表彰式・オンライン表彰式に貸し会議室を使う

表彰式の開催形式を3つご紹介

表彰式の開催形式には、リアル型・オンライン型・ハイブリッド型があります。それぞれの特徴や注意点をまとめました。

リアル型表彰式

リアル型表彰式は、宴会場やイベントホールなどの会場に集まり、式を行う方法です。大型のイベントホールや豪華なホテルの宴会場、レストランを貸し切って表彰式を開催する場合もあります。参加者が一堂に会し、対面で行われる最も一般的な開催方法です。

リアル型表彰式の魅力は、「非日常感を味わえる」という点です。会場の雰囲気や音響効果をリアルタイムで体感でき、いつもとは異なる雰囲気を楽しみながら参加できます。また、「登壇者のための花道を作る」「ステージ裏から特別ゲストが登場する」など、広いスペースを活かした様々な演出を盛り込めるのも魅力です。

一方で、「参加者全員を収容できる規模の会場を押さえなくてはならない」「演出に必要な機材を現地まで運ぶ必要がある」などといった手間がかかるのがデメリットです。本社とは別に拠点がある企業の場合、社員が来場しやすい会場のエリアも考えなくてはいけません。希望するエリア内で会場を探したり、室料や設備費などを含めた予算計画を立てたりと、細やかな事前準備が必要です。

オンライン表彰式

オンライン表彰式は、Web会議ツールや通話ツールを使って表彰式を行うパターンです。新型コロナウイルスの感染拡大以降、オンライン表彰式を実施するケースも普及してきました。「感染拡大防止に役立つ」という点は大きな魅力ですが、オンライン表彰式のメリットはそれだけではありません。まず、式のために会場を押さえる必要がありません。式の進行を配信で行う場合でも、司会進行をする人員が収容できればよいので、社内の会議室で十分なケースがほとんどでしょう。また、移動を伴わないため、遠方や海外にいる社員が参加しやすい点も魅力です。さらに、流す映像や資料は、参加者がそれぞれのパソコンや端末から視聴できるので、リアル会場のように「座る位置によっては見えにくい」といったこともないでしょう。

一方で、滞りなくイベントを進行させるためには配信トラブルに対応できる知識や技術が不可欠です。全従業員が一斉に同じ場所にアクセスする訳ですから、人数によっては高負荷になることが予想されます。事前に起こり得るトラブルを想定した配信ソフトやプラットフォーム選びが重要です。また、配信用の映像を撮影する技術がないと、オンラインで見ている人たちに伝わらなかったり、見にくい映像になったりする可能性もあります。例えば、「カメラが表彰される人物を映していない」「特定の人物をアップで映していて周りの様子がわからない」などです。そうしたトラブル対応や撮影を専門業者にアウトソーシングする際は、別途費用がかかります。

更に、表彰式の様子をただ配信するだけでは臨場感を出しにくいというデメリットもあります。せっかく表彰されても、その実感が得にくいのはもったいないことです。受賞者へのコメントを送ってもらう時間を設けたり、クイズコーナーやアンケートを盛り込んだりするなど、ゲスト参加型のコンテンツを多めに盛り込むのがおすすめです。

ハイブリッド型表彰式

ハイブリッド型表彰式は、リアル会場とオンライン会場の両方を用意して開催するパターンの式です。リアル会場でゲストを招いて従来型の表彰式を行い、リアル会場へ足を運ぶことが難しい受賞者やゲストはオンラインで視聴しながら参加します。こうしたハイブリッド型イベントは、表彰式のみならず社内イベントやセミナー、演劇やアーティストのライブなど様々な場面で活用されています。

「司会者や受賞者のみがリアル会場へ足を運ぶ」「全従業員はリアル会場で参加・社外ゲストはオンラインで参加」など、柔軟にゲストの参加形態を調整できるのが特徴です。いわゆる「無観客ライブ」のように、司会者やプレゼンテーターのみがリアル会場へ出向いて、受賞者を含めたほかのゲストは完全オンラインで参加するというケースもあります。

ハイブリッド型表彰式の魅力は、リアル型・オンライン型両方の強みを同時に活かせるという点にあります。リアル会場へ足を運べるゲストは会場ならではの熱気や臨場感、非日常感を味わえるでしょう。オンラインのゲストは会場まで足を運ばずともイベントの熱気や臨場感をリアルタイムで感じられ、移動コストも抑えられるというメリットもあります。ハイブリッド型イベントは、オンラインを活用するためキャパシティが大きくなり、より多くのゲストを招けるのも魅力です。

受賞者にとっても、リアル会場で受賞を喜んでくれたり、直に顔を合わせてコメントを貰えたりすることでモチベーションにつながります。さらに、オンライン参加者が気軽にコメントを送れる状態にしておけば、受賞時にどんな反応を貰えていたかがわかるので、より実感を持ってもらえるでしょう。オンライン参加者の顔が見える状態で、リアル会場の様子とあわせて録画しておけば、リアル会場にいた人もオンライン会場の様子について式を振り返りながら視聴できます。

ハイブリッド開催で注意しておきたい点は、オンライン開催と同様に「通信トラブル」「リアル会場での撮影」です。くわえて、リアル会場とオンライン会場の両方で参加者管理を行う必要があるので、規模に合わせたハイブリッドイベント用のプラットフォームを活用するのがよいでしょう。煩雑になる手間を減らして、イベントの進行に注力しやすくなります。

表彰式の開催形式まとめ

私たちミーティングスペースAPは、これまでリアル・オンライン・ハイブリッドにて多くのイベントを開催していきました。目的に合わせて弊社のコーディネーターがご相談を受け貯まり最適なプランをご提案させていただきます。

表彰式のレイアウトについて

表彰式ではステージを使うため、客席とステージの「上手（かみて）」、「下手（しもて）」を意識した配置を行うことが大切です。一般的に、客席から見て舞台の右側が「上手」、左手が「下手」となります。
司会者は下手、受賞者は上手に立つのが基本です。ステージの上手・下手の位置を理解しておくことで、「下手に○○の設備を配置」「上手に○○をスタンバイさせる」など、当日の動きをイメージしやすくなります。また、ステージの大きさや照明・スクリーンの位置、座席の様子などをチェックしておくと、表彰式の演出をどうすればよいかが掴みやすくなるでしょう。

スクール形式

スクール形式のレイアウトは、教室のように参加者が前方を向いて座る配置です。テーブルと椅子が縦横に並べられ、列ごとに前を向いているため、参加者が登壇者やプレゼンターの話に集中しやすくなります。テーブルがあるため、ノートを取ったり、資料を広げたりすることができる点もメリットの1つです。ただし、参加者同士の交流がしにくい点や机と椅子の配置が大変な点などのデメリットもあります。

シアター形式

シアター形式のレイアウトは、参加者が前方を向いて椅子のみが並べられた配置です。椅子が横一列に並び、複数列にわたって前方を向いているため、一度に多くの参加者を収容できます。設置がシンプルで会場の準備が容易ですが、テーブルがないため、ノートを取ったりパソコンを使用したりするのが難しいというデメリットがあります。

正餐形式

正餐形式のレイアウトは、表彰式と合わせて参加者に食事も振舞われる場合に適したテーブル配置です。丸テーブルや長方形テーブルが配置され、それぞれのテーブルに6～10人程度が座ることが多いです。参加者同士の親睦が深まりやすいですが、広い会場の確保や、必要に応じてケータリング(食事)の用意が必要になります。