料込みのプランが用意されていることもあるため、料理や飲み物、音響設備などにコストをかけることができます。レセプションパーティーの場合、パーティーに使う液晶プロジェクターやワイヤレスマイクなどを借りることができるため、ゲストに楽しんでいただくだけではなく、新しい商品やサービスを思う存分PRすることができます。
レセプションパーティー向き！ミーティングスペースAPの特徴
宴席に合わせた料理をご提供
ミーティングスペースAPでは、お弁当やサンドイッチなどの軽食、ビュッフェや立食形式などプランやご希望に合わせて様々な料理をご用意しています。有名店から味に定評のある人気店、ベジタリアンの方向けのものやグルテンフリーメニューなど柔軟に対応いたします。なお、パーティープランについてはお一人様5,500円（税別・飲み放題2時間）から承ります。「ボリューム重視」、「質重視」などのご要望もお聞きしますので、遠慮なくご相談ください。また、昨今の感染症予防対策のため、「特別パーティープラン」もご用意しております。フタ付きカップを使用したりトングを使わないようにしたりするなど、ゲストが安心してお食事を楽しんでいただけるようなプランをご用意しております。
パーティー開催時に、ケータリングを活用した事例も多くございますので、ご興味がある方は下記をご覧ください。
設営撤去もすべてお任せ
設営から撤去までを会場スタッフが担当いたします。そのため、準備や片付けの心配をすることなくパーティーの進行に集中していただけます。また、貸し出し備品としてプロジェクターやスクリーン、音響設備だけでなくステージやパーテーション、テーブルクロスや壺花や装花などパーティーを華やかにしてくれるものが多数揃っています。大切なパーティーだからこそ、見た目からスムーズな進行ができる備品のご用意していますので、レセプションパーティーを成功させるべくしっかりとサポートさせていただきます。
近隣に宿泊施設が充実
ミーティングスペースAPは、主要駅の徒歩圏内にあります。そのため、会場にお越しいただく際もアクセスしやすいだけではなく、お車でお越しのゲストのための駐車場や遠方からのゲストに対応できる宿泊施設も多数。中でもお勧めなのが、AP東新宿です。東急ステイ内に会議室を設けておりますので、レセプションパーティーの後にそのまま宿泊ができますので、ぜひ下記から詳細をご覧ください。
安心のスタッフ常駐
大切なパーティーの最中でもスタッフが常駐し、緊急事態にも迅速に対応いたします。機器トラブルの対応や代替機器の用意などもお任せください。
「何から始めたらいいんだろう？」最初の疑問から“私たちとの繋がり”がはじまります。「AP」の二文字に込めた想いは、すべてのお客様(All People)のあらゆるご要望(All Purpose)にお応えすることです。「まだ人数がわからない」「内容もまとまっていない」「開催場所も検討している」...そんな疑問からでも一度お問合せください。専任のコーディネーターがレセプションパーティーを成功させるためにしっかりとサポートします。
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