交流会のご利用事例
近年、オンラインで交流を持つ機会が増えていますが、実際にリアルで会って親交を深める交流会やオフ会も多く開催されています。また、交流会当日に来場できない方のために、オンラインと組み合わせたイベントの開催も人気です。
本記事では、ミーティングスペースAPを利用した交流会やオフ会がおすすめの理由や貸し会議室の選び方を詳しく解説していきます。また、交流会を開催した事例や、利用しやすいパーティープランのご紹介もしています。記事後半ではミーティングスペースAPを利用する手順も詳しく解説しているため、ぜひ最後までご覧ください。
更新日:2023年10月30日
- 【目次】
- 交流会に利用するならミーティングスペースAPの貸し会議室がおすすめ
- ミーティングスペースAPによる交流会の活用事例
- ミーティングスペースAPのご利用方法
- 交流会やオフ会の開催にはミーティングスペースAPをご活用ください
交流会に利用するならミーティングスペースAPの貸し会議室がおすすめ
交流会の会場にミーティングスペースAPがおすすめの理由は、以下の6つが挙げられます。
- 1.立地条件が整っている
- 2.利用者が希望する開催規模に柔軟に合わせられる
- 3.予約しやすい
- 4.明朗会計でコストの計算がしやすい
- 5.当日はサポートしてくれる専任コンサルタントが常駐している
- 6.備品や機材が揃っている
立地条件が整っている
交流会を開催するためには、会場の立地条件を考えなければいけません。初めて訪れる会場は、土地勘がないため見つけにくく、電車の乗り換えにも時間がかかってしまうでしょう。ミーティングスペースAPは、主要都市である東京・大阪・名古屋・横浜エリアに展開しております。イベントを実施する主催者様とご来場者様どちらにも「来場しやすい会場」を目指し、駅から徒歩圏内にある貸し会議室を多数用意しております。また、ターミナル駅を中心に展開しているため、ホテルや駐車場も近く、遠方から来場される方もご安心ください。
利用者が希望する開催規模に柔軟に合わせられる
10名様のコンパクトな会議から、300名様を超えるイベントまで、ミーティングスペースAPは豊富なルームバリエーションを取り揃えております。そのため、交流会の開催規模に合わせた貸し会議室の広さやレイアウトをご提案いたします。例えば、交流会の開催を大きな会場で実施し、交流会スタッフやゲストの控室として別の小さな貸し会議室を用意するなど、柔軟にご利用いただけます。ミーティングスペースAPは、想定される参加者の規模に応じて大小多様な部屋を一括して予約できるため、交流会の詳細が決まっていない方もぜひお気軽にご利用ください。
予約しやすい
交流会の場所としてホテルの利用を検討されている方もいるかもしれません。しかし、ホテルはブライダルで利用される方が多く、特に週末に交流会を開催する場合には予約が取りにくいケースもあります。ミーティングスペースAPは、幅広い選択肢の中からご希望に合った貸し会議室を予約でき、予定通りの開催が可能です。もし予約が埋まっている場合でも、系列の空き状況を確認し、代替案のご提案をいたします。貸し会議室が空いていれば、最短翌日の予約から1年後の予約まで承っております。
またAP東新宿ではホテルと一体型になっているため、宿泊も一緒にご利用いただきたい方はぜひAP東新宿にお問い合わせください。
交流会をしながらそのままお泊まりいただくこともできるため、遠方からの参加される方がいる場合は、おすすめです。
詳細はこちらをご覧くださいませ。
明朗会計でコストの計算がしやすい
ミーティングスペースAPは、ハイシーズン料金の設定はございません。また、ご要望のレイアウト設営についても追加料金はいただいておりません。一部の施設を除いて土日の割増料金ございませんので、多くの方が来場しやすいと考えられる土日に交流会を開催する場合にも便利です。貸し会議室のご利用料金＋延長時の追加料金＋ご利用備品のレンタル料という分かりやすい料金構成です。明朗会計のため予算の都合に合わせやすく、コスト計算もしやすくなっております。
当日はサポートしてくれる専任コンサルタントが常駐している
交流会やセミナー当日は、ミーティングスペースAPに常駐する専任コンサルタントがサポートいたします。コンサルタントのサポートは、以下のような内容です。
- ● 事前準備
- ● 荷物受取・発送
- ● ケータリングの手配
- ● コピーやFAXなどの事務サービス
- ● トラブル対応
- ● 原状回復
煩雑な作業をコンサルタントに任せられるため、主催者様は交流会の内容や演出など、本来やるべきことに集中できる環境です。そのほか、ミーティングスペースAPでは、豊富な経験を持つイベントコンサルタントがお客様の要望に合った空間をご提案いたします。初めて交流会を開催される方も安心してお任せください。
備品や機材が揃っている
ミーティングスペースAPには多くの備品が揃っているため、新しく購入する必要はありません。ミーティングスペースAPに取り揃えてある備品には、以下のものが挙げられます。
- ● マイク
- ● プロジェクター
- ● スクリーン
- ● パソコン
- ● ホワイトボード など
そのほか、貸し会議室には収容人数分、テーブルやイスを無料でご利用いただけます。有料の備品については、各施設の備品一覧をご参照ください。もし機材の利用方法が分からない場合も、常駐するコンサルタントがサポートいたしますのでご安心ください。
ミーティングスペースAPは、高速インターネットにも対応しているため、ネット配信を利用したオンライン・オフライン合同パーティーも開催可能です。ミーティングスペースAPの施設専有回線は、他のユーザーからの影響を受けにくく、安定した速さを実現しています。もしもの時のバックアップ回線も用意しておりますので、失敗できない交流会も安心・安全に開催できます。「何から始めていいか分からない」方も、お気軽にご相談くださいませ。カスタムオーダーにも対応しており、貴社のご要望に合わせてご提案いたします。
ミーティングスペースAPによる交流会の活用事例
ここでは、ミーティングスペースAPを利用した、交流会やパーティープランの活用事例を紹介します。
AP渋谷道玄坂の活用事例
AP渋谷道玄坂で開催された懇親会（パーティー）は、TV会議システムを利用し支店と中継しながら開催されました。鯛の塩釜焼きをご用意し懇親会のおめでたさを演出したり、料理やフリードリンクにもこだわったりしたことで、飲食店で開催するのとは一味違うものになりました。また、支店だけの懇親会とは違い、他の支店とも中継を繋ぐことで、いつもとは違った懇親会をお楽しみいただきました。また、ミーティングスペースAPの貸し会議室をご利用いただいたことで、他のお客さんの目を気にせずに空間を広く利用できる懇親会を実現しました。
利用しやすいパーティープラン
ミーティングスペースAPは、交流会をより楽しめるパーティープランをご用意しています。2時間の飲み放題や室料も含め、お一人様5,500円から利用可能です。室料も込みのお値段のため、コストパフォーマンスが良いと好評のお声をいただいております。メニューの内容もボリューム重視や質重視など、さまざまな種類からお選びいただけます。
また、フタ付きカップ・個食ビュッフェ・トング不使用によるビュッフェなど、要望に合わせて感染症対策も取り入れております。「交流会はしたいけど、感染症対策も徹底したい」両方のニーズを叶えられる柔軟な対応も、ミーティングスペースAPの特徴です。交流会を開催する貸し会議室をお探しの方は、ぜひミーティングスペースAPの貸し会議室をご活用ください。会場のレイアウト提案・お客様の要望に合わせた料理の提供など、さまざまなサービスをご用意しています。また、エリア・路線図・人数やレイアウトなどの条件で絞り込む検索機能があるため、ご希望にマッチした貸し会議室をお探しいただけます。
ミーティングスペースAPのご利用方法
さてここで、ミーティングスペースAPのご利用方法を詳しく紹介いたします。
- 1.「会議室を探す」から希望の貸し会議室を問い合わせる
- 2.仮予約の受付
- 3.正式申し込み
- 4.詳細の打ち合わせ
- 5.当日施設を利用する
それぞれ詳しく解説していきます。
「会議室を探す」から希望の貸し会議室を問い合わせる
ミーティングスペースAPは、公式サイトの「会議室を探す」からご要望に合った貸し会議室が選べます。路線図や会議室一覧から探すほか、具体的に条件が決まっている場合は、以下の方法から探せます。
- ● レイアウト
- ● 人数
- ● 面積
具体的な内容が決まっていなくても、問題ございません。お問い合わせから交流会などの利用目的や、参加予定人数などの開催イメージがあればご案内が可能です。もし詳細が決まっていなくても、お気軽にご相談くださいませ。ミーティングスペースAPのご利用やご予約について不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
仮予約の受付
空き状況を確認後に部屋を確保する場合は、仮予約に進みます。仮予約は1週間キャンセル料がかかりませんのでご安心ください。ただし、1週間以内に連絡がない場合は、キャンセルとなることもあるためご注意ください。また、利用予定日が1ヵ月以内など短い場合や繁忙期の場合は、仮予約期間が短い場合もあります。収容人数以内のテーブルやイスは利用料金に含まれていますが、収容人数以上のご利用を希望する場合や、何か必要な機材がある場合は別途お見積もりをご用意いたしますのでお気軽にお申しつけください。
正式申し込み
ミーティングスペースAP各施設の利用規約をご確認いただいた後、問題がなければ正式申し込みに進みます。利用申込書に必要事項を記入し、Eメール・FAX・郵送にてご提出いただき、正式なお申し込みになります。
詳細の打ち合わせ
詳細の打ち合わせでは、主に以下のポイントについて打ち合わせを実施します。
- ● 音響・映像機器
- ● 利用したい備品
- ● 会場のレイアウト
- ● 飲食やケータリング
交流会やオフ会を開催するにあたって、心配事や気になる点があればコンサルタントにお気軽にご相談ください。開催についての不安がなくなるよう、きめ細やかに対応いたします。
当日施設を利用する
交流会やオフ会当日は、打ち合わせ通りのレイアウトや設備の事前準備を整えてお待ちしております。当日は予約した時間の15分前から入室可能で、コンサルタントが会場までご案内し、空調設備・音響・映像機器の説明をいたします。必要な備品がある場合や、機材の使い方が分からないなどのトラブルがあった場合には、すぐに対応いたしますのでお気軽にご相談ください。
交流会やオフ会の開催にはミーティングスペースAPをご活用ください
ミーティングスペースAPの貸し会議室は、小規模のイベントからオンラインと組み合わせた大規模の交流会まで幅広く対応しています。交流会を円滑に進められる備品が揃っているため、資材の搬入や新しい機器の購入は必要ありません。また、豊富なイベント開催経験を持つコンサルタントによる専門的なサポートやアドバイスが受けられるため、初めて交流会やオフ会を開催される方にとっても安心してご利用いただけます。
交流会やオフ会を検討中の方は、ぜひミーティングスペースAPまでご相談ください。すべてのお客様のあらゆる要望にお応えするため、50年以上に渡り会議室運営で培った知識を活かして、TCフォーラムが大切な1日をお客様のそばでサポートいたします。
