様々な使い方

貸し会議室で忘年会や新年会を行うメリットって？

とはいえ、中には「居酒屋とかで十分じゃない？」、「わざわざ貸し会議室を使う理由って？」という疑問を感じる方もいるかもしれません。ですが、貸し会議室を忘年会や新年会の会場として利用すると、居酒屋やレストランには無い以下のようなメリットを得ることができます。私たちが提供するミーティングスペースAPの事例を交えながらご紹介します。

総会や会議のあとにそのまま実施できる

新年会や忘年会を行うということは、その前に総会や会議などを行うことが多いのではないでしょうか？総会に参加した人分の会場を抑えるのは大変です。特に年末年始はどの企業も忘年会や新年会を行うので、「総会の会場近辺で予約ができなかった・・・」となれば、みんなで大移動する必要があります。最寄り駅がことなるとなれば、移動するための時間も考慮し、新年会や忘年会の開始自体も遅くなってしまう、なんてことも。そんなときに貸し会議室であれば、総会を実施した施設内で、そのまま新年会や忘年会を実施することができます。わざわざ移動する必要もないため、ストレスフリーでそのままパーティーを開催できます。

全施設駅近なので、社員や来賓の方も迷わず会場に来てもらうことが可能

東京・横浜・名古屋・大阪の主要駅から徒歩圏内の立地が特徴です。利用する方の多いターミナル駅のそばにあるため、初めて利用される方も迷わずにお越しいただけます。

コンサルタントに任せられる

ミーティングスペースAPおよび貸し会議室はイベントの雰囲気にあわせて自由にレイアウトを変えることができます。常駐するコンサルタントに、お部屋のレイアウトについてご相談いただくことも可能です。さらに、事前の会場設営、ケータリングの手配はもちろんのこと、イベント後の後片付けもすべてコンサルタントにお任せいただけます。当日は常駐するコンサルタントがサポートも行いますので、主催者様は新年会や忘年会の進行や演出に集中できます。

ミーティングスペースAPは、これまで多くのイベント運営を行ってきました。初めて企画する幹事の方もコンサルタントに相談しながら進めることができますので、まずはお気軽にお問合せくださいませ。

映像機材や音響設備を使える

飲食店で忘年会や新年会を行う場合、周りのお客様にも気を使わなければなりません。しかし、ミーティングスペースAPであれば部屋を個室のように使用できるため、プライベートな雰囲気を演出できます。マイクやアンプ付きスピーカーといった音響設備、プロジェクターやスクリーンといった映像機材もレンタルすることができます。映像や音楽を流して、忘年会や新年会を盛り上げることも可能です。

お得なパーティープランを活用できる

食事とフリードリンクが楽しめるケータリングサービスが用意しています。忘年会・新年会で利用する際は、室料とケータリングサービスがセットになったパーティープランがおすすめです。弊社は、数多くのケータリング会社と提携しています。予算や参加人数に応じたパーティープランを1人あたり税別5,500円から利用でき、2時間のフリードリンク料金や貸し会議室の室料も含まれています。ビュッフェ形式のため、和洋食をお楽しみいただけますし、季節に応じたメニューや、職人が目の前で握ってくれる出張握り寿司も対応可能です。カジュアルな社内パーティーでの利用や、質を重視した料理の提供など、要望があれば打ち合わせ時にご相談ください。社員全員が集まる総会となると、ある程度の人数は参加すると思いますが、費用が明朗会計なので、全体のコスト感も把握しやすいです。お料理に関しても、細かく「ボリューム重視」、「質より量」など、様々なご要望も承っておりますのでお気軽にご相談ください。

ミーティングスペースAPを利用した事例

忘年会や新年会の会場として使用する場合は、以下のようなケースに最適です。

会場を移動したくない！

利用目的が何であれ「総会や会議のあとにそのまま移動せずに、同じ施設内で、新年会や忘年会が開催できる！」ため、移動によるストレスがないことが大きなポイントです。楽に新年会や忘年会にスイッチできるだけではなく、ほかのお客さんの目を気にしないで貸切で忘年会や新年会を楽しめるのは、貸し会議室ならでは！の隠れた美点と言えます。忘年会や新年会の幹事を突然任されて、場所探しに奔走している企業担当者の方であれば、忘年会や新年会の会場としても活用できるミーティングスペースAPのご予約を一度検討してみてはいかがでしょうか？

AP東新宿をご紹介

滞在型ホテル併設(東急ステイ)が併用された会議室となります。会議や総会を行なった後、同じ会場で新年会や忘年会をしつつ、そのまま宿泊までできるという素晴らしい環境です。ホテルには洗濯乾燥機・電子レンジを完備していますので、上質なホテルでお過ごしいただけます。支店など遠方から来る社員やゲストの移動や宿泊を気にすることなく、すべてまとめて一気通貫で実施できます。

また施設自体もリラックスできる空間デザインをこだわっており、大切なゲストをお招きする際にもおすすめです。ぜひ会議や総会から新年会・忘年会の実施に加えて、宿泊までご検討ください！

忘年会や新年会にミーティングスペースAPを使う際の注意点

「設備やプランは会議室ごとに異なる」という点を留意しておきましょう。忘年会や新年会のために貸し会議室を予約する場合、「必要な設備が備わっているか」、「忘年会や新年会に最適なプランはあるのか」、「参加できる人数に上限は無いか」などの要素を、事前に確認しておくのが大事です。設備やオプションなども加味して、あらかじめ設定した予算を超えないようにすることもお忘れなく。

ミーティングスペースAPのご利用方法

ミーティングスペースAPを活用して貸し会議室を探す方法は、以下の5つのステップから簡単に検索できます。

1. 1.「会議室を探す」から希望の貸し会議室を問い合わせる
2. 2.仮予約の受付
3. 3.正式申し込み
4. 4.詳細の打ち合わせ
5. 5.当日施設を利用する

「会議室を探す」を選択し、レイアウト・人数・面積・路線図から希望の条件を入力し「この条件で検索する」をクリックします。部屋の収容人数・レイアウト・利用料金が一覧になって表示され、お客様の希望に合う貸し会議室を見つけられます。

目的の貸し会議室が見つかったら、電話・Eメール・お問い合わせフォームから空き状況を確認してください。一両日中 に弊社から空き状況を返信し、部屋を確保したい場合は仮予約に進みます。原則1週間の仮予約期間中はキャンセル料が発生しません。この期間に各施設の利用規約をご確認いただき、Eメール・FAX・郵送で正式な申し込み書類をご提出ください。正式申し込みのあとに、専任のコンサルタントとの打ち合わせをし、主に以下の内容を調整します。

• ●レイアウト
• ●会場でレンタルする音響・映像機器
• ●使用備品
• ●ケータリング準備

経験豊富な専任のコンサルタントとのお打ち合わせがあるため、初めてイベントを開催する方も安心です。貸し会議室利用当日は、予約時間の15分前から入室可能となり、専任のコンサルタントが会場までご案内いたします。以上が貸し会議室を利用する流れとなるため、ご要望やご質問がある場合はお気軽にお問い合わせください。

新年会や忘年会にはミーティングスペースAPをご活用ください

ミーティングスペースAPは、総会や会議をしたあとに、そのまま新年会や忘年会が実施できるので、どちらも開催したい！という方に非常におすすめです。アクセスしやすい駅近のため人が集まりやすく、ケータリングと室料がセットになったお得なパーティープランが利用できます。また、レンタルできる機材が豊富にあるため映像や音声を使った演出を取り入れやすく、演出の自由度が高いのも特徴のひとつです。ミーティングスペースAPのAP OnLineサービスを利用すると、オンライン配信のサポートも致しますので、安心してお任せ下さい。

新年会や忘年会は大規模で行う企業が多く、広い会場は毎年早い段階から多くの予約をいただいております。前もってご希望をおっしゃっていただけますと、ご希望に沿った会場をご予約できますので、ぜひお早めにお問合せくださいませ。

ミーティングスペースAPは、すべてのお客様のあらゆるご要望にお応えするため、経験豊富な専任のコンサルタントがお客様に寄り添いイベント成功までサポートいたします。新年会や忘年会の場所をお探しの方は、ぜひミーティングスペースAPまでご相談ください。