ウェビナーに貸し会議室を使う
更新日：2025年4月11日
ウェビナーは、会場を借りて人を集めるセミナーとは違い、配信環境や機材などの準備が非常に重要なポイントとなります。「自社でもウェビナーを開催したいけど、どう始めたらいいかわからない」「通信環境や機材に不安がある」と感じている企業担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ウェビナー開催に必要な準備や、成功のためのポイント、おすすめの配信会場選びについて詳しくご紹介します。
ウェビナーの定義とは？
ウェビナーとは、「Web（ウェブ）」と「Seminar（セミナー）」を組み合わせた言葉で、インターネット上で開催されるセミナーや講演会のことを指します。
オフラインのセミナーのように会場に人を集める必要がなく、主催者も参加者もそれぞれの場所からオンラインで参加できるのが大きな特徴です。ZoomやYouTubeなどの配信ツールを使い、リアルタイムで講義を行ったり、事前に収録した動画を配信したりと、形式も柔軟です。
また、チャットやQ&A機能を使って参加者との双方向のやりとりができるのも魅力のひとつです。会場費や移動の手間がかからず、大規模な集客も可能なため、近年では企業のマーケティングや採用活動、研修、商品説明会など様々な場面で活用が広がっています。録画したものを後日アーカイブ配信ができる点も、情報発信の手段として高く評価されています。
ウェビナー開催に必要な準備
開催目的やテーマ・内容の企画
ウェビナーを成功に導く第一歩は、「誰に、何を、なぜ伝えるのか」という開催目的の明確化です。
目的が固まれば、自ずと「テーマ」「コンテンツ内容」「話す順序」「講師の選定」などが具体化していきます。
また、ビジネス目的のウェビナーであれば、「顧客獲得」なのか「認知向上」なのか「既存顧客の教育」なのかによって、構成や進行も変わってきます。
アンケートを使って次回施策に活かすのか、アーカイブ動画を後日共有するのかなど、開催後の展開も見据えて企画を練ることが重要です。
開催規模の決定
目的やターゲットが定まったら、次に開催規模を決めましょう。参加人数によって必要なツールや体制が大きく異なるため、初期段階での見極めがカギです。
10人程度の小規模なら、講師1名＋進行役でも十分対応可能です。
100人を超える中〜大規模ウェビナーでは、受付担当・Q&A担当・技術担当など複数の運営スタッフが必要になります。
また、参加者が多くなるほど「通信の安定性」や「音声トラブルへの対応力」が求められます。
場合によっては、事前に定員を設けて「事前登録制」にすることで、想定外の負荷や混乱を防ぐこともできます。
機材・ツール・配信環境の選定
ウェビナーツールはzoomが一般的ですが、最適な環境で配信をするなら、パソコン、カメラ、マイク、ライト(照明)のスペックをそれぞれ整えておく必要があります。
使用する機材にもこだわることで、視聴者の満足度が大きく変わります。
カメラ：顔がぼやけない程度のHD画質推奨
マイク：ノイズが少なく、声が明瞭に聞こえるもの（ピンマイクがあるとベスト）
照明：顔にしっかり光が当たるよう、リングライトなどを使用
インターネット回線：有線接続が推奨。目安は「上り速度6Mbps以上」
しかし、これらを一から揃えるにはコストも手間もかかります。そこでおすすめなのが、専用設備が整っている貸し会議室を活用することです。
私たちミーティングスペースAPでは「AP OnLine」というオンライン専用サービスをご用意しています。施設だけの専有回線を使用しており、万が一のためのバックアップ回線もありますので、“安心”と“速さ”をご提供可能です。自社のネットワーク環境に不安を感じている方や、ネットワークに関するトラブルにも万全に備えておきたい方は、ぜひご利用ください。
告知・集客
どんなに質の高いウェビナーを用意しても、人が集まらないことには意味がありません。
そのためには、集客スケジュールを逆算して告知活動を行うことが必須です。以下のようなチャネルを活用して、効果的にプロモーションを進めましょう。
自社Webサイトやブログ
SNS（X、Facebook、Instagramなど）
メールマガジン
広告（Google広告、SNS広告など）
パートナー企業との協業・相互送客
さらに、参加することでどんなメリットがあるのか（例：業界動向の把握、新たな知見の獲得、特典付き）を明確に打ち出すことが重要です。
ターゲットに合わせて、ウェビナーを開催する時間帯も工夫してみましょう。例えば、最近のトレンドとして「ランチタイム開催」が注目を集めています。業務の合間に視聴しやすく、参加率が高まりやすいメリットがあります。
リハーサルとバックアップ体制の準備
ウェビナー開催前には、必ずリハーサルを実施しましょう。接続確認・音声チェック・進行の練習・タイムスケジュールの確認は必須です。
また、万が一のトラブルに備えて、以下も準備しておくと安心です。
予備の機材（マイクやパソコンなど）
スライドの紙ベース・PDF保存版
通信が途切れた場合の連絡手段（電話・チャット）
録画機能の事前チェック
ウェビナーの成功には、入念な準備と信頼できる開催環境が欠かせません。以上を踏まえた上で、機材・環境・人員すべてが揃っている場所での開催が、主催者にとっても参加者にとっても最良と言えます。
ウェビナー実施を検討しているものの、「やり方が分からない」「開催できる環境が整っていない」と感じている企業のご担当者様のために、私たちミーティングスペースAPではウェビナー開催のサポートをしております。プロ仕様の機材に加え、配信トラブルを防ぐ高速回線も取り揃えています。専任スタッフが常駐しており、当日のトラブルにも即時対応可能ですので、安心してウェビナーに集中できます。
ウェビナーを開催するならミーティングスペースAPがおすすめ
ここからは、ウェビナー配信の会場としてミーティングスペースAPを利用するメリットについて詳しく解説します。
すべての施設が駅近(アクセス良好)
東京・横浜・名古屋・大阪の各エリアに施設があり、いずれも主要ターミナル駅から徒歩5分圏内という好立地です。また、複数の路線が利用できるエリアが多く、周辺には宿泊施設や駐車場もあるため、遠方から講師を招待する際にも便利です。
部屋の種類が豊富
10名から利用できる小さなスペースや300名以上を収容できるスペースなど、利用人数に合わせて部屋を選べる点が特徴です。
そのため、講師やパネラーのみが出演する小規模なウェビナーから、オーディエンスを交えた大規模なウェビナーまで、様々な規模のウェビナーが開催可能です。さらに、東名阪をまたぐ多元中継の実施も可能です。
ウェビナーに必要な機材や設備が揃っている
ウェビナー実施に必要な配信機材や設備が充実している点も、ミーティングスペースAPの大きな魅力です。
ただ揃っているだけではなく、業界最高レベルのものをご用意しておりますので、高品質なウェビナー配信が実現できます。
また、オンライン配信専用サービス「AP OnLine」もご用意しています。詳細は次の項目にてご紹介します。
オンライン配信に特化したサービス「AP OnLine」とは？
ウェビナーを開催するなら、ミーティングスペースAPのオンライン配信専用サービス「AP OnLine」をご利用ください。シンプルなプラン内容、業界最高峰の高速インターネット回線、専任スタッフのサポートが備わっており、ウェビナーの配信を安心かつ快適に開催できます。
シンプルなプラン内容
AP OnLineのプランは5つあり、どのプランもシンプルでわかりやすいのが特徴です。
シンプルなWEB会議におすすめの「コンパクト配信プラン」
プロジェクター+スクリーン+音響設備もご使用いただける「スタンダード配信プラン」
選び抜かれた機材を追加。使いやすさを極めた「スタンダード・プラス・ハイブリッドパック」
配信オペレーターによる撮影・配信サポートがある「フルセット配信プラン」
収録から編集までのすべてをワンストップで「収録・編集プラン」
ウェビナーの開催規模やお考えの演出に合わせてご選択いただけるので、無駄なコストがかかってしまうことはありません。
業界最高峰の高速インターネット回線
AP Onlineでは、施設専有の高速回線を備えているのが特徴です。通信局と直接接続しているため、ほかのユーザーからの影響を受けにくく、安定した通信速度を実現しています。
有線接続時のアベレージは下り800～950Mbpsであり、DVD1枚分（4.7GB）のデータが45秒でDLできます。
また、有料オプションとしてバックアップ専用回線（NURO）もご用意しています。2回線あることで、片方にトラブルが起きても対処が可能です。そのため、失敗が許されないウェビナー配信も安心して行うことができます。
専任スタッフのサポート
その時々の条件やご要望に合わせたカスタムオーダーにも、専任スタッフが丁寧に対応しています。
「スタンダードWEB PLANを使いたいが配信オペレーターのサポートもほしい」「配信オペレーターとカメラマンをもう少し多めに手配したい」など、細かなご要望がありましたらお気軽にご相談ください。丁寧なヒアリングのあと、最適な配信プランをご提案します。
また、ウェビナーの当日も専任スタッフが常駐しているため、もしトラブルが起きても即時に対応できます。
これからウェビナー開催を検討している人は、是非「AP Online」をご検討ください。
