展示会・イベント会場に貸し会議室を使う

貸し会議室で展示会・イベントを開催するメリット

先ほど紹介した「アクセス性に優れる」「来場者を招待しやすい」以外に、貸し会議室にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

規模に合わせて開催場所が選べる

貸し会議室以外にも、展示会はイベント会場や多目的ホールでも開催できます。しかし、大きなイベント会場や多目的ホールは面積が必要な分、駅から離れた（繁華街から離れた）広い土地に建てられているケースが多く、アクセス性に劣ることも珍しくありません。おまけにイベント会場や多目的ホールは会場の数が少なく、好みの広さを選びにくいこともあります。無駄に広い会場を選んでしまった結果、「賃料が余計にかかってしまう」という可能性もあるのです。
一方、貸し会議室は、数ある部屋の中から規模に合わせて広さを選べるため、無駄な賃料が発生しにくい特徴があります。以上の点から、貸し会議室はコストや汎用性の面でも高いポテンシャルを発揮しやすいのです。

商品や展示物のイメージにあった場所を選べる

展示会やイベントを成功させるには、来場者に強いインパクトを与えることが重要です。貸し会議室であれば、展示会のコンセプトや商品のイメージにあわせて会場を選べます。例えば、女性向けの商品の場合は、ナチュラルな内装に日当たりのいい会場を、クラシックなイメージの商品なら、シックな雰囲気の会場を選ぶと、コンセプトが伝わりやすくなります。イメージにあった会場で展示会を開催すれば、来場者によい効果を得られるでしょう。反対に、会場の雰囲気が商品や展示物のイメージに合っていないと効果が薄まってしまう場合もありえます。

豊富な備品・設備

貸し会議室のメリットとして、テーブルやイス、プロジェクター、音響など備品や設備が充実している点も挙げられます。必要な数だけ借りられ、展示内容に合わせてセッティングも可能です。このような設備は、貸し会議室によって費用に組み込まれている場合もあれば、別途費用がかかる場合もありますが、自前で用意をするよりは安く抑えられることが多く、用意する手間も省くことができます。これらの備品に加え、貸し会議室はネット環境も充実しているため、オンラインイベントの開催も可能です。

セッティングから後片付けまでまかせられる

例えば、オンライン展示会のように設営で配信機材が必要となる場合、ITの専門知識がないと会場設営が困難なケースもあります。ミーティングスペースAPは、会場の準備やセッティング、後片付けに至るまで常駐スタッフがすべて対応可能です。加えて、ミーティングスペースAPでは配信に必要な通信環境や備品のレンタルも行っているため、展示品をご準備いただくだけで「手ぶらで展示会やイベントを開催する」ことも可能です。

「準備や片付けが大変そう」「開催に何が必要なのかわからない」という方であれば、ミーティングスペースAPを利用してみてはいかがでしょうか。

展示会・イベントに使う貸し会議室を選ぶポイント

実際に展示会やイベントの開催を検討する場合、何を基準に会議室を選べば良いのでしょうか。以下では、より目的に合った会議室を選びやすくするため、「展示会やイベントを開催する会議室を選ぶ基準」を解説します。展示会やイベントを開催する目的は様々ですが、特に以下の5点に注意しましょう。

1. 会場の広さ・面積
2. アクセスのしやすさ
3. 搬入のしやすさ
4. 会場設備・備品
5. パーティープランの有無

会場の広さ・面積

展示会やイベントの開催を目的とする場合、貸し会議室は「十分な展示スペースを確保できる広さの部屋」を選びましょう。スペースが窮屈だと、会場内の移動が困難となってしまうケースもしばしばです。貸し会議室は、会議室（またはレイアウト）ごとに「収容人数」が設定されているため、会場の広さを想定する目安として活用してください。

アクセスのしやすさ

「来場者が足を運びやすい場所の会場」を選定しましょう。貸し会議室は、駅から徒歩圏内の「アクセスのしやすい場所」に位置するケースが多いため、会場までの移動に困るケースは少ないかもしれません。ですが、遠方からの来場者を想定している場合は、空港から会場までの移動時間などを考慮する必要もあります。

搬入のしやすさ

展示会を開く場合、会場へ展示品を搬入する必要があります。そのため、貸し会議室は「展示品や使用する機材などを問題なく搬入できるかどうか」も考慮してください。例えば、雑貨や書籍のように小さな展示品であれば、それほど苦労をせずに会場へ搬入が可能です。しかしアンティーク家具や調度品のように大型の展示品が多い場合は、搬入口の広い会場でなければ、展示品を会場に持ち込めないといったケースもあります。貸し会議室の場合は、大きな搬入口を備えているケースが多いものの、事前に搬入口の有無や大きさを確認しておくことをおすすめします。

会場設備・備品の豊富さ

会議室の広さやアクセスのしやすさに加え、会場を選ぶ際は「どんな設備や備品があるのか」も見逃せないポイントです。例えば、展示会の催し物で、主催者が挨拶や対談などを行う際は、マイクやスピーカーといった「音響設備」が必要となることもあるでしょう。また、オンライン展示会を行う場合は、高速で確実なネットワーク回線やカメラといった「配信設備」が欠かせません。貸し会議室によって、利用できる設備や備品、使用料などは異なるため、オフィシャルサイトやパンフレットを通じて事前に確認しておくことを推奨します。

パーティープランの有無

パーティープランの有無も調べておくのも良いでしょう。貸し会議室は、「室内で料理やドリンクを楽しめるパーティープラン」 を用意しているケースも少なくありません。会議室の予約と併せてパーティープランを利用すれば、展示会・イベントの後に関係者同士でちょっとした打ち上げやパーティーを楽しむことができます。

以上の点に配慮をすれば、展示会・イベントの開催に最適な貸し会議室をレンタルしやすくなるでしょう。ただし、人気の高い貸し会議室は、早期に予約を受け付けていることも多く「予約しようと思ったらすでに埋まっていた」というケースもしばしばです。そのため、展示会やイベントの開催が決定したら、早い段階で貸し会議室を押さえておくことを推奨します。ミーティングスペースAPは「1年後の日程も予約が可能」です。今すぐ会議室をレンタルしたい方や、来年の準備のために会場を押さえておきたい方であれば、ミーティングスペースAPのご利用を検討ください。

オンライン展示会・イベントにはAP OnLine

ミーティングスペースAPは、高速で確実な配信のためのAP OnLineというサービスを提供しています。AP OnLineの特徴は、以下の4つが挙げられます。

• 高速インターネット
• シンプルなプラン
• コンサルタント常駐の安心感
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AP OnLineは、当施設だけの施設専有回線が利用できます。通信局からミーティングスペースAPまでダイレクトに接続しているため、他のユーザーからの影響を受けにくくなっています。また、異なる回線を利用したバックアップ回線も利用できるため、失敗できないオンラインイベントにも安心です。
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