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オフサイトミーティングとは?開催場所や導入する流れを教えて

部下を抱える役職者や人事担当者の方の中には「部下の悩みを聞きたい」、「社員のストレートな意見を聞いて組織活性化を図りたい」と、考えている方も多いのではないでしょうか。これらを実現するための手法として、近年注目されているのが「オフサイトミーティング」です。当コンテンツでは、オフサイトミーティングのメリット・デメリットは何か、成功させるにはどうすればよいのかについて、ご紹介します。

目次

  1. 1.「オフサイトミーティング」とはどういう意味?
  2. 2.オフサイトミーティングのメリット
  3. 3.オフサイトミーティングのデメリット
  4. 4.オフサイトミーティングを導入する流
  5. 5.オフサイトミーティングを成功させるポイント
  6. 6.オフサイトミーティングの場所を選ぶなら?
  7. 7.オフサイトミーティングご利用事例

「オフサイトミーティング」とはどういう意味?

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そもそもオフサイト(off-site)とは、「現場から離れた場所」を意味する言葉です。現場そのものを指すオンサイト(on-site)と対を成す言葉で、内製と外注を使い分けるシステム開発の分野において広く使われています。 オフサイトミーティングとは、その名の通り職場から離れた「非日常的な場所」でミーティングを行うことを指します。組織改革コンサルティング提供する「株式会社スコラ・コンサルト」が提唱した考え方です。通常、会社のミーティングは社内で済ませることが大半ですが、オフサイトミーティングはあえて「社外」でミーティングを行うのが最大の特徴です。

オフサイトミーティングのメリット

斬新なアイディアが浮かびやすい

いつもとは違う非日常的な環境に身を置くだけでも刺激が生まれ、思いがけないアイディアが飛び出します。行き詰まっていた問題をオフサイトミーティングで取り上げると、フックとなるアイディアが生まれて現状打破につながるかもしれません。事業をもっと広げるための作戦会議、進展のない課題を見直す際にオフサイトミーティングを取り入れれば、思わぬ収穫が得られることもあるでしょう。


話し合いに集中しやすい

職場から離れた場所で行う会議は、話し合いだけに集中できるという利点があります。社内であれば、来客や電話が来ると「急ぎだから」と会議を中断されることもありますが、オフサイトミーティングでは想定外の横槍がほとんど入りません。ミーティングだけに集中できる環境に身を置けば、提案した議題について存分に話し合うことができます。


チームコミュニケーションの強化に繋がる

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自由に活発な意見交換で、参加者同士のコミュニケーションを促すこともできます。オフサイトミーティングの性質上、大人数にするとかえって発言の取りまとめが難しくなるので、10人程度のグループに分けて行うのがよいでしょう。少人数であっても、普段はなかなか交流する機会の少ない他部署や、他支店の方と意見交換をするチャンスになります。オフサイトミーティングで得た新しい知見を部署に持ち帰ってもらうことで、組織活性の足がかりとなるでしょう。

オフサイトミーティングのデメリット

施設利用の費用が必要

社外でミーティングを開催する特性上、オフサイトミーティングはミーティング用のスペースを借りる費用が発生します。このほか場所代だけではなく、交通費・飲食費や移動時間というコストがかかります。そのため、すべての会議をオフサイトミーティングにするのは得策ではありません。会議のテーマや参加人数に応じて、社内会議とオフサイトミーティングを切り分けることが求められます。


うまく取り仕切らないと意見がまとまらない可能性がある

「自由」がオフサイトミーティングの醍醐味ではありますが、うまく場を取り仕切らないと、ただの雑談・情報交換だけで中身のないミーティングになってしまう可能性もあります。あらかじめ利害関係・情報を共有しないと、認識のすり合わせで終わってしまうこともあるでしょう。人数が増えるほどまとまりがなくなってしまうので、ミーティングを円滑に進めるためには、ファシリテーター(会議の進行役)の存在が重要です。


参加者の業務調整が必須

ミーティングに参加する方は、現場から離れた参加場所に出向きます。長く席を空けることになるので、その間の業務調整が必要です。スケジュール調整をしやすいよう、参加者には余裕をもって知らせるようにしてください。人数が増えれば増えるほど、日程調整も難しくなります。参加者が長時間席を空けても滞りなく業務が回るようにしたうえで、オフサイトミーティングに参加してもらうようお願いしましょう。

オフサイトミーティングを導入する流れ

参加者・開催日時を決める

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オフサイトミーティングの参加者は、役職やスキルを考慮し、じっくりと検討しましょう。参加者選びは、オフサイトミーティングの成否を左右する重要なポイントです。駆け引き、遠慮、利害勘定が絡んで議題が逸れることを防ぐためにも、経営幹部やマネージャークラスの人物ともよく話し合い、オフサイトミーティングに必要な人物を選びましょう。長時間スケジュールを空けてもらう都合上、開催日時の周知が早すぎることはありません。日時もこの段階で決めておき、早めに参加者をアサインして出欠確認をしましょう。


開催場所を決める

参加人数と日時が決まったら、次は会場の確保です。開放的な雰囲気かどうか、アクセスしやすいかどうか、設備・備品が揃っているかどうか、といった点に注目して会場を決めていきましょう。貸し会議室やレンタルスペースなど、ミーティングに必要な設備・備品が揃っている会場を借りるのもよいでしょう。


参加者に開催日時や通知しアジェンダを通知する

参加者・日時・場所が決まったら、速やかに参加者へと通知し、アジェンダを配ります。アジェンダには、オフサイトミーティングを行う目的や話し合うテーマについて記載しておき、必ず目を通してもらいましょう。


実際に開催する

オフサイトミーティングは、事前に決めた議題やタイムスケジュールを全部守って進行させる必要はありません。話の流れに応じて柔軟に進行することで、社内では生まれにくい自由な発想が飛び出してきます。ただし、否定や評論に終始してしまうメンバーが出てしまうと、せっかくのアイディアの芽が摘まれてしまいます。「否定意見には必ず改善案を添える」、「情報交換やプレゼンは社内で済ませておく」といった、円滑な話し合いを助けるルール設定がカギとなるでしょう。

オフサイトミーティングを成功させるポイント

目的・ゴールの設定

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まずは「なぜオフサイトミーティングを設けるのか」、「どのようなテーマで話し合うのか」を決めて、参加者全員に周知します。オフサイトミーティングでは、特定の問題解決策を決めるよりも、チーム全体の課題を見つけて共有していくもののほうがよいでしょう。「答え」を見つけるよりも、「問い」を見つける話し合いのほうが適しています。


メリハリを付けて行う

オフサイトミーティングは、普段よりもフランクな雰囲気になるので、自由な空気に飲まれて「テーマとズレた話」に花が咲いてしまうこともしばしば。結果として、時間だけが過ぎてしまうこともあるでしょう。議題を固定させる必要はありませんが、問題提起から結論までざっくりとした流れを作り、残り時間を参加者に伝えながら進行するファシリテーターをあらかじめ決めておくことをおすすめします。話し合いが滞ったり、脱線した話を延々と話すだけの状態になったりした際には、メリハリを付けるためにアイスブレイクを取り入れるのも一つの手段です。


参加者によってグループ分けを行う

オフサイトミーティングへの参加者は、5~10人程度の小さなグループに分けるのがおすすめです。人数が少なすぎると、多様なアイディアが生まれにくくなるためです。とはいえ、人数が多すぎると全員の意見を集約するのが難しくなってしまい、オフサイトミーティングのメリットが薄れてしまいます。議題の目的に応じて、最適な人数を設定しましょう。


ミーティングを邪魔しない場所を選ぶ

会場の選び方は自由ですが、社外ならどこでもいいというわけでもありません。会場の使い勝手のよさや環境・雰囲気は、そのままミーティングの質に影響するからです。ホテルやキャンプ場であれば会議用のプラン用意しているところを選びましょう。もう少し費用を抑えるなら、貸し会議室をレンタルするという手段もあります。

オフサイトミーティングの場所を選ぶなら?

オフサイトミーティングの開催場所にはさまざまな候補が挙げられますが、貸し会議室やレンタルスペースを推奨します。とりわけオフサイトミーティングは、社内で何気なく使っている備品も、社外で調達する必要も出てきます。小さなものであればいいのですが、ホワイトボード、プロジェクタースクリーンといった大きなものとなれば、準備だけでも骨が折れるでしょう。
その点、会議で役立つアイテム・快適な環境が揃っている貸し会議室やレンタルスペースは便利です。宿泊施設やキャンプ場を借りるよりも安く、マイクやホワイトボードなどの設備もレンタルできるので、手ぶらでも利用できるという利点があります。
貸し会議室の場合、社内とは違った雰囲気を出すため「大きな窓」や「豊かな自然」がそばにある会場を選ぶといった工夫も必要ですが、準備の手間はかからないため、ミーティング主催者の負担が軽減できます。特に、オフサイトミーティングを初めて開催するときには「貸し会議室」の利用がおすすめです。

オフサイトミーティングご利用事例

AP東京丸の内

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 >>オフサイトミーティングでのご利用 - ご利用事例 - 貸し会議室ならAP東京丸の内

AP東京丸の内は、自然豊かな皇居外苑に隣接しており、非日常な雰囲気で会議をするのにぴったりな貸し会議室です。特に「AP東京丸の内」は、記者会見・プレスイベントの会場として選ばれている会議室でもあります。東京駅から徒歩5分の場所にあり、都営地下鉄 ・ 東京メトロ「大手町駅」の地下通路から直結しています。会社からのアクセスでも困りません。
また、イベントの手配を担当するカンファレンスコーディネーターが施設に常駐しており、映像 ・ 音響機器からケータリングの手配までをサポートしています。内装も「会議室」とは一線を画した、大きな窓のある開放的な空間です。クリエイティブな刺激を得るための「非日常」という条件をクリアしながらも、アクセスが良く利便性も備えています。
このように、ミーティングスペースAPではクリエイティブな会議に適した会場・サービスを数多く用意しています。オフサイトミーティングの会場をお探しの方は、ミーティングスペースAPもあわせてぜひご検討ください。


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