講演会に貸し会議室を使う
更新日：2025年3月14日
自社で講演会を主催したいと考えた時、講師やテーマについてはもちろん大切ですが、同じくらい力を入れたいのが「どの会場で行うか」です。最近ではオンラインとオフラインを同時に行うケースも珍しくありません。ミーティングスペースAPでもWEB配信やオフラインでの講演会の事例が多くあります。今回は、それらの事例や、講演会を行う際に押さえておきたいポイントについて解説します。
講演会に最適な貸し会議室を選ぶポイントは？
講演会を主催する際、運営や進行が円滑にできるかどうかは非常に重要です。会場の雰囲気や立地なども参加者の満足度を左右します。特に以下の点に気を付けて会場を選びましょう。
- 部屋のバリエーション
- アクセスの良さ
- サポートの充実度
- インターネット環境
部屋のバリエーション
貸し会議室には、様々な広さの部屋があります。また、複数の部屋を繋げて一つの広さにすることも可能であるため、講演会の広すぎず狭すぎない「ちょうど良い」会場を選ぶことができます。
会場の広さや規模感は、講演会全体の満足度にも大きな影響を及ぼします。コーディネーターと密に連携をとりながら最適な会場選びを行いましょう。
アクセスの良さ
オフラインでの講演会を行う場合、会場のアクセスの良さは講演会に参加者する方の人数に影響すると言って良いでしょう。できるだけ駅から近く、会場付近の土地勘がない方も安心して参加できるようなアクセスしやすいところを選ぶことをおすすめします。
ミーティングスペースAPは、全施設、主要駅から徒歩5分以内にあります。また、ビジネスホテルが近くにある会場もあるため、宿泊が必要になるような遠方からの参加者がいる場合も安心して開催することが可能です。
サポートの充実度
特に不慣れな場合は、専任コーディネーターが在籍している貸し会議室を選びましょう。事前の打ち合わせから講演会のイメージや規模、希望などを伝えることでニーズにあった提案をしてもらえます。
ミーティングスペースAPでは、講演会や研修など様々な対応経験のあるコーディネーターが、お客様のニーズに応じて最適な会場や備品などをご提案します。講演会の運営や担当者様が集中すべきことに力を注げるように全力でサポートさせていただきます。
インターネット環境
講演会は、オンラインとオフラインの両方で行うケースがあります。その場合、オフラインで開催している講演会を同時にオンラインで中継することになるため、カメラやPC、ネットワーク環境が快適なものを選ぶ必要があります。また、当日に機材やネットワークの不調トラブルが起こる可能性もあります。当日、講演会に集中するためにも機器の操作に慣れたスタッフが在籍している貸し会議室に依頼しましょう。
ミーティングスペースAPでは、施設専用の専有ネットワークをメインで使えます。そのため、近隣施設や一般の方の利用によるネットワークの影響を受けることなくスムーズな接続が可能となります。また、万が一トラブルが起こった場合にもバックアップとして異なる回線のご用意があるため、すぐにフォローすることができますのでご安心ください。
業界最高峰のインターネット環境については以下をご覧ください。
オンライン講演会とオフラインの講演会の比較
オンライン講演会のメリット・デメリット
オンライン講演会の最大のメリットは、場所を問わずどこからでも参加できる点です。地理的な制約がなく、国内外の参加者が気軽に視聴できます。また、会場費や交通費、宿泊費などのコストを抑えられるため、主催者にとっても参加者にとっても経済的です。さらに、録画やアーカイブが可能なため、リアルタイムで視聴できなかった場合でも後から内容を確認できるのも大きな利点です。加えて、参加者の規模を拡大しやすく、数百人から数千人規模の講演会も比較的容易に実施できます。
一方で、デメリットとしては、参加者の集中力が続きにくい点が挙げられます。自宅やカフェなどで視聴する場合、周囲の環境によって注意がそれてしまうことも多く、途中で離脱する可能性が高まります。また、オンラインでは講演者と参加者の間に物理的な距離があるため、会場でのような一体感や熱量が伝わりにくいという欠点があります。さらに、インターネット環境による影響を受けやすく、通信トラブルによって音声や映像が乱れるリスクも無視できません。
オフライン講演会のメリット・デメリット
オフライン講演会の最大の魅力は、臨場感や一体感が得られる点です。講師の表情や声の抑揚、会場の空気感を直接感じ取ることができるため、集中しやすく、内容への理解が深まりやすくなります。また、ネットワーキングの面でも大きなメリットがあり、参加者同士や講師との直接的な交流が可能です。名刺交換や雑談を通じて、ビジネスチャンスを広げたり、新たな人脈を築いたりすることもできます。さらに、講師は会場の反応をリアルタイムで確認しながら話すことができるため、聴衆の反応を見ながら柔軟に内容を調整できる点も強みです。
しかし、オフライン講演会にはいくつかのデメリットもあります。まず、参加者は会場まで足を運ばなければならず、移動の負担が発生します。特に遠方からの参加者にとっては、時間や交通費、宿泊費が大きな負担となることもあります。また、主催者側としても、会場費や運営費などのコストが発生するため、オンラインと比較すると開催のハードルが高くなる傾向があります。さらに、会場のキャパシティによって参加人数が制限されるため、想定より多くの申し込みがあった場合には、参加者を絞らなければならないケースもあります。
どちらを選ぶべきか？
オンラインとオフラインそれぞれにメリット・デメリットがあります。最近では、オンラインとオフラインを組み合わせた「ハイブリッド開催」も増えています。参加者のニーズや講演内容に応じて、最適な形式を選ぶと良いでしょう。
| 項目 | オンライン講演会 | オフライン講演会 |
|---|---|---|
| 対象者 | 全国・海外の参加者を集めたい | 限定的なターゲット層に向けたい | コスト | 低予算で開催したい | 予算をかけてでも対面開催したい | 内容 | 知識やノウハウの提供 | 実演やワークショップを含む内容 | 目的 | 交流より情報提供がメイン | 参加者同士の交流がメイン |
ミーティングスペースAPの活用事例
講演会成功の鍵は、アクセスの良さや講演会に合った雰囲気など参加者の満足度を高める会場選びです。ミーティングスペースAPでは、オンライン・オフラインともに講演会で多くの方にご利用いただいております。法人個人に関わらず様々な方にご利用いただけるレイアウトやレンタル備品などをご用意しておりますので、初めての方でも安心してご依頼いただけます。一例として、AP品川とAP浜松町の事例をご紹介します。
オンライン講演会（AP品川）
品川駅（港南口）から徒歩6分の好立地にあるAP品川は、専有ネット回線やオンラインプランがありオンライン講演会の会場としても最適です。配信会場としてご利用頂いた際は、講演台、プロジェクター、スクリーン、マイク、ノートPC、音声配信機材、ビデオカメラ、映像配信機材など、充実した備品をご用意し、スムーズな運営が実現しました。「オフラインかオンラインか迷っている」「初めてWEB配信型での講演会を行いたい」など、ヒアリングのうえ講演会のイメージや規模にあわせて専任コーディネーターが適切なお部屋や手段をご提案いたします。
出版記念講演会（AP浜松町）
AP浜松町では、出版記念講演会などでご利用いただいた実績があります。集客力が重要である出版記念講演会は、会場の立地がとても重要です。AP浜松町は東京・品川間の好立地に位置し、講演会やパネルディスカッションなど幅広いイベントに対応できます。遠方からの参加者にも便利な立地のため、出版記念講演会のようなセミナーやパネルディスカッションでご利用いただいています。
出版記念講演会の際は、書籍販売ブースの設営やお控室のご提案をし、スムーズな進行となりました。パネルディスカッションでは、パネリスト様の人数にあわせた会議室のご提案やステージ設営をすることでご提案いたしました。セミナー中の撮影やプレゼンテーションのデモンストレーションをプロジェクターに投影するなど、多様なニーズに柔軟に対応します。ぜひ、レイアウト作りからご相談いただき、講演会を成功させましょう。遠方からお越しの方にとって便利な立地ですので集客力は抜群です。
講演会成功に向けて最適な会場選びを
今回は、講演会の会場に貸し会議室を選ぶメリットや会場選びのポイントについて解説しました。ミーティングスペースAPでは、何度も講演会を開催している方や初めての方、開催方法を変えたい方など、どのような方でも安心してご依頼できる体制を整えております。費用が心配という方もまずはご相談ください。経験豊富なスタッフがしっかりと寄り添い不安や心配事を解消し、講演会の成功をサポートさせていただきます。「何から始めればいいのか・・・」と不安な方もまずはご相談ください。
ミーティングスペースAPは、高速で確実な配信のためのAP OnLineというサービスを提供しています。AP OnLineの特徴は、以下の4つが挙げられます。
- 高速インターネット
- シンプルなプラン
- コンサルタント常駐の安心感
- すべて駅チカで便利
AP OnLineは、当施設だけの施設専有回線が利用できます。通信局からミーティングスペースAPまでダイレクトに接続しているため、他のユーザーからの影響を受けにくくなっています。また、異なる回線を利用したバックアップ回線も利用できるため、失敗できないオンライン講演会にも安心です。
シンプルな料金プランも魅力のひとつです。簡単なWEB会議から、テレビ番組のようなスタジオ撮影まで幅広いニーズに柔軟に対応しています。オンライン配信を活用した講演会の開催に不安がある方にも安心して利用できるよう、お客様1人ひとりに合わせたカスタムオーダーにもお応えしています。カメラマンや配信オペレーターの依頼から、撮影機材の利用までまずはお気軽に私たちにご相談ください。
