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貸し会議室の選び方

時間単位で会議室をレンタルできる貸し会議室は、選べる部屋の広さや備え付けの設備などが充実しています。会議だけに限らず、企業の説明会やセミナーなど多彩な用途で利用できる汎用性の高さが魅力のサービスです。しかし、貸し会議室は様々な用途で利用できる分、予約をしようにも「会議室の選び方がわからない」という方も少なくありません。
用途に最適な会議室を選ぶことができれば、会議やセミナーを大成功に導くことも夢ではありません。ここでは、貸し会議室を借りるべきシチュエーションや借りる時に重視するポイントなどを紹介します。当コンテンツを参考にして、目的にあった貸し会議室をレンタルしましょう。


目次

  1. 1.貸し会議室はこんな時におすすめ!
  2. 2.貸し会議室を選ぶ時に見るべきポイントは?
  3. 3.ミーティングスペースAPを利用するまでの流れ

貸し会議室はこんな時におすすめ!

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まずは、貸し会議室に最適なシチュエーションについて詳しく紹介します。


社内の会議室では狭い

企業が説明会やセミナーを開催する場合、「自社の会議室が狭い」というケースは少なくありません。もしくは、広さが十分な会議室が「ほかの社員の予約で埋まっていた」というケースもあるでしょう。貸し会議室を借りるメリットとして最たるものは、「狭さを気にすることなく会議室を使用できる」という点です。課や部署の全員が参加する大きな会議を開きたい時にも、貸し会議室は最適な環境となるのです。


出先で会議を開きたい

多くの貸し会議室は、スマホやタブレット端末から予約が可能です。例えば、出先で会議の場を確保することになった場合、スマホですぐに検索して会議室を押さえることができます。貸し会議室の中には、公式サイトからの申込みをはじめ、Googleカレンダーで申込みが可能な会議室もあります。「今まさに会議やミーティングの場が必要」という状況下においては、貸し会議室に勝るサービスはないと言えるでしょう。


社外の人との会議で利用したい

近年では、様々な業界で「事業の分業」が進み、社外の方に仕事を依頼することも多くなっています。社外への依頼に伴い、社外の方を交えた会議を行うケースも珍しくありません。会社や立場が異なる人同士が集まる分、ミーティングや会議の開催には「効率性」がより求められます。そのような中でも、参加者同士が集まりやすい場所に貸し会議室を確保することで、無駄な時間を生まずにミーティングや会議を行えるのです。
もちろん、自社で「いつでも使える大規模な会議室」がある場合、それを利用するのも良いでしょう。端的に言えば、貸し会議室は「イレギュラーな事態でも」、「場所の融通を利かせた上で」、「必要な設備と広い部屋を利用できる」というサービスなのです。


貸し会議室を選ぶ時に見るべきポイントは?

貸し会議室を利用する際は、貸し会議室を運営する企業の公式サイトで、設備やサービスの内容をチェックしましょう。ここでは、貸し会議室を選ぶ際に、確認すべきポイントについてご紹介します。


貸し会議室を使用する目的や用途を明確に


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冒頭で述べた通り、貸し会議室は、セミナー、企業研修、講演会、記者会見、発表会などで活用できます。その際最も注意したいのが、使用目的です。なぜなら目的や用途によって会場の座席形式や立地・広さ・必要な設備なども変わってくるためです。もし事情があって予約の後に広さを変更したい場合、部屋の種類が少ない会議室だと柔軟に対応ができないこともあるでしょう。人数の増減などを考慮し、バリエーション豊富な施設を選びましょう。
サービス内容や基本料金は、貸し会議室によって異なります。具体的な利用金額を把握するには、見積り請求がおすすめです。貸し会議室の運営元に事前連絡をして、下見が可能であれば、開催する会議に適切な広さかどうかチェックするのも良いでしょう。また、多くの貸し会議室は、「1時間単位」での貸出しとなっています。時間が押しそうな会議の場合、時間の調整が長めに設定できる貸し会議室を選択すると余裕を持った会議の進行ができるでしょう。


参加人数をチェック

貸し会議室を選ぶ際は、参加人数に合わせた場所を選びましょう。参加者が突然増えても、十分なスペースを確保できる貸し会議室を予約していれば柔軟に対応できます。チェックする際に気を付けることは、「収容人数だけで決めないこと」です。これは、貸し会議室の中には100人以上収容できる場所も多く、そのような会議室は最低収容人数が決まっているケースも多いためです。このほか、レイアウトの自由度も会議の進行に関わってきますので、会議の参加人数は事前にチェックしてください。


アクセス・最寄り駅をチェック

遠方から参加者が来るケースもあるので、貸し会議室はアクセスが良好な場所を選ぶことに越したことはありません。駅から徒歩5分前後で移動できる会場であるかチェックします。多くの貸し会議室は駅から近い場所にありますが、参加者の交通手段が必ずしも電車とは限りません。貸し会議室の近隣に、駐車場や駐輪場があるかどうかも確認しましょう。


機材の貸出し・持込み可否

貸し会議室を利用する際は、会場側の機材や設備はもちろん、持ち込む予定の機材が正常に動作するかテストもしておきましょう。椅子や机をはじめ、マイク、プロジェクタースクリーン、演台、音響機材など必要な機材が借りられるかもチェックします。機材によっては会場で貸出しされていなかったり、持込みの制限があったりする場所もあります。必要な設備を予め洗い出しておくことも大切です。


インターネット環境

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Web会議やオンラインセミナーのようにインターネットを使用したイベントを開催する際は、貸し会議室の通信環境の良し悪しも重要です。通信トラブルが頻発するようでは、Web会議やオンラインセミナーの進行にも影響が出てしまいます。
一方、Web会議やオンラインセミナーに限らず、インターネット環境が必要となるイベントは増加傾向にあります。そのため、昨今は通信の安定性とセキュリティの堅牢性を重視している貸し会議室も増え、インターネット環境が必要なイベントをスムーズに開催することができます。おまけに、機材のセッティングもスタッフが対応してくれる貸し会議室も多く、準備も後片付けもすべてお任せできるというメリットもあります。裏を返せば、インターネット環境が必要な会議やイベントを安全に開催するのは、貸し会議室が最適な環境と言えるのです。


その他の設備・サービス

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開催する会議によっては、社外秘となる機密事項が議題になることもあるでしょう。万が一、こういった情報が外部へ漏れてしまうと、会社の信用問題や利益損失につながってしまいます。そのため、機密事項を取扱う会議の場合は、防音設備が整っているかも確認した方が良いでしょう。また会議後、懇親会をする場合は会場内で飲食ができるか確認してください。もしケータリングサービスを利用したい場合は、利用可能か問い合わせをしましょう。ケータリングサービスを提供している貸し会議室の中にはホテルクラスの本格的なサービスを提供する場所もあります。


ミーティングスペースAPを利用するまでの流れ

実際に「貸し会議室を予約したい」という方に向けて、弊社ミーティングスペースAPにおける会議室の探し方や予約方法を解説します。


基本的な探し方


  1.  「会議室を探す」をクリック
  2.  「条件から探す」で利用したいエリア・施設名を選択する
  3.  「この条件で検索する」をクリックする

トップページから「会議室を探す」を選択後、「条件から探す」を選ぶと、利用したいエリアと施設名を選択できます。利用できる施設一覧が表示され、部屋の収容人数やレイアウト、利用料金一覧を確認できます。条件を指定後、「この条件で検索する」をクリックすると、条件に合致した会議室が表示されます。事前に条件がある程度決まっている場合は「レイアウト」、「人数」、「面積」などを選択してから検索すると、より希望に合致した貸し会議室を探せます。
なお、路線図から貸し会議室を選ぶこともできます。関東エリア、関西・東海エリアの主要駅から、アクセスしやすい貸し会議室一覧を検索可能です。路線図を見ながら最寄りの会議室をチェックできます。

予約から利用当日までの流れ


  1.  各施設に電話やEメールで問い合わせる
  2.  仮予約の受付をする
  3.  正式申し込みをする
  4.  詳細の打合せを行う
  5.  予約した会議室を利用する

目的の会議室が見つかった後は、実際に予約を行います。ミーティングスペースAPのご予約は、電話やEメールでも承っています。電話・Eメールでのお問い合わせの際、施設側から希望会場の空き状況をご返信致します(※原則1週間。仮予約中の場合キャンセル料は発生しません。また、1年より先の開催は仮予約を受け付けていない場合があります)。
貸し会議室の空き状況をご確認後、部屋を確保したい場合は、1週間の仮予約が可能となっています。各施設の利用規定をご確認の上、郵送やEメール、FAXで正式な申込み提出を行います(※収容人数分のテーブル・椅子、セッティング費用も使用料に含まれています)。
正式なお申込み後、会場で使用する音響・映像機器、使用備品、飲食準備、レイアウトなどの打合せをします。開催後に懇親会をする際は、ミーティングスペースAPと業務提携をしているケータリング会社が選択可能です。ご利用の当日は、予約時間の15分前より入室が可能となり、カンファレンスコーディネーターが会場まで案内をします。
以上が、ミーティングスペースAPを利用するまでの流れとなります。その他、「各施設のお問い合わせ先」や「ご利用料金」、「各種サービス」などについては、以下のページにてご確認ください。

>>ご利用の流れ - AP貸し会議室


>>よくあるご質問 - AP貸し会議室


今回は、貸し会議室の選び方や確認すべきポイントについて詳しく紹介をしました。先の記述通り、貸し会議室には「会議室の選び方」や「最適なシチュエーション」があります。とはいえ「初めて貸し会議室をレンタルする」という方だと、なかなか最適な会議室が選びきれないというケースも少なくないでしょう。もしも、「会議室の選び方で相談をしたい」という方は、ミーティングスペースAPにぜひお問い合わせください。ミーティングスペースAPでは、経験豊富なスタッフが目的に合わせた貸し会議室のご紹介をはじめ、設営から撤収に至るまで丁寧にサポート致します。


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