ミーティングスペースAP

貸し会議室で展示会を行う

更新日：2024年06月08日

企業担当者の方であれば、「展示会」と聞くと開催場所として巨大なイベントホールやスタジアムをイメージする人も少なくないでしょう。ですが、貸し会議室の用途が多様化している現代においては、「展示会の会場」としても会議室が活用されています。ここでは、貸し会議室で展示会を行うメリットや注意点についてご紹介致します。

1.展示会とは？

2.展示会の位置づけ、役割の変化

3.展示会を貸し会議室で開くメリットとは

4.貸し会議室で展示会を開催する際の注意点

5.新しいカタチの展示会が生まれた

6.ミーティングスペースAPの活用事例

展示会とは？

AP品川

そもそも展示会とは企業におけるプロモーション活動のひとつで、出展する企業や団体が来場者に対して新商品の発表や既存商品を紹介し、自社や自社商品、サービスについて知ってもらうイベントです。
国際標準化機構(ISO)では、「商品・サービス・情報などを展示、宣伝するためのイベント（ただし、フリーマーケットや路上販売は含まない）」と定義しています。日本では、主にBtoB（企業間取引）を目的とした展示会が多く開催されています。会場で実際に見て触ってもらい、商品についてより知ってもらえるよい機会となるでしょう。展示会により商品の知名度が向上することで、大ヒットとなった例も数多くあります。

展示会の位置づけ、役割の変化

この展示会も、かつては「企業や商品を認知してもらうブランディングの場」でしたが、時代と共に位置づけが変化しています。単に商品を陳列するのではなく、商談を通じて受注を目的としたり、見込み客を獲得したり、自社の利益につなげるための場になりました。この変化によって、展示会の設営方法も比例して変わりつつあるのです。例えば、商談につなげたい場合は、商談ブースを充実させる必要があります。見込み客を獲得したい場合、展示会で個人情報を取得する旨の通知義務を正しく行うことで、見込み客のデータを集められるようになります。設営方法の変化する中で、近年の展示会ではビジネスだけではなく娯楽性、勉強要素なども取り入れられるようになりました。展示会によっては、会場内でセミナーを開催したり、ショーを行ったりするケースも増加しています。展示会自体の質が求められるようになった結果、企業側も単なる来場者数ではなく、優良な顧客を集めたいという考え方になってきました。ビジネス向けのアピールは重要ですが、見込み客を多く獲得し「将来の顧客を育てる」ということも、展示会における費用対効果の観点から重要視されるケースが増えています。

展示会を貸し会議室で開くメリットとは？

日本国内の展示会は、関東だと東京ビッグサイトや幕張メッセ、パシフィコ横浜など、関西ではインテックス大阪で多く開催されています。大規模な会場で開催されるイメージのある展示会ですが、やみくもに大きな会場を選ぶのではなく、展示内容によって適切な会場を選ぶ必要があります。そのため、会場の広さを調節しやすい「貸し会議室」がよく使われるようになりました。貸し会議室は展示用の設備・資材を搬入し、展示会を開くことが可能です。

会場の広さが豊富なため、適切なスペースで展示会を開ける

展示会を開催する上でネックになるのが、広さを備えた会場探しです。
展示物の数やサイズに合わせる場合、ある程度広い会場を用意する必要があります。多くの来場者を見込んでいるのであれば、見物スペースを設けるなど周囲に配慮する必要が出てきます。とはいえ、会場が広すぎても余分なスペースができてしまう上、使用料が高額になってしまうというデメリットもあります。その点、貸し会議室ならば、開催規模にあわせてレイアウトを変更することが可能です。適切なスペースで展示会を開催できることに加え、喫煙室や休憩室などリラックスできる場所も用意されています。さらに、有名な展示場や会場だと予約が重なり、希望の日や会場を押さえるのが難しいこともしばしばあります。その点、貸し会議室は比較的容易に予約できるので、予約の可否を気にすることなく展示会を開催可能です。この貸し会議室が持つ「広さの融通が利きやすい」というメリットは、展示会以外の用途においても重宝されています。

来訪しやすい場所で展示会を開催できる

貸し会議室は、ターミナル駅付近に数多くあるため「アクセスしやすさ」に優れています。来場者が訪れやすい分、多くの顧客や見込み客に商品やサービスを見てもらえます。また、会場周辺の目にとまりやすい場所に、注意を引くパネルや案内板を配置しておけば、展示会が開催されていることを知らない人にも来てもらいやすくなるでしょう。ちょっとした観光やショッピングのついでに、展示会へ立ち寄ってもらえる可能性も高くなります。

商品や展示物のイメージにあった場所を選べる

展示会を成功させるには、商品を並べるだけではなく、来場者に強いインパクトを与えることが重要です。貸し会議室であれば、展示会のコンセプトや商品のイメージにあわせて会場を選べます。例えば、女性向けの商品の場合は、ナチュラルな内装に日当たりのいい会場を、クラシックなイメージの商品なら、シックな雰囲気の会場を選ぶと、コンセプトが伝わりやすくなります。イメージにあった会場で展示会を開催すれば、来場者によい効果を得られるでしょう。反対に、会場の雰囲気が商品や展示物のイメージに合っていないと効果が薄まってしまう場合もありえます。

豊富な備品・設備

貸し会議室のメリットとして、テーブルやイス、プロジェクター、音響など備品や設備が充実している点が挙げられます。必要な数だけ借りられ、展示内容に合わせてセッティングも可能です。このような設備は、貸し会議室によって費用に組み込まれている場合もあれば、別途費用がかかる場合もありますが、自前で用意をするよりは安く抑えられることが多く、用意する手間も省くことができます。これらの備品に加え、貸し会議室はネット環境も充実しているため、オンラインを使った展示会の開催も可能です。

貸し会議室で展示会を開催する際の注意点

貸し会議室で展示会を行う場合、展示物の大きさや数を明確にし、「部屋に入るかどうか」を確認する必要があります。例えば、大きな展示物の場合、入口に引っかかって入らないということもありえます。さらに音を出すもの、匂いのあるものは会場への確認と周囲の配慮が必要です。また、貸し会議室の運営会社によっては、禁止事項がいくつか存在します。基本的に「室内を汚さない」や「予約時に決めた以外の用途で使用しない」といった、一般的なマナーを守って利用すれば問題ありません。ですが、規約を守らないと、場合によっては違約金の発生、退場を要請されるケースもありえますので、展示会を開催するのに利用規約を確認して「禁止事項に抵触しないか」を事前に把握しておきましょう。

新しいカタチの展示会が生まれた

新型コロナウイルスによる規制・自粛により、展示会の開催が難しい状況が続きました。展示会も、コロナウイルスの感染対策をしつつ、徐々に開催されるようになっています。そんな中、画期的な展示会が開催されました。

AP品川

[PHASE] オンラインとリアルの間・展示会の新形式｜フェーズ・フェイズ

「半リアル・半オンラインの展示会」である［PHASE］は、品川駅から徒歩6分の場所にある貸し会議室「AP品川」で開催されました。［PHASE］では、来場者は会場で製品を実際に見ることができ、商談はオンライン会議アプリの「ZOOM」を使い行います。出展者はというと会場ではなく、遠隔で参加することに。そのため、日本全国・世界中からどこでも参加可能、交通費や宿泊費によるコストがかかりません。来場者にとって［PHASE］のメリットは、出展者が不在のため製品を自由に見られるところです。出展者がいると声をかけられるため、じっくり見ることが難しくなります。［PHASE］では展示台を工夫し、基本的に1人で見られるようにしました。オンライン上で実施されるセミナー「ウェビナー」のような新形態が定着したように、展示会でも新形態が生まれ始めています。