会社説明会・オンライン説明会に貸し会議室を使う
更新日：2025年3月27日
企業説明会は、新卒者や転職者に対して、自社のアピールができる貴重な機会です。しかし、会社説明会を開催するには、会場の選定や設営、必要な設備の準備など、事前に取り組むべきことが多くあります。特に自社開催が難しい場合、「どこで開催すれば良いのか」は多くの企業担当者にとって悩みどころではないでしょうか。最近では、セキュリティやアクセス性、オンライン対応などの観点から、貸し会議室を活用するケースが増えています。今回は、会社説明会における貸し会議室の活用メリットや具体的な活用方法をご紹介します。
貸し会議室で会社説明会はできるの？
貸し会議室は「会議またはミーティングをする場所」と思われがちですが、会社説明会の会場に使われることも珍しくありません。
もちろん、自社で会社説明会を開催することも可能ですが、昨今は通信機器と技術の発達に伴い、セキュリティ上の理由から外部の人間の立ち入りが難しいケースもあります。セキュリティリスクの懸念から「説明会は社内で開催しない」という企業も少なくないのです。また、感染症対策として会社説明会をオンラインで開催する企業も多くなってきました。
情報漏洩と感染拡大のどちらも、企業担当者にとって何よりも避けたいリスクであることは言うまでもありません。しかし、貸し会議室であれば先に挙げたセキュリティリスクと感染リスクを両方避けた上で、安全に会社説明会を開催できるのです。
会社説明会を行う際のポイント
会社説明会は、会社の概要や業務内容、募集職種を説明するものであり、就職希望者に対して「自社の魅力を伝えること」が目的です。アピールを上手に行うほど、企業への応募が増えて、人材の確保がしやすくなります。しかし、自社の情報をいろいろ伝えようとしても、学生や求職者の印象には残らない可能性があります。別の会社の情報が入ってくるに連れて自社の情報が忘れられてしまうと、応募先を絞る段階で選択肢に入ることが難しくなります。多くの就職希望者に選んでもらうためにも、会社説明会は「印象に残る工夫」をしなければなりません。
具体的な方法としては、参加者からの質問を促すように工夫し、質問に回答をして社内の生の情報を提供しましょう。企業情報はホームページやSNSなど、すでに発表された情報ではなく、新しい情報ほど参加者に新鮮味を感じやすくなります。また、自社と他社を差別化できるポイントを絞って伝えることも大切です。印象に残りやすく自社を選んでもらう理由にも繋がります。
このほか、会場の「空間作り」も大切な要素となるでしょう。入口を開放的にして入場のしやすさを演出したり、手に取りやすい場所に会社の資料やパンフレットを設置したり、参加者が不安に感じないよう心地良い空間にしましょう。就職希望者が感じる説明会会場の雰囲気は、会社の雰囲気と直結するため、良い印象を持って選考に進んでもらえるように配慮が必要です。
この空間づくりにおいても、貸し会議室の利用はとても有効です。自社に充分な設備がない場合は、立地が良く設備も充実した貸し会議室を利用する事で、参加者に対して良い印象を与えることができます。ミーティングスペースAPであれば全ての施設が主要な駅から近く、大小さまざまな会議室が揃っています。各種備品や高速インターネット回線もご用意しているため、会社説明会を開催したい方にはうってつけです。
貸し会議室で会社説明会を行うメリット
改めて、貸し会議室で会社説明会を開催する場合のメリットについてまとめました。会社側と参加者側の双方にメリットがあります。
会社説明会に足を運びやすい
貸し会議室は、足を運びやすいターミナル駅近くやオフィス街などに建てられているケースが多く、「交通の便が良い立地にあること」が挙げられます。会社説明会を開催する場合、参加者の移動の手間も配慮しなくてはなりません。とくに遠隔地に居を構える企業の場合は、会社説明会に足を運んでもらいやすくなる分、貸し会議室の利用が最適です。
会社説明会の規模によって会場を探せる
貸し会議室は、会社説明会への参加人数に合わせて部屋の規模を選べます。貸し会議室の中には100名以上を収容できる部屋もあり、規模の大きな会社説明会の開催も可能です。自社の会議スペースを使う場合、人数によっては様々な制限が生じてしまい、参加者に不便を強いてしまうことが少なくありません。結果的に、参加者にも悪い印象を与えてしまう恐れがあります。しかし、貸し会議室なら参加人数の規模に合わせることができます。高級感のあふれる内装の貸し会議室であれば、会社説明会の参加者からも好印象を持たれやすいでしょう。
会社説明会で使用する設備が充実している
会社説明会では、ホワイトボードやプロジェクター、音響といった設備が必要となります。頻繁に説明会を開催する大企業であれば別ですが、会社説明会のためだけに設備を揃えるのには、費用と設備管理の手間が発生します。貸し会議室の多くは、企業説明会の用途にも合わせて、これらの設備が整っているケースがほとんどです。メンテナンスの行き届いている分、会社説明会中のアクシデントも起こりにくいでしょう。このほか、長時間の利用する際、ケータリングやお弁当の手配ができる貸し会議室もあります。
オンライン説明会を開催できる
「オンライン説明会」とは、スマートフォンやパソコンを通して視聴するWeb上の会社説明会です。オフラインでは参加が難しい遠方や留学中の方からの参加も見込めます。貸し会議室は、設備としてインターネット環境を整えているケースが多く、オンラインでも会社説明会を開催できます。貸し会議室でオンライン説明会を行うメリットは、貸し会議室専用回線による通信の安定性とスピードにより、高画質・高音質を保ったまま会社説明会を開催できる点です。設営や問題点などがあれば施設スタッフのサポートを受けられるので、安心して会社説明会を開催できるでしょう。
ミーティングスペースAPには「AP OnLine」というオンライン専用プランをご用意しています。施設だけの専有回線を使用しており、万が一のためのバックアップ回線もありますので、“安心”と“速さ”をご提供可能です。自社のネットワーク環境に不安を感じている方や、ネットワークに関するトラブルにも万全に備えておきたい方は、ぜひご利用ください。
会社説明会ならミーティングスペースAPがおすすめ
初めて会社説明会を開く場合「どうやって準備をすればいいのか分からない」という企業担当者の方もいらっしゃることでしょう。とりわけベンチャー企業のように、人事や総務に関わるノウハウが少ない企業の場合は、会社説明会の設営だけで苦労してしまうケースも多いのではないでしょうか。
そんな時は、ミーティングスペースAPにお任せ下さい。弊社ミーティングスペースAPの専任スタッフが、事前の打ち合わせから当日まで、イベントの開催をサポートします。座席や設備の設営を任せることができ、さらに片付けも必要がないので、準備や撤収の時間を大幅に削減可能です。豊富な種類の会場やレイアウトを企業の希望や人数に合わせてご提案します。オフライン・オンライン問わず、会社説明会を貸し会議室で開催したい企業担当者の方は、ぜひご相談ください。
