カンファレンスに貸し会議室を使う
更新日：2025年3月27日
カンファレンスを開催する際、開催までの段取りや会場選びは大きな悩みの種になるでしょう。
自社に充分な規模や設備がない場合は、貸し会議室の利用がおすすめです。本記事ではカンファレンスの開催方法やおすすめの会場について解説していきます。
カンファレンス開催方法の種類
カンファレンスの開催方法は、以下の3つの種類があります。
- 対面方式（オフライン)
- オンライン方式
- ハイブリッド方式
ここでは、対面方式・オンライン方式のメリット・デメリット、ハイブリッド方式がおすすめの理由について詳しく解説します。
対面方式のメリット
対面方式でカンファレンスを行う一番のメリットはライブ感です。登壇者の想いや熱意、そしてオンラインでは分かりにくい登壇者の言葉の間や表情などからも感じ取れるものがあるでしょう。それに、参加者の温度というものを肌で感じることができます。緊張感が集中力を引き出し、カンファレンス参加者の充実感や満足度も高まるはずです。
さらに、プレゼンテーションの前後に人脈を築いたり、イベント前後のパーティーで意見交換をしたり、競合他社や製品と直接比較したりできるため、これらが商談の成り行きを左右する可能性もあります。
対面方式のデメリット
どうしても会場のキャパシティには限界があるため、希望した参加者すべてを受け入れることができない場合もあります。逆に、参加予定者が当日やむを得ずキャンセルとなった場合、せっかく用意した席が空いてしまう可能性にも考慮が必要です。また、大勢の人が一同に会するカンファレンスは、感染症が広がりやすいという懸念がどうしてもつきまといます。
会場が遠方の場合、行き帰りの時間や労力、往復の交通費や宿泊費なども負担です。開催時間自体は参加できるが、前後の移動を考慮するとスケジュールの関係上参加できないということもあるでしょう。
オンライン方式のメリット
まずは、集客しやすいことがメリットとして挙げられます。時間とネット環境さえあれば、どこにいても参加可能なため、対面で開催するよりも参加のハードルが低く、オンラインでの開催の方が、参加者が増える傾向です。
開催者としては、配信する最低限の設備を用意するだけでよく、経費を削減することができます。さらに、資料はデータで閲覧することが可能なため、印刷の手間を省くことができ、紙資源の節約にもなります。準備自体にかける時間だけでなく、コストも含めて大幅に削減することができるのです。
また、参加者としては、会場の場所を気にすることなく、交通費・宿泊費をかけずに参加可能です。ひいては、登壇者である専門家も参加しやすくなり、カンファレンスの質向上を図ることができるでしょう。
オンライン方式のデメリット
いいことずくめに思えるオンライン開催にも弱点があります。参加者同士のコミュニケーションが取りづらかったり、その場の空気感が伝わりにくかったりする懸念です。
また、オンラインの画面ではひとりが話していると他の人が届きにくくなるため、テンポのよい会話やコミュニケーションが生まれにかったり、画面を通すと表情を読み取ることも難しかったりします。そのため場を盛り上げることが難しく、どうしても一体感が生まれにくくなります。
そして、通信環境を整えることも手間がかかります。担当者が慣れている場合はそれほど問題にならないかもしれませんが、そうでない場合、初めは大変な労力を要します。また、何か不具合が生じた場合、対処できなければ最悪途中で中止せざるを得なくなる可能性もあります。なお、参加者側の通信環境が影響し、配信が視聴しづらくなる可能性もあるでしょう。
ハイブリッド方式がおすすめな理由
対面開催とオンライン開催のそれぞれの良い点を融合したものが、このハイブリッド方式です。
対面・オンライン双方の準備が必要になりますが、対面とオンラインそれぞれの欠点を補うことが可能となるため、おすすめです。
開催場所まで遠く、対面での参加が困難な場合にも参加してもらうことができ、逆に、対面で参加できる場合には、オンラインではどうしても伝わりづらい、イベントのライブ感・空気感・熱意といったものを感じてもらうことができます。
また、参加者は対面かオンラインか好きな方を選ぶことができるため、集客の取りこぼしを最小限に抑えることができます。
登壇者の目線でいえば、オンラインと違って目の前にいる参加者の顔を見て話を進めることができるため、会場の反応を見ながら臨機応変にプレゼンテーションを行うことが可能です。会場とオンラインでは見え方や意思表示の仕方などが異なるため、参加者の目線に立った工夫は必要ですが、事前準備をしっかりすれば、双方を満足させることが可能です。
カンファレンスにおけるインターネット環境の重要性
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カンファレンス開催までの段取り
カンファレンス開催に至るまでは長い道のりがあります。本番までの段取りとしては、大まかに制作段階と運営段階に分けることができます。今後、カンファレンスを開催する方のために、豆知識としてご紹介します。
カンファレンスの制作
まずは、カンファレンスの枠組み作りです。この段階はいわば土台作りになるため、開催意図の明確化や緻密なマーケティング戦略などが必要となります。主なポイントは以下のとおりです。
- 開催テーマとターゲットの決定
- 開催テーマに合わせた会場
- ターゲットに寄り添った開催方法
- 集客を見込めるゲスト
- 参加者に響く告知方法
特に、「開催テーマ」と「ターゲット」はカンファレンスの根幹となります。そこをしっかりと固めることができれば、会場の選定や開催方法、ゲストや告知方法もスムーズに決めていくことができるでしょう。
運営における準備
枠組みが決まれば、続いてその中身、実際の業務内容を精査していきます。開催当日に慌てることがないよう、どんなに細かいことでも綿密に準備していきましょう。ポイントとなる点は以下のとおりです。
- 各セクションの担当者・責任者の割り振り
- 運営スタッフの手配
- タイムスケジュール（当日まで）・タイムテーブルの作成（当日）
- 備品や必要な機器の手配（配信機材・マイク・プロジェクター・スクリーン・ホワイトボードなど）
- マニュアルの作成
どんなに綿密に準備をしても、アクシデントはつきものです。あらゆるトラブルを想定して、スタッフ全員で対応方法を共有することが必要です。また当日以降、カンファレンス後のアフターフォローも大切な仕事です。加えて、クレームへの対応も必要になるため、徹底した対応策を準備しておきましょう。
開催までのスケジュール
次に、カンファレンス開催までのスケジュールを追ってみましょう。
- 1年～6ヶ月前：テーマやターゲット、目標値の設定（制作スタート）
- 6～4ヶ月前：会場の予約やゲストのブッキング
- 4～2ヶ月前：制作や運営の体制づくりと進行（運営スタート
- 2ヶ月前～前日：引き続き進行と調整、リハーサル
- 当日：カンファレンスの開催（受付などの運営）
- 終了後：アンケート集計やアフターフォロー
開催するカンファレンスの規模にもよりますが、大まかにいって、このような流れになります。ポイントは、スケジュールの前倒しを意識して取り組むことです。すべて計画どおりに進むことはまれで、大抵アクシデントやトラブルがつきものです。やるべきことは多いため、それらを見越して、前倒しで準備できることはどんどん先に進めていきましょう。
最後に、どの準備段階においても、スタッフ同士が相談できる雰囲気作りが大切です。意外と見落とされがちですが、カンファレンスの開催はチームワークで決まります。スタッフがなんでも相談でき、補完し合える関係性を構築していくことが成功の鍵となります。
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ここまで解説してきたように、カンファレンスの準備には、多くのタスクと多大な労力や時間を要します。
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