表彰式・オンライン表彰式のご利用事例
会社で行う表彰式は、宴会場やイベントホールで行われるのが一般的でした。しかし、近年ではリモートワーク化が進み、リアルイベントとして開催されるだけでなく、オンラインで実施される機会も増加。また、リアルとオンラインをかけ合わせたハイブリッド型の表彰式も行われています。
これまでミーティングスペースAPで開催してきた表彰式・オンライン表彰式をご紹介していきます。
- 【目次】
- 表彰式の開催形式を3つご紹介
- 表彰式はいいとこどりのハイブリッド開催がおすすめ
- ハイブリッド型イベントに強い貸し会議室「AP Online」
- オンライン/ハイブリッド型表彰式開催の頼もしいパートナーでありたい
表彰式の開催 形式を3つご紹介
リアル型・オンライン型・ハイブリッド型といった表彰式の開催方法それぞれの特徴や注意点をまとめました。あわせて、表彰式開催の前に知っておきたい会場のレイアウト方法もご紹介します。
リアル型表彰式
リアル型表彰式は、宴会場やイベントホールなどの会場に集まり、式を行う方法です。大型のイベントホールや豪華なホテルの宴会場、レストランを貸し切って表彰式を開催する場合もあります。参加者が一堂に会し、対面で行われる最も一般的な開催方法です。
リアル型表彰式の魅力は、「非日常感を味わえる」という点です。会場の雰囲気や音響効果をリアルタイムで体感でき、いつもとは異なる雰囲気を楽しみながら参加できます。また、「登壇者のための花道を作る」、「ステージ裏から特別ゲストが登場する」など、広いスペースを活かした様々な演出を盛り込めるのも魅力です。
一方で、参加者全員を収容できる規模の会場を押さえなくてはならない・演出に必要な機材を現地まで運ぶ必要があるなどといった手間がかかるのがデメリットです。本社とは別に拠点がある企業の場合、会場をどのエリアにすれば社員が来場しやすいかも考えなくてはいけません。希望するエリア内で会場を探したり、室料や設備費などを含めた予算計画を立てたりと、細やかな事前準備が必要です。
オンライン表彰式
オンライン表彰式は、Web会議ツールや通話ツールを使って表彰式を行うパターンです。近年は新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、オンライン表彰式を実施するケースもみられるようになってきました。「感染拡大防止に役立つ」という点は大きな魅力ですが、オンライン表彰式のメリットはそれだけではありません。まず、式のために会場を押さえる必要がありません。式の進行を配信で行う場合でも、司会進行をする人員が収容できればよいので、社内の会議室で十分なケースがほとんどでしょう。また、移動を伴わないため、遠方や海外にいる社員も、参加しやすいのも魅力です。さらに、流す映像や資料は、参加者がそれぞれのパソコンや端末から視聴できるので、リアル会場のように座る位置によって見えにくい、といったこともないでしょう。
一方で、滞りなくイベントを進行させるためには配信トラブルに対応できる知識や技術が不可欠です。全従業員が一斉に同じ場所にアクセスする訳ですから、人数によっては高負荷になることが予想されます。事前に起こり得るトラブルを想定した配信ソフトやプラットフォーム選びが重要です。また、配信用の映像を撮影する技術がないと、オンラインで見ている人たちに伝わらなかったり、見にくい映像になったりする可能性もあります。例えば、カメラが表彰される人物を映していなかったり、特定の人物をアップで映していて周りの様子がわからなかったりなどです。そうしたトラブル対応や撮影をアウトソーシングする際は、別途費用がかかるでしょう。
くわえて、表彰式の様子をただ配信するだけでは臨場感を出しにくいというデメリットもあります。せっかく表彰されても実感が得にくいのは、もったいないことです。受賞者へのコメントを送ってもらう時間を設けたり、クイズコーナーやアンケートを盛り込んだりするなど、ゲスト参加型のコンテンツを多めに盛り込むのがおすすめです。
ハイブリッド型表彰式
ハイブリッド型表彰式は、リアル会場とオンライン会場の両方を用意して開催するパターンの式です。リアル会場でゲストを招いて従来型の表彰式を行い、その様子をリアル会場へ足を運ぶことが難しい受賞者やゲストが視聴しながら参加します。こうしたハイブリッド型イベントは、表彰式のみならず社内イベントやセミナー、演劇やアーティストのライブなど様々な場面で活用されています。
「司会者や受賞者のみがリアル会場へ足を運ぶ」、「全従業員はリアル会場で参加・社外ゲストはオンラインで参加」など、柔軟にゲストの参加形態を調整できるのが特徴です。いわゆる「無観客ライブ」のように、司会者やプレゼンテーターのみがリアル会場へ出向いて、受賞者を含めたほかのゲストは完全オンラインで参加するというケースもあります。
ハイブリッド型表彰式の魅力は、リアル型・オンライン型両方の強みを同時に活かせるという点にあります。リアル会場へ足を運べるゲストは会場ならではの熱気や臨場感、非日常感を味わえるでしょう。オンラインのゲストは会場まで足を運ばずともイベントの熱気や臨場感をリアルタイムで感じられ、移動コストも抑えられるというメリットもあります。ハイブリッド型イベントは、オンラインを活用するためキャパシティが大きくなり、より多くのゲストを招けるのも魅力です。
受賞者にとっても、リアル会場で受賞を喜んでくれたり、直に顔を合わせてコメントを貰えたりすることでモチベーションにつながります。さらに、オンライン参加者が気軽にコメントを送れる状態にしておけば、受賞時にどんな反応を貰えていたかがわかるので、より実感を持ってもらえるでしょう。オンライン参加者の顔が見える状態で、リアル会場の様子とあわせて録画しておけば、リアル会場にいた人もオンライン会場の様子について式を振り返りながら視聴できます。
ハイブリッド開催で注意しておきたい点は、オンライン開催と同様に通信トラブルとリアル会場での撮影です。くわえて、リアル会場とオンライン会場の両方で参加者管理を行う必要があるので、規模に合わせたハイブリッドイベント用のプラットフォームを活用するのがよいでしょう。煩雑になる手間を減らして、イベントの進行に注力しやすくなります。
私たちは、これまでリアル・オンライン・ハイブリッドにて多くのイベントを開催していきました。目的に合わせて弊社のコーディネーターがご相談を受け貯まり最適なプランをご提案させていただきます。
表彰式のレイアウトについて
表彰式ではステージを使うため、客席とステージの「上手（かみて）」、「下手（しもて）」を意識した配置を行うことが大切です。一般的に、客席から見て舞台の右側が「上手」、左手が「下手」となります。
司会者は下手、受賞者は上手に立つのが基本です。ステージの上手・下手の位置を理解しておくことで、「下手に○○の設備を配置」、「上手に○○をスタンバイさせる」など、当日の動きをイメージしやすくなります。また、ステージの大きさや照明・スクリーンの位置、座席の様子などをチェックしておくと、表彰式の演出をどうすればよいかが掴みやすくなるでしょう。
表彰式はいいとこどりのハイブリッド開催がおすすめ
リアル開催、オンライン開催にはそれぞれメリットがありますが、デメリットもあります。そんな中、双方のメリットを兼ね備えているのがハイブリッド型の表彰式です。会場のキャパシティを考える必要がなく、遠方のゲストにも参加してもらえます。また、リアル開催と同等の臨場感が得られるのは、ハイブリッド開催の大きな魅力です。
また、これまでリアル開催のみだったという場合、ハイブリッド開催にしてオンライン化を取り入れることで、新たな知見が社内に蓄積できます。
会場を押さえるまでの流れ
ハイブリッド型表彰式の会場は、以下のような流れで押さえられます。
- 1.ゲストの参加形態を決める（リアル会場がメイン/オンライン会場がメイン/両方を5:5にする、など）
- 2.会場候補を探す
会場よりゲストの参加形態を決めるのが先
ハイブリッド型表彰式を開催する際は、ゲストの参加形態を考えるところから始めましょう。「ゲストの大半をリアル会場に集め、そのほかのゲストはオンラインで参加する」、「オンライン参加をメインとして、リアル会場に参加するのは一部の重要なメンバーのみ」など、ハイブリッド型表彰式の参加形態は様々です。
参加形態を決めると自ずと参加人数も決まるため、リアル会場のキャパシティも見えてくるでしょう。
会場候補を探す
「アクセスしやすい立地条件か」、「キャパシティはあるか」などの要素に着目して、候補となる会場をピックアップしていきましょう。オンラインツールでつなぐことを考慮すると、安定した通信環境や高性能なカメラ、スイッチャーなどの機材が充実している会場を選ぶことが重要です。
特に通信環境が悪いと、「映像のカクつきが多く見づらい」、「コメントがなかなか聞き取れない」、「重要なシーンで画面がフリーズしてしまう」といったトラブルが起きかねません。
オンライン会議を想定している貸し会議室であれば高速かつ安定した通信環境が整っています。そのほか、ウェビナー対応であればWebカメラやスクリーン、スイッチャーなどの機材も揃っているはずです。
ミーティングスペースAPのハイブリッド型表彰式事例
「ミーティングスペースAP」には、オンライン会議ツール「Zoom」を用いたハイブリッド型表彰式の開催事例がございます。ご依頼いただいたお客様は、無観客ライブのような形式のハイブリッド型表彰式を検討されていました。
いただいたのは「受賞者に対しサプライズ感と達成感を与え、なおかつほかのゲストも見て楽しめる表彰式にしたい」というご要望。受賞者には受賞の件を知らせておらず、当日にサプライズとして伝えたいとお考えでした。
反面、「いつものオンライン会議とあまり変わらない、味気ないものにならないか」というご心配もされていました。
そこでミーティングスペースAPは、CG動画を駆使した映像コンテンツを作成。ニューススタジオ風の背景を合成し、いつものオンライン会議と差をつけた画面に仕上げました。さらに、その背景にはオンラインモニターを想定した画面を埋め込み、「ドラムロールの後に受賞者の顔がリアルタイムで映し出される」という演出を実行。「受賞者がタイミング悪く離席してしまった」という万が一のケースに備えて、代わりの顔写真を出す準備もしていました。
「背景・受賞者の画面・表彰者（司会者）と現地会場のカメラ映像・テロップ」といった配信素材を駆使し、映像コンテンツとしても楽しめる表彰式になりました。お客様からも「想定外のサプライズをいただき、驚くと同時に、後からじわじわと感動が湧いてきた」というお言葉をいただいております。
ハイブリッド型表彰式・オンライン表彰式の開催をご検討中のお客様は、実績と技術を備えたミーティングスペースAPまでぜひご相談ください。
ハイブリッド型イベントに強い貸し会議室 AP Online
一言で貸し会議室といっても、サービス内容や設備の充実度は会場によって異なるもの。個人または少人数でのオンラインイベントに適したところもあれば、数百人を対象にしたイベント配信にも対応しているところもあります。貸し会議室の選定にお悩みの方は、ぜひミーティングスペースAPの「AP Online」をご検討ください。
AP Onlineの特徴1：安定した高速回線を完備
ミーティングスペースAPが提供する「AP Online」は、オンライン表彰式をはじめWeb会議や生配信ウェビナー、オンライン株主総会などでご活用いただけるサービスです。AP Onlineでは、施設専有の高速回線を備えているのが特徴。通信局と直接接続しているため、ほかのユーザーからの影響を受けにくく安定した速度を実現します。その速度はなんと、下り800～950Mbps（有線接続時のアベレージ）。DVD1枚分（4.7GB）のデータが45秒でDLできます。くわえて、有料オプションとしてバックアップ専用回線（NURO）もご用意。2回線あることで、片方にトラブルが起きても対処が可能です。表彰式のような記念イベントはもちろん、有料ウェビナーやオンライン株主総会などの失敗が許されない場面でも活躍します。
AP Onlineの特徴2：4つの異なるプランをご用意
同サービスでご提供しているのは、4つのプラン。シンプルなWeb会議におすすめの「コンパクトWEB PLAN」のほか、6種類の機材による撮影・配信が可能な「スタンダードWEB PLAN」、配信オペレーターによる撮影・配信サポートがある「フルセット配信WEB PLAN」、テレビの生放送番組のようなハイクオリティな仕上がりになる「スタジオ撮影WEB PLAN」からお選びいただけます。表彰式の開催規模やお考えの演出に合わせていただけるので、無駄なコストがかかってしまうようなことはありません。
AP Onlineの特徴3：細かなカスタムオーダーにも柔軟に対応
その時々の条件やご要望に合わせたカスタムオーダーにも対応。「スタンダードWEB PLANを使いたいが配信オペレーターのサポートもほしい」、「配信オペレーターとカメラマンをもう少し多めに手配したい」など、細かなご要望がありましたらスタッフまでお気軽にご相談ください。丁寧なヒアリングのあと、最適な配信プランをご提案させていただきます。ハイブリッドイベントは初めて、という企業様でも専門スタッフが全力でバックアップいたします。
AP Onlineの特徴4：ショールームでお試し可能
AP Online新橋ではショールームも完備。わからないこと、気になることがあれば、配信オペレーターにすぐにご相談いただけるのも、ショールームならではの強みです。配信本番前に、機材の使用感や撮影の仕上がり、回線の安定感を存分にお試しください。表彰式を成功に導くため、ミーティングスペースAPもお手伝いいたします。
AP Onlineのサービス内容やプランの詳細は、こちらからご覧いただけます。
オンライン/ハイブリッド型表彰式開催の頼もしいパートナーでありたい
ミーティングスペースAPは、少人数から数百人単位で使用できる多様な貸し会議室をご用意しています。安定した高速回線・配信機材・専任スタッフを揃えて、オンライン・ハイブリッド表彰式やウェビナー、Web会議など様々なジャンルのオンラインイベントをサポートいたします。
私どもミーティングスペースAPへご相談・ご質問がございましたら、下記のフォームもぜひご利用ください。ミーティングスペースAPならではのサービスで、満足度の高い表彰式をお約束いたします。
