Web会議に貸し会議室を使う

Web会議のメリット・デメリットについて

近年ではテレワークが普及すると同時に、柔軟な働き方を実現する「働き方改革」の推進も進みつつあります。在宅勤務やフレックスタイム制などの制度導入に伴い、労働者ごとに勤務場所や勤務時間もまちまちです。しかし、スマートフォンやパソコンから参加できるWeb会議を使えば、働き方の異なる人同士で会議を開催しやすくなります。

また、Web会議は、参加者同士で画面やデータを共有しあえるので、会議に必要な資料を人数分印刷する必要がありません。加えて、一般的な会議のように、参加のために現地へ集まることもないので、移動の費用もかかりません。そのため、Web会議は資料の印刷費や、移動の交通費などのコストを節約したうえで会議を開催できるのです。

一方、パソコンやスマートフォンの画面越しで会議を行う分、Web会議はどうしてもリアルで行う会議と比べて臨場感に欠けてしまいます。場の雰囲気や空気感を把握しにくいため、会議の進行がギクシャクしてしまうケースもしばしばです。

インターネット環境によっては、Web会議の通信中に画面が乱れたり、音声が途切れてしまったりすることも珍しくありません。会議の参加人数が多くなるほど、通信中の負荷も増えてしまうので、通信トラブルによって会議を妨げてしまうリスクも増大します。

これらのメリット・デメリットを踏まえ、適切な準備をした上でWeb会議を実施しましょう。

Web会議に欠かせない設備や道具

実際に企業でWeb会議を導入する際に必要な設備や道具についてご説明します。

パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイス

Web会議に参加するためには、当然パソコンやタブレット、スマートフォンといったデバイスが必要です。特に、資料を共有しながら会話を進める場合や、複数のウィンドウを開いて作業する場合は、画面の大きなパソコンが適しています。一方で、外出先や移動中に参加する場合は、携帯性に優れたスマートフォンやタブレットが便利です。

インターネット環境

Web会議の品質は、インターネット環境に大きく左右されます。Wi-Fiや有線LANを利用する場合は、通信速度や安定性を考慮し、できるだけ高速な回線を用意するのが理想的です。特に、動画を共有したり、高画質な映像を配信する場合は、光回線などの安定したインターネット環境が推奨されます。モバイル回線を利用する場合は、通信制限に注意が必要です。

マイク/スピーカー

パソコンやタブレットに内蔵されているマイクやスピーカーでもWeb会議は可能ですが、音質の向上やノイズの軽減を図るために、外付けのマイクやスピーカー、ヘッドセットを活用するのがおすすめです。特に、周囲の騒音が気になる環境では、ノイズキャンセリング機能付きのマイクやヘッドセットを使用することで、クリアな音声で会話ができます。

Webカメラ

ノートPCやタブレットにはカメラが内蔵されていることが多いですが、デスクトップPCを使用している場合や、より高画質な映像を求める場合は、外付けのWebカメラを用意する必要があります。特に、会議の録画を行う場合や、セミナー・講演を配信する際は、画質の良いカメラを選ぶことで、より視聴しやすい環境を整えられます。

Web会議サービス（無料・有料ツール）

Web会議を実施するためには、Zoom、Microsoft Teams、Google MeetなどのWeb会議サービスを利用します。無料プランでも基本的な会議は可能ですが、参加人数の上限や会議時間の制限がある場合が多いため、企業で頻繁に使用する場合は、有料プランの導入も検討すべきです。また、録画機能や画面共有機能、ブレイクアウトルームなどの追加機能を活用することで、より効果的な会議運営が可能になります。

ミーティングスペースAPでは、スムーズなWeb会議を実現できる高速インターネット回線や各種設備をご用意しています。詳細は以下のページをご覧ください。

Web会議を開催するなら貸し会議室がおすすめ

「安定した通信環境でWeb会議を開催したい」

「臨場感あふれるWeb会議を開催したい」

「リアルに近いWeb会議を開催したい」

「Web会議の設営をできる限りラクに済ませたい」

上記のようにお考えの方には、貸し会議室でのWeb会議開催をおすすめします。昨今はサービスとして「Web会議専用プラン」を設ける貸し会議室が数多く存在します。

私たちミーティングスペースAPのWeb会議プランは、Web会議の開催に必要となる設備が一通り揃っている上、設営から撤収作業に至るまで施設スタッフにすべておまかせできる「至れり尽くせり」のプランとなっています。
配信用のパソコンやプロジェクター、スクリーンなどの大型機材の準備も遠慮なくご依頼ください。
Web会議プランのインターネット回線（ARTERIA Networks スタンダードギガビットアクセス）は高い安定性を備えている分、百名規模の人数でも、高画質と高音質を保ってWeb会議を開催可能です。
もちろん、人数に合わせて部屋の広さを選択できるので、小規模の人数でも臨場感のあふれるWeb会議を開催することも難しくありません。

ミーティングスペースAPなら「Web会議のデメリット」や「設営にかかる労力」などを気にすることなく、Web会議を実施できるのです。「最高の環境でWeb会議を開催したい！」とお考えの方は、Web会議専用プランを取り揃えるミーティングスペースAPのご利用を是非ご検討ください。