ご利用事例

ハイブリッド型バーチャル株主総会の活用事例を紹介

近年の株主総会は、リアルとオンラインを組み合わせた、ハイブリッド型バーチャル株主総会が増加しています。ここでは、ミーティングスペースAPの活用方法として、ハイブリッド型株主総会を開催した事例2つを紹介します。

AP横浜の活用事例

A P横浜で開催された株主総会は、4つの会議室のご利用をご提案いたしました。受付のスペース後方にパーテーションを設け、株主と役員が遭遇せずに本会場に入室できるようにしたことで、動線に配慮したレイアウトで開催できました。本会場には、議長席に議案説明用のプロンプター、株主席の後方から配信用カメラを設置し、事務局・配信会場や役員控室では、議事進行状況を把握しやすいように会場LIVE映像を投影いたしました。

下記は4つの会議室のご利用パターンとそれぞれの部屋の面積やご利用可能人数です。

オンライン配信には、施設専有回線を利用した安心・安全の高速インターネット回線をご用意しています。オンライン配信に使用する機材は事前に専任コンサルタントが調整いたします。さらに、配信オペレーターを手配することで、株主総会に集中できる環境をご提供いたします。

AP浜松町活用事例

AP浜松町で開催された株主総会は、6つの会議室のご利用をご提案いたしました。共用スペースを受付として利用したことで、株主と会社関係者の動線に配慮のあるレイアウトで進行。本会場のLIVE映像を、事務局や役員控室のスクリーンに映し出すことで、控え室にいながらも会場の雰囲気を把握しやすく、質疑応答の情報整理や共有を実現いたしました。LIVE配信を取り入れる場合トラブルの心配をされることも多いですが、万が一トラブルが発生した際にも、常駐するコンサルタントが迅速に対応いたしますのでご安心ください。
下記は6つの会議室のご利用パターンと、それぞれの部屋の面積やご利用可能人数などです。

ハイブリッド型株主総会の開催が初めての場合でも、ノウハウを持つ専任のコンサルタントがサポートいたします。また、どの機材を使用すればいいのか迷った際には、お客様に合わせたカスタムオーダーにも対応しています。例えば、本会場の映像をスクリーンへ投影する機材の選定や、カメラマンや配信オペレーターの手配など、きめ細やかにご提案いたします。株主総会をお考えの方は、ぜひ一度お問い合わせくださいませ。

ハイブリッド型バーチャル株主総会にはAP OnLineサービスがおすすめ

ハイブリッド型バーチャル株主総会を検討している方は、AP OnLineサービスがおすすめです。AP OnLineサービスの特徴は、以下の4つが挙げられます。

1. 1.高速インターネット
2. 2.駅近で便利な環境
3. 4.シンプルなプラン
4. 5.コンサルタント常駐の安心感

AP OnLineは、施設専有回線が利用できます。また、有料オプションを追加することで、バックアップ回線としてNUROアクセス専用回線が利用可能です。異なる回線をバックアップとして用意できるため高速・安定通信を実現と安心感のあるハイブリット型株主総会を実現できます。

AP OnLineは、5つのシンプルなプランを用意しています。どのプランもセットアップが完了した状態からスタートでき、オンライン会議ツールも入室後すぐに始められます。初めてのハイブリッド型バーチャル株主総会の開催に迷う方もいるかもしれません。しかし、AP OnLineサービスは、1人ひとりのお客様に合わせたカスタムオーダーにも対応しています。そのため、どの機材を使えばいいか、配信オペレーターの手配など、お困りごとがあればお気軽にご相談ください。

ミーティングスペースAPは、コンサルタントが常駐しているため、追加で機材が必要な場合やトラブルが発生した際も安心です。AP OnLineサービスは、「失敗が許されない株主総会」を全力でサポートいたします。

ミーティングスペースAPは、駅近で便利な立地にこだわっています。オフラインでの参加で、初めて来場される株主の方もアクセスしやすく、近隣にはホテルや駐車場も多いため遠くから来られる方にも配慮できます。AP OnLineや、AP Onlineを活用したハイブリッド型バーチャル株主総会について、詳しく知りたい方は以下をご確認ください。

株主総会のために貸し会議室を借りるときに押さえておきたいポイント・メリット

貸し会議室を利用して株主総会を開催しようと思っている方は、どのように貸し会議室を選べばいいかわからず困っている方も多いのではないでしょうか。貸し会議室の選び方は、4つのポイントを押さえておきましょう。

1. 1.駅から近くアクセスがよいため、足を運びやすい
2. 2.専門的なサポートやアドバイスを受けられる
3. 3.通信機材や音響機材をセットアップする手間が省ける
4. 4.出席人数に合わせて会議室の規模が選べる

それぞれ詳しく解説していきます。

駅から近くアクセスがよいため、足を運びやすい

株主総会は、日本全国から株主の来場が予想されます。そのため、駅から徒歩圏内の貸し会議室が利用できれば、初めて来場される方にも足を運びやすくなります。

専門的なサポートやアドバイスを受けられる

初めてオンラインとリアルのハイブリッド型株主総会を開催される場合は、どのような機材が必要か、本会場のレイアウトなど迷うことも多いかもしれません。ミーティングスペースAPは、豊富な知識と経験を持つイベント コンサルタントへの相談も可能です。失敗できない株主総会を成功に導くため、事前打ち合わせから当日の思わぬトラブル対応までお任せください。

また、手軽なWEB会議の導入をしたい方から、テレビ番組のような本格的な配信まで1人ひとりの利用目的に合わせてサポートしています。カメラマンや配信オペレーターを手配できれば、主催者側は株主総会の内容に集中できます。

通信機材や音響機材などをセットアップする手間が省ける

ミーティングスペースAPの貸し会議室には、通信機材や音響機材が揃っているため、新し機材を購入する必要はありません。事前に必要な機材やレイアウトを打ち合わせしておけば、当日の利用時間にはセットアップが完了した状態から始められます。ハイブリッド株主総会を初めて開催する方や、IT機器の操作に詳しくない方でも操作方法のサポートがあるため、取り組みやすく配慮されています。万が一トラブルが発生した場合も、常駐するコンサルタントがサポートいたしますので安心です。
ミーティングスペースAPでは、株主総会中の飲み物や懇親会用のケータリングのご手配もいたします。来場される方の好みに合わせて、質重視や食べやすいように個包装された料理など、好みに合わせてご対応いたします。

もう1つ嬉しいポイントとして、ミーティングスペースAPでは株主総会後の原状回復の必要がないことがあります。株主総会の終了後はそのまま帰宅できるため、使用したテーブルやイスを片付ける手間と時間が省けます。

出席人数に合わせて会議室の規模が選べる

出席する人数に合わせて、貸し会議室の大きさを選べることもメリットのひとつです。株主総会の本会場だけではなく、役員控室や配信会場も一括して手配できます。会場のレイアウトは、専任のコンサルタントのアドバイスが受けられるため、株主と会社関係者が顔を合わせない動線の配慮も可能です。また、本会場の様子を控え室にLIVE配信でき、情報の共有や現状把握しやすい環境が整っています。

ミーティングスペースAPのご利用方法

さてここで、ミーティングスペースAPのご利用方法を詳しく紹介いたしましょう。

1. 1.「会議室を探す」から希望の貸し会議室を問い合わせる
2. 2.仮予約の受付
3. 3.正式申し込み
4. 4.詳細の打ち合わせ
5. 5.当日施設を利用する

それぞれ詳しく解説していきます。

「会議室を探す」から希望の貸し会議室を問い合わせる

ミーティングスペースAPの貸し会議室は、公式サイトの「会議室を探す」から希望に合った貸し会議室が選べます。路線図や会議室一覧から探すほか、具体的に条件が決まっている場合は、以下の方法から探せます。

• ● レイアウト
• ● 人数
• ● 面積

仮予約の受付

空き状況を確認後に部屋を確保する場合は、1週間キャンセル料がかからない仮予約に進みます。1週間以内に連絡がない場合は、キャンセルとなることもあるためご注意ください。また、利用予定日が1ヵ月以内など短い場合や繁忙期の場合は、仮予約期間が短い場合があります。収容人数以内のテーブルやイスは利用料金に含まれていますが、収容人数以上のご利用を希望する場合や、何か必要な機材がある場合は別途お見積もりをご用意いたしますのでお気軽にお申しつけください。

正式申し込み

ミーティングスペースAP各施設の利用規約を確認後、問題がなければ正式申し込みに進みます。利用申込書に必要事項を記入し、Eメール・FAXにてご提出いただき、正式なお申し込みになります。

詳細の打ち合わせ

詳細の打ち合わせでは、主に以下のポイントについて打ち合わせを実施します。

• ● 音響・映像機器
• ● 利用したい備品
• ● 会場のレイアウト
• ● 飲食やケータリング

株主総会を開催するにあたって、心配事や気になる点があればイベント コンサルタントにお気軽にご相談ください。不安がなくなるよう、きめ細やかに対応いたします。

当日施設を利用する

株主総会当日は、打ち合わせ通りのレイアウトや設備の事前準備を整えてお待ちしております。当日は予約した時間の15分前から入室可能で、イベント コンサルタントが会場まで案内し、空調設備・音響・映像機器の説明をいたします。必要な備品がある場合や、機材の使い方がわからないなどのトラブルがあった場合には、すぐに対応いたしますのでお気軽にご相談ください。

株主総会の開催にはミーティングスペースAPをご活用ください

ミーティングスペースAPの貸し会議室は、通常の株主総会からハイブリッド型株主総会まで対応しています。オンラインに対応した機材が揃っているため、資材の搬入や新しい機器の購入は必要ありません。また、イベント コンサルタントによる専門的なサポートやアドバイスが受けられるため、初めて株主総会を開催する方にとっても安心です。

オンライン株主総会を問題なく開催するにあたり、高速・安定通信が求められています。ミーティングスペースAPは、施設専有回線やバックアップ回線を用意し、より安定した通信が可能です。オンライン株主総会を検討中の方は、ぜひミーティングスペースAPまでご相談ください。すべてのお客様のあらゆる要望にお応えするため、ミーティングスペースAPはお客様のそばでサポートいたします。