様々な使い方

貸し会議室で会社説明会・オンライン説明会を行う

更新日：2023年08月08日

「企業説明会は、新卒者や転職者に対して、自社のアピールができる貴重な機会です。企業説明会の良し悪しで、就職希望者数は大きく変化するため、「優秀な人材をたくさん確保したい」という企業担当者にとって、企業説明会は何よりも注力をしたいイベントでしょう。
そんな企業説明会の開催候補地は数多くありますが、企業と参加者の両方にメリットがある「貸し会議室」を推奨します。

目次

貸し会議室で会社説明会はできるの？

貸し会議室は、名前にある通り「会議またはミーティングをする場所」と思われがちですが、会社説明会の会場に使われることも珍しくありません。「新卒者や転職者向けに会社説明会を開きたい」という企業担当者の方であれば、貸し会議室の利用をぜひご検討ください。
もちろん、自社で会社説明会を開催することも可能ですが、昨今は通信機器と技術の発達に伴い、セキュリティ上の理由から外部の人間の立ち入りが難しいケースもあります。高まるセキュリティリスクを懸念して「説明会は社内で開催しない」という企業も少なくないのです。また、令和の現代は新型コロナウイルスの影響により、感染症対策として会社説明会をオンラインで開催する企業も多くなってきました。
情報漏洩と感染拡大のどちらも、企業担当者にとって「何よりも避けたいリスク」であることは言うまでもありません。端的に言えば、貸し会議室は先に挙げたセキュリティリスクと感染リスクを両方避けた上で、安全に会社説明会を開催できるのです。ここでは、貸し会議室で会社説明会を行うポイントや注意点について詳しく説明します。

会社説明会を行う際のポイント

会社説明会は、会社の概要や業務内容、募集職種を説明するもので、就職希望者に対して「自社の魅力を伝えること」が目的です。アピールを上手に行うほど、企業への応募が増えて、人材の確保がしやすくなります。しかし、自社の情報をいろいろ伝えようとしても、学生や求職者の印象には残らない可能性があります。別の会社の情報が入ってくると次第に忘れていき、応募先を絞る段階で選択肢に入るのは難しいでしょう。
多くの就職希望者に選んでもらうためにも、会社説明会は「印象に残る工夫」をしなければなりません。
具体的な方法としては、参加者からの質問を促すように工夫し、質問に回答をして社内の生の情報を提供しましょう。企業情報はホームページやSNSなど、すでに発表された情報ではなく、新しい情報ほど参加者に新鮮味を感じやすくなります。また、自社と他社を差別化できるポイントを絞って伝えることも大切です。印象に残りやすく自社を選んでもらう理由にも繋がります。
このほか、会場の「空間作り」も大切な要素となるでしょう。入口を開放的にして入場のしやすさを演出したり、手に取りやすい場所に会社の資料やパンフレットを設置したり、参加者が不安に感じないよう心地良い空間にしましょう。就職希望者が感じる説明会会場の雰囲気は、会社の雰囲気と直結するため、良い印象を持って選考に進んでもらえるように配慮が必要です。

貸し会議室で会社説明会を行うメリット

さて、実際に会社説明会を開く際に貸し会議室を利用すると、企業や参加者にどのようなメリットがあるのでしょうか。

会社説明会に足を運びやすい

貸貸し会議室は、足を運びやすいターミナル駅近くやオフィス街などに建てられているケースが多く、「交通の便が良い立地にあること」が挙げられます。会社説明会を開催する場合、参加者の移動の手間も配慮しなくてはなりません。とくに遠隔地に居を構える企業の場合は、会社説明会に足を運んでもらいやすくなる分、貸し会議室の利用が最適です。

会社説明会の規模によって会場を探せる

貸し会議室は、会社説明会への参加人数に合わせて部屋の規模を選べます。貸し会議室の中には100名以上を収容できる部屋もあり、規模の大きな会社説明会の開催も可能です。自社の会議スペースを使う場合、人数によっては様々な制限が生じてしまい、参加者に不便を強いてしまうことが少なくありません。結果的に、参加者にも悪い印象を与えてしまう恐れがあります。しかし、貸し会議室なら参加人数の規模に合わせることができます。高級感のあふれる内装の貸し会議室であれば、会社説明会の参加者からも好印象を持たれやすいでしょう。

会社説明会で使用する設備が充実している

会社説明会では、ホワイトボードやプロジェクター、音響といった設備が必要となります。頻繁に説明会を開催する大企業であれば別ですが、会社説明会のためだけに設備を揃えるのには、費用と設備管理の手間が発生します。貸し会議室の多くは、企業説明会の用途にも合わせて、これらの設備が整っているケースがほとんどです。メンテナンスの行き届いている分、会社説明会中のアクシデントも起こりにくいでしょう。このほか、長時間の利用する際、ケータリングやお弁当の手配ができる貸し会議室もあります。

オンライン説明会を開催できる

「オンライン説明会」とは、スマートフォンやパソコンを通して視聴するWeb上の会社説明会です。オフラインでは参加が難しい遠方や留学中の方からの参加も見込めます。貸し会議室は、設備としてインターネット環境を整えているケースが多く、オンラインでも会社説明会を開催できます。貸し会議室でオンライン説明会を行うメリットは、貸し会議室専用回線による通信の安定性とスピードにより、高画質・高音質を保ったまま会社説明会を開催できる点です。設営や問題点などがあれば施設スタッフのサポートを受けられるので、安心して会社説明会を開催できるでしょう。
ちなみに、オンライン説明会に必要な設備に関して、詳しくは「貸し会議室で使えるWi-Fiと有線LANのスペックや安全性は？」の記事をご参照ください。オンライン配信を行うにあたり必要なネットワーク回線から、ミーティングスペースAPの専有回線に至るまで、詳しく紹介しています。
冒頭で述べた通り、情報漏洩や感染症対策としても、貸し会議室は優れた効果を発揮します。以上の理由から、会社説明会を開催する際に、貸し会議室はとても頼りになるでしょう。

貸し会議室の予約時に気をつけること

会社説明会を貸し会議室で利用する場合、準備の時点で気をつけたいことがいくつかあります。以下では、貸し会議室を安心して利用するためのポイントを解説します。

開催日が決まったら早めに予約する

会社説明会を行う時期は予約が被りやすいため、早めに部屋を確保しておきましょう。ほとんどの貸し会議室はネット予約が可能なので、借りる日時とレンタルする設備を入力すれば簡単に予約できます。利用料金は申し込み後、当日から1週間以内の支払いとなります。都合が合わなくなりキャンセルする場合は、キャンセル料が必要になる可能性があるので注意しましょう。また、予約時間は準備から撤収までとなるところが多いので、会社説明会の時間だけではなく、準備と撤収の時間も見越して予約するようにしてください。

広めの部屋を確保する

参加者の数が、想定よりも多くなった場合も考え、広めの部屋を確保しておくと安心です。貸し会議室を運営する企業のオフィシャルサイトには、室内のイメージや具体的な広さが掲載されていますので、選ぶ際の参考にしましょう。貸し会議室によっては、想定より参加人数が増えすぎてしまった場合、入室を断るケースもあります。「予約後の変更は可能なのか」、「料金は発生するのか」という点に関しては、事前にサイト内で利用規約を確認しておくといいでしょう。

会社説明会に必要な設備をチェックしておく

会社説明会で必要になる設備と、貸し会議室の設備は、検討の段階で確認が必要です。設備の充実度に定評がある貸し会議室でも、貸し会議室に備え付けられていない物だけは、自社で用意しておく必要があります。メリットの項で紹介した通り、基本的な設備は貸し会議室で揃っていますが、会社説明会ではスピーチをしたり、動画やパワーポイントを流したり、ケースバイケースで必要な設備も異なります。プロジェクターやスクリーン、ホワイトボード、音響設備など、必要な備品をリストアップして抜けがないようにチェックをしてください。状況によっては延長コードやLANケーブルが必要になる場合もありますので、こういった備品がレンタルできるかもチェックしておきます。

飲食の持ち込み

貸し会議室によって、飲食の持ち込み自体がNGであったり、別途持ち込み料金が発生したり、規約が異なります。規約を把握していない外部の方が参加する会社説明会では、思わぬところで規約違反になりかねません。必ず、貸し会議室に確認した上で、会社説明会の案内資料に「飲食の持ち込み」に関する記述を入れておくようにしましょう。

ミーティングスペースAPで会社説明会を開催しよう！

上記の通り、貸し会議室における予約時の注意点は数多くあります。とはいえ、初めての会社説明会を開く場合「どうやって準備をすればいいのか分からない」という企業担当者の方も居るかもしれません。とりわけベンチャー企業のように、人事や総務に関わるノウハウが少ない企業の場合は、会社説明会の設営だけで苦労してしまうケースも多いのではないでしょうか。
そんな時は、ミーティングスペースAPにお任せ下さい。弊社ミーティングスペースAPのコンファレンスコーディネーターが、事前の打ち合わせから当日まで、イベントの開催をサポート致します。座席や設備の設営を任せることができ、さらに片付けも必要がないので、準備や撤収の時間を大幅に削減可能です。豊富な種類の会場やレイアウトを企業の希望や人数に合わせてご提案します。「会社説明会を一度も開催したことが無い」という企業担当者の方であれば、ぜひ弊社へご相談ください。
弊社AP会議室では、10名から300名以上の規模にも対応できる大小様々なレイアウトパターンから、目的にあった貸し会議室を利用できます。早めに会場を準備したい方に向けて、1年先まで予約も可能です。前もって、次年度の会社説明会の開催場所を確保することもできます。
ホワイトボードやプロジェクター、音響設備など、スムーズに進行できるように必要な設備を取り揃えました。さらに専用インターネット回線により、オンライン説明会で遅延や画像の乱れといったトラブルなく開催できます。「実際に会議室を予約したい！」、「どこから受付するの？」という方に向けて、詳しい受付・予約方法については、「ご利用の流れ」のページをご確認ください。
今回は、貸し会議室で行う会社説明会のメリットや、オンラインの会社説明会について詳しく紹介しました。
就職や転職シーズンともなれば、イベント会場やホールを通じて「合同企業説明会」が数多く開催されます。多くの参加者が訪れる企業説明会は、新卒者や転職者に自社をアピールするのに最適な場所です。とはいえ、合同企業説明会は多くの企業が参画する分「1社あたりのスペースが狭い」、「大掛かりなアピールをしにくい」という欠点があります。

そこで、企業の中にはほかの企業が参加しない「独自の企業説明会」を開催するケースも多いのです。オフラインとオンラインを問わず、貸し会議室で企業説明会を開催してみてはいかがでしょうか。会場探しにお困りの方は、ぜひ弊社までご相談ください。

AP OnLine ショールーム オープンフェアを開催しています

「決して失敗が許されない」オンライン会議やeスポーツイベントを開催するために〜〜超高速ネットワーク回線を複数完備し、さらに「まさかに備えた」バックアップ回線まで。高速かつ安心のオンラインイベントをご開催ください。常駐のスタッフのサポートもあり、機材・コミュニケーションの両面から安心して開催いただけます。あらかじめショールームで配信機器をじっくり体感・思う存分お試しいただいて、本番をお迎えください。

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