内定式のご利用事例
貸し会議室を活用し、内定式を実施するケースが定着しつつあります。本記事では、東急グループが提供するミーティングスペースAPが持つ魅力や、ミーティングスペースAPにおける内定式の開催事例をご紹介いたします。同時に、貸し会議室を選ぶ際のポイントも解説いたします。
内定式におすすめの貸し会議室はミーティングスペースAP
ミーティングスペースAPでは、内定式会場として利用可能な貸し会議室を数多くご用意しております。ここでは、ミーティングスペースAPが持つ強みとおすすめのポイントを6つご紹介します。
アクセスしやすい好立地にある
ミーティングスペースAPの各会議室は、東京・横浜・名古屋・大阪など主要都市のターミナル駅から徒歩圏内にあります。駅近の好立地にあることから、迷わずにアクセスしやすいのが大きな魅力です。内定式においては、「上京してきたためあまり土地勘がない」という内定者にも配慮できるでしょう。くわえて、会場近くには駐車場もあるため、車移動の方への配慮もできます。
イベントの規模に合わせた貸し会議室を選べる
10名様からご利用いただける小規模の会議室の他、300名様以上のキャパシティを誇る大規模会議室もご用意しております。「大規模な会議室はメイン会場として、小規模な会議室は控室として使う」といったように、イベントの用途に合わせた使い方が可能です。内定式の規模や参加人数に合わせて、最適な貸し会議室をご提案させていただきます。
各種料金体系が明朗でわかりやすい
ミーティングスペースAPの料金は、該当する会場のご利用基本料金×ご利用時間＋各種備品料金というわかりやすい料金体系なのが特徴です。くわえて、内定式後の懇親会や立食ブッフェなどにぴったりな「パーティープラン」もご用意。こちらも、「2時間飲み放題付き・お一人様あたり5,500円（税別）から」という明朗な料金体系でご提供しております。
会場設営や片付けはコンサルタントに任せられる
イベント当日の会場設営や後片付けは、会場コンサルタントにまとめてお任せいただけます。「朝早く来て会場設営のために動き回る」「テーブルやイスを慌ただしく片付ける」といったことがありません。内定式の演出や内容の確認など、より重要なタスクに集中していただけます。また、ミーティングスペースAPには、イベント設営・コーディネート経験のあるコンサルタントが常駐。会場レイアウトや各種設備機器なども踏まえたうえで、貴社の内定式に最適な空間をご提案いたします。
安定したインターネット環境でオンラインイベントも安心
マイクやプロジェクター、天吊りタイプのスクリーンなどの備品をはじめ、各種配信機材も完備しております。リアル型内定式はもちろん、オンライン内定式やハイブリット型の内定式の実現が可能です。対面での内定式と同時に、一部の方をオンライン参加にすることでより自由度高く内定式へ参加することが可能になります。各種備品が揃っていることにくわえ、「AP施設専有回線」と「バックアップ回線」の2つの回線をご用意。「回線が不安定で映像がカクついてしまう」 「音声や映像が途切れてしまう」など、オンライン内定式ならではのアクシデントにも備えられます。
オンライン内定式を実施予定のお客様は、ミーティングスペースAPが提供する「AP OnLine」をご利用ください。AP OnLineは、安定した高速インターネット回線と専用機材を揃えたオンラインイベントサービスです。プロの配信オペレーターにサポートしてもらえる「フルセット配信 PLAN」をはじめ、内定式の内容や規模に合わせてお選びいただける5つのプランをご用意。会場には専任コンサルタントが常駐しているため、万が一トラブルが起こった際には迅速に相談できる環境です。安心の配信環境とサポート体制が整った貸し会議室をお探しであれば、ミーティングスペースAPの「AP OnLine」をご活用ください。
内定式の開催事例をご紹介
一例として、AP大阪駅前やAP浜松町（港区）で開催された内定式をご紹介いたします。
AP大阪駅前は、JR「大阪駅」から徒歩2分に位置する施設で、内定式や入社式などの式典会場としての利用実績が豊富です。会場内では、お客様のニーズに合わせた吊看板や壷花、式次第などのアイテムの手配が可能であるため、会社のイメージに合った内定式を演出することができます。天井高4m「APホール」（240名収容）をはじめ、全9室を備えた会議室があるため、大小さまざまな催事に柔軟に対応できます。音響設備やネットワーク機器の設営・撤去もお任せください。
AP浜松町（港区）は、東京・品川ビジネスラインの中心に位置し、遠方からの参加者も参加しやすい立地にあります。また、近隣にホテルが充実しているため、遠方からの参加者の、宿泊をともなう内定式にも最適です。
全17室24パターンの会議室をご用意しており、最大270名規模の内定式も開催可能。白とブラウンを基調とした内装は、内定式の内容や演出を選びません。赤外線マイクや天吊りプロジェクターも完備されており、高品質な音響と映像が実現できます。設営撤去もおまかせいただけますので、天井に設置されたプロジェクターやスクリーンも設営の負担を考えずに、備品による制限のないレイアウトでご利用いただけます。
会議室は豊富なバリエーションでご用意しているため、ご要望に合わせさまざまなスタイルの会議室をご提案いたします。
例えば、壁全面がホワイトボードの会議室をご利用いただくことで、内定式後の内定者研修で内定者の意見をより活発に引き出しながら進行することができます。会議室は1フロアで全て完結しているため、内定式のお部屋と内定者研修のお部屋を分けた場合も移動の手間がありません。
ぜひこの機会に、ミーティングスペースAPをご利用ください。関東エリアをはじめ、大阪・名古屋エリアからもご希望の会議室をお探しいただけます。
内定式のために貸し会議室を借りるとき押さえておきたいポイント
内定式を貸し会議室で行う際、どのような点を押さえておくべきなのかチェックしておきたいものです。会場の立地/アクセスをはじめとした具体的なポイントを、以下で6つご紹介いたします。
立地/アクセス
会場の立地やアクセスの良さに着目しましょう。全国から内定者が集まる企業なのであれば、アクセスの良さは特に重要です。内定式には、都市部だけでなく地方在住の新入社員が上京して参加する可能性も考えられます。したがって、ターミナル駅や空港からアクセスしやすい会場のほうが新入社員の負担も少ないでしょう。土地勘のない新入社員でも、迷わずアクセスできます。新入社員だけでなく、内定式へ参加する社員の負担も軽減できます。内定式の他、入社式や内定者研修などの会場も同様の条件で選ぶとよいでしょう。
料金
「料金体系がわかりやすいか」 「サービスごとの料金やオプション料金をすぐに確認できるか」といった点も重要です。この点が明朗であれば、内定式の予算計画が立てやすくなります。また、料金とサービス内容のコスト感も大まかに掴んでおきましょう。一見高額に見えても、「需要の高いサービスや設備費が全て含まれている」といったケースもあります。サービス内容を踏まえたうえで、「結果的にコストカットに繋がるのはどちらか」を吟味することが大切です。
コンサルタントのサポートがあるか
内定式の運営・準備を、自社社員のみで完結させることは難しいでしょう。例えば、会場の広さやキャパシティの判断です。「この人数に対しどの程度の広さがあれば十分なのか」 「備品を置ける寸法はどのぐらいか」など、自社スタッフだけでは判断が難しい部分もあります。また、備品の設置や発送の作業にも大きな労力がかかります。くわえて、機材のテストやトラブルに備えた対処法も練らなくてはなりません。そんなとき、イベント運営経験が豊富なコンサルタントのサポートがあると心強いものです。例えば、参加人数や内定式の規模に合わせて、最適な広さの会議室を提案してもらいましょう。その他、機材の位置決めや荷物の発送作業のサポートなども任せられれば、内定式の内容確認や演出の提案、リハーサルなどにいっそう集中できるでしょう。
内定式人数や内容に合わせた広さか
会場のキャパシティを考慮することも大切です。利用人数を問題なく収容できることはもちろん、内定式の内容・演出に合ったレイアウト（テーブルや座席の配置）になっているかも忘れずに確認しましょう。貸し会議室別の広さや収容人数、レイアウトなどの情報を図面で公開しているので、それらを参考に会場を選びましょう。会場コンサルタントに相談し、広さやレイアウトについて助言してもらいましょう。
必要な設備やサービスがあるか
マイクをはじめ、プロジェクターやレーザーポインター、スクリーンなど内定式に必要な備品があるかをチェックしましょう。リアル型の内定式にくわえてオンライン内定式も実施予定なのであれば、リアルタイム性の品質を保証できる高速のインターネット回線や配信・音響設備なども必要となります。会場でレンタルする機材・自社で持ち込む機材をリストアップし、何がどの程度必要になるかを明確にしておくことが大切です。HPの備品・設備リストを確認して参考にしましょう。
内定式後の懇親会をしやすいか
会場移動の時間や負担を考えると、内定式と懇親会を同じ施設内で開催できるのが理想的です。また、せっかくの懇親会には非日常感が楽しめるおいしいフード・ドリンクメニューを用意したいもの。その場合、「ケータリングサービスを利用できる」「ケータリングフードのメニューが豊富」といった条件が備わっているとベストです。懇親会を開く場合、「ドリンクやフードの費用体系はわかりやすいか」「プラン内容は豊富か」という点もチェックしておきましょう。
私たちミーティングスペースAPでは、これまで数え切れないほどの内定式の開催をサポートしてまいりました。会場の選び方や当日の流れ、懇親会は??...などご要望に沿って専任のコーディネーターがご提案させていただきます。「まだ具体的には決まっていなくて・・」などでもまずは一度お問い合わせくださいませ。
ミーティングスペースAPのご利用方法
ここからは、実際にミーティングスペースAPをご利用いただく際の手順についてご紹介します。
会議室の探し方
ミーティングスペースAPの公式サイトのトップページにある「会議室を探す」をクリックします。「路線図から探す」 「条件から探す」 「会議室一覧から探す」という3つの方法で会議室を探せますので、任意の方法から貸し会議室をお探しください。例えば「条件から探す」のタブでは、各エリアの会議室を選択できるほか、利用人数や面積、レイアウトなどの条件から貸し会議室を絞り込めます。任意の条件を設定して「この条件で絞り込む」をクリックすると、該当する貸し会議室が表示され、それぞれの基本料金や詳細情報をチェックできるようになります。
ご利用までの流れ
利用したい貸し会議室が決まったら、メールまたはお電話でお問い合わせください。施設側から、該当する会議室の空き状況をお伝えいたします。なお、ミーティングスペースAPの貸し会議室は1週間の仮予約が可能です。空き状況が確認でき次第、利用規定をご確認いただいたうえでメールやFAXなどで正式申し込みを行っていただけます。正式なお申し込み後は、会場で使用する設備や機材、当日のレイアウト、フード・ドリンクの準備といった打ち合わせをいたします。ご利用当日は、ご予約時間の15分前から入場が可能です。
ミーティングスペースAPのご利用・ご予約に際してわからないことがあれば、下記よりお気軽にご相談ください。「イベントの内容もまだ決まっていない」 「何から手配すればいいのかわからない」など、企画段階からの細かなご相談も歓迎いたします。50年以上の貸し会議室運営で培ってきたノウハウを活かして、ご予約からご利用当日に至るまでしっかりとサポートさせていただきます。
