貸し会議室はサテライトオフィスとして利用できるの？
更新日：2023年08月08日
セミナーやミーティングで使用することの多い貸し会議室。「社内に小さな会議室しかない」という企業にとっては、ピンポイントで利用できる便利なサービスです。昨今は、貸し会議室をオフィス代わりにしようとする動きもありますが、果たして貸し会議室をオフィス代わりに使用することは可能なのでしょうか。
目次
- 1.貸し会議室をオフィス代わりにできる？
- 2.サテライトオフィス代わりに貸し会議室を利用するメリット
- 3.サテライトオフィスとして利用する際の注意点
- 4.貸し会議室の利用事例
貸し会議室をオフィス代わりにできる？
結論から言えば、新たな活動拠点として貸し会議室をオフィス代わりに利用することも可能です。 オフィス改装や増築の場合は、会議室が一時的に使えなくなるケースもあります。そういった時に貸し会議室を使えば、普段通りミーティングや打合せができ、大きな会議と工事の日程が重なっても業務に支障をきたすことはないでしょう。施設によっては、プロジェクターやマイクなどの備品や設備を貸し出しているところもあります。貸し会議室は、様々な目的に柔軟に対応できるのも魅力の1つです。 また、オフィスの規模を拡大すれば、その分家賃は高くなり、固定費がかさみます。そういった背景から、小規模な企業ではコスト削減のため、自社に大きな会議室を設けていない場合もあります。貸し会議室はそうした企業がセミナーや研修、勉強会を行うときに活躍します。こうしてオフィスの必要最低限の部屋や機能だけを残して、残りは貸し会議室を利用することによって、固定費を抑えられるのです。
サテライトオフィスとは？
現代は、新型コロナウィルス感染症の流行により、多くの企業がテレワークの導入を進めることとなりました。急激にリモートワーク化をした結果「自宅では集中して仕事に打ち込めるスペースがない」といった悩みを抱える人も少なくありません。そういった問題が企業にとって課題となっています。 そこで、注目を集めているのがサテライトオフィスです。サテライトとは日本語に訳すと「衛星」という意味で、本拠地であるオフィスを中心として衛星のように設置されることからこの名前が付けられました。サテライトオフィスといっても、設置する場所によって以下の3種類に分けられます。それぞれ特徴が異なり、企業様のニーズによって変わります。
| 種 類 | 主な特徴 |
|---|---|
| 地方型サテライトオフィス | 本拠地を都市部に置き、地方にオフィスを作ること |
| 郊外型サテライトオフィス | 本拠地を都市部に置き、郊外にオフィスを作ること |
| 都市型サテライトオフィス | 本拠地を地方に置き、都市部にオフィスを作ること |
地方型サテライトオフィス
地方型サテライトオフィスは、都市部に本社がある企業が地方に別のオフィスを構えるスタイルです。地方にこうした拠点を設けることで、新たなビジネスのスタートや事業拡大が期待されています。さらに都市部で働いていた社員が地方移住することで、自然に囲まれた環境で暮らし、労働生産性の向上やワークライフバランスが保たれることも見込まれます。
郊外型サテライトオフィス
郊外型サテライトオフィスは、都市部に主に本社を持つ企業が郊外に構えるオフィスのことです。職場を郊外に新たに構えることで、郊外に住んでいる社員の通勤時間や交通費を減らせます。これにより、通勤にかかる時間が最小限になるので、育児や介護などプライベートとの両立が図れ、離職率を低く抑えられることを期待されています。
都市型サテライトオフィス
都市型サテライトオフィスは、その名の通り都市部に開設するサテライトオフィスです。主に地方に本社を持つ企業が多く、都市部における営業所としてオフィスを構えることが一般的です。都市型サテライトの場合、都市部の営業担当である社員が営業先から本社へ戻るという無駄な移動を減らすことができ、仕事をスムーズに行うことができます。 こういったサテライトオフィスが注目を浴びるようになった理由は、以下の通りです。
- 働き方改革により柔軟な働き方が求められるようになった
- 新型コロナウィルスの流行により、テレワークの導入が多くの企業で進んだ
- オフィスを構えるよりもコストを削減できる
コロナ禍や働き方改革の影響でテレワークの導入が進み、体制が整わないままの企業に急激にテレワークが取り入れられました。それにより「自宅にWeb会議ができるような環境が整っていない」、「子供がいるから家で仕事ができない」など在宅勤務を行う従業員からの不満の声も少なくありません。しかし、サテライトオフィスならそのような状況でも不特定多数の人との接触を回避でき、ワークスペースとして集中できる環境が整っています。
サテライトオフィス代わりに貸し会議室を利用するメリット
会議室が自社にあれば、いつでも会議を開くことができますが、会議をしない時はデッドスペースになりがちです。オフィスを維持する費用が高い都市部では、なるべく無駄なスペースは作りたくないでしょう。そこで、貸し会議室の出番です。貸し会議室を使えば以下のメリットを享受できます。
オフィス以外の活動拠点を作れる
サテライトオフィス代わりに貸し会議室を利用するメリットを知るためには、まず働き方改革を理解しておく必要があります。そもそも働き方改革は、多様な働き方ができる環境を増やすといった目的や長時間労働を減らすことが目的です。そのための対策として推進されているのが時短勤務です。時短勤務は勤務時間だけでなく、通勤時間も含めた労働行為に関わるすべての時間において、短縮化を図ることです。サテライトオフィス代わりに貸し会議室を使うことで、通勤時間を短縮でき、社員に多様な働き方を提案できる環境を用意できます。
リアルタイムにコミュニケーションが取れる
企業の従業員が在宅勤務やテレワークをしていると、どうしても本社との距離的な問題が生じます。特にコミュニケーションにおいてその傾向は強く現れます。ですが、現代はWeb技術やツールの進歩に伴い、インターネットに常時接続しておけばコミュニケーションをリアルタイムで行える時代になりました。ネットワークを使う時間帯や条件により、多少のラグは生じるものの、コミュニケーションツールを常時接続しておけばほぼ問題は生じないでしょう。貸し会議室であればWi-Fiや電源コピー機など必要な設備がそろっており、遠隔でリアルタイムなコミュニケーションを取れる環境が整っています。
仮のオフィスとして利用できる
人員の増加により、オフィスのスペースが手狭になっている企業も少なくありません。そういった場合、企業側はオフィスの移設を検討しますが、問題はオフィスの移設期間です。引っ越しの期間は特にオフィスが手狭になり、その狭さから生産性が落ちてしまうケースもしばしばです。そこで、移設期間～引っ越しの期間貸し会議室を仮のオフィスとすることで、生産性や業務効率を保ちやすくなります。
手間をかけずにスピーディーに利用可能
自社の会議室だと、広さや設備がある程度決まっている分、人数に合わせたレイアウト変更が難しい場合があります。しかし、貸し会議室だと人数に適した広さの会議室を選べて、レイアウトも自由自在です。また、オフィスとしてだけでなく、休憩室・喫煙室など会議の合間のリラックスできる場所があることも見逃せません。貸し会議室は、ホワイトボートや文房具、プロジェクター・スクリーンといった備品に加え、Web会議システムも完備しています。もちろんWi-Fiなどのインターネット接続も準備されています。
オフィスを分散させることで、ウィルス対策が可能
新型コロナウィルスの流行により、都内に本社を持つ会社はリスクが発生してしまいます。万が一本社で感染者が出た場合、業務が滞り会社の業績に影響を及ぼしかねません。そこで、貸し会議室を使いオフィスの分散をさせるのです。オフィスを分散させることで、ウィルス感染のリスク低減が可能となります。
サテライトオフィスとして利用する際の注意点
貸し会議室をサテライトオフィスとして利用する場合、常にセキュリティーを念頭に置くことが重要となります。 例えば、PCやスマホの画面をのぞき見されないようにしたり、顧客先との商談の内容がほかの利用者に漏れたり聞かれたりしないようにするといったことが想定されます。同様に使用するノートPCやタブレットスマホなどの端末の紛失や盗難にも気を付けなければなりません。 また、「すべての貸し会議室がオフィスとして利用できるわけではない」という点も留意しておきましょう。貸し会議室をオフィスとして利用する場合、規模によっては十分な広さと収容人数が確保できない場合や、机のレイアウトが変更できずオフィスとしては不向きという場合もあります。事前にオフィスとして適しているか問い合わせをしましょう。 貸し会議室をオフィスとして利用できると分かっても、従来の貸し会議室では利用できる期間が限られてしまう上、長期利用するとなると施設利用料がかさみ予算的に苦しくなってしまいます。また、セキュリティー面に配慮して、占有できるワークスペースを確保しようとすると、貸し契約の期間に縛られてしまい短期契約が難しいケースもあります。そのため、短期・長期含めて用途に合わせて利用人数やスペースを自由に変更できるか事前に問い合わせをしましょう。
貸し会議室の利用事例
例1）◆サテライト会場ご利用のご案内◆ - ご利用事例 - 貸し会議室ならAP日本橋
例2）-サテライトオフィスの御案内- - 貸し会議室ならAP市ヶ谷
最後に、AP会議室の利用事例をご紹介しましょう。弊社AP会議室では、新型コロナウィルスの感染防止対策として、ソーシャルディスタンスを確保したサテライトオフィスをご用意しております。「100名規模のサテライトオフィスを準備したい！」、「リモートワークの拠点となるオフィスが欲しい！」という企業ご担当者様にの方にぴったりです。
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