会議のお役立ち情報

何が違う？さまざまなレンタルスペース・貸し会議室

レンタルスペースにはさまざまな名称や広さ、用途などがあり、何が違うのか、また、どのように使い分ければいいのかが、よくわからないという方も多いでしょう。中には、呼び方は違ってもほとんど中身は同じものを指していることもあります。それぞれについて、どのような施設なのかをご紹介していきましょう。

コワーキングスペース

コワーキングスペースとは、リモートワークやフリーランス、起業家などの仕事をする場所の縛りなく働いている人達が集まって形成された共同オフィスのことです。1人用に区切られた場所やオープンスペース、ミーティングルームなどのさまざまなスペースがあり用途によって使いわけられます。

主な用途としては、クライアントとの打ち合わせや、社内会議などを行うための会議室として利用できます。コワーキングスペースの多くは、オープンスペースと個室の両方に会議室として利用できるスペースを設けていることがほとんどです。クライアントとの打ち合わせや社内の機密情報を扱うような会議の場合には個室を利用し、カジュアルな社内の会議ではオープンスペースを使うなどの使い分けができます。

この他にもコワーキングスペースは、後述するワークスペースとして利用することも可能です。隣との仕切りがあり、PCを置くスペースと椅子が一脚あるパーソナルなスペースが設けてある場所では、個別のワーキングスペースとして利用することができます。

ワークスペース

ワークスペースとは、主にPCとネットを使用して仕事をする職種の方（リモートワーカーやテレワーカーなど）が1人で作業できる空間を指しています。個室や隣との仕切りがある場所、オープンスペースなどさまざまな形があります。

ワークスペースは、リモートワークやフリーランスの人が集中して仕事をするために利用するのに適しています。個室が多く、1人～少人数で使用できるところが多くあります。外部からの音などを遮断できるため、集中して仕事をしたい人の利用に向いています。少人数での会議もできます。

ミーティングスペース

ミーティングスペースとは、いわゆる会議室のことで、数人から大人数までが集まって、さまざまな用途で利用できる［空間］を指しています。空間の大きさもさまざまで、レイアウトや利用機材などは、その用途によって自由にカスタマイズできるのが最大の特徴です。

具体的な用途として、小さな個室であれば、クライアントとの打ち合わせや社内や部署内での会議、採用面接などを行うことに適しています。オープンスペースであれば、研修やセミナー、大規模な試験やパーティーまで、自由にレイアウトした多彩な空間を作り出すことができます。

ビジネスセンター

ビジネスセンターとは、ホテルの中に設けられたパソコンなどのOA機器が設置されているワークスペースのことです。インターネット環境があり、コピー機やFAXが設置されているところがほとんどです。個人で使用するスペースから、数人～20人程度で利用できる部屋があるホテルもあります。

ビジネスセンターはホテル内にあるため、出張で訪れた時などに仕事をするのに適しています。数人で利用できるような机と椅子がある場所は、少人数での打ち合わせにも利用できます。コピー機やFAXも設置されているところが多いのも便利ですね。

このように、いずれも意味や用途などが似通っており、企業や施設によっては混同して使われることも多いため注意しましょう。いずれの施設も、希望の日時や条件に合う場所を探してWebで予約、決済をするのが一般的です。当日は、スマホなどに送られてきたQRコードやパスワードを使って入室し、時間になったら退出するという流れです。時間貸しで借りることが多いのですが、月額で借りられる場所もあります。1ヶ月単位の定額制で、空いていればいつでも何時間でも使えるところもあります。

レンタルスペースと貸し会議室は何が違うの？

さて、レンタルスペースの種類を把握できたところで、なじみのある名称の「貸し会議室」と、どう違うのか？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。実際には、「レンタルスペース」と「貸し会議室」は混在して使用されており結論からいえば、意味合いや用途はどちらもほとんど変わりはないと言えるでしょう。

しかしながら、「貸し会議室」は、その名前から「会議にしか使用できない」という印象を抱かれがちですが、実際はあらゆる用途に利用できます。ビジネス会議はもちろんのこと、セミナー会場や面接会場、テレワークやサテライトオフィスに至るまで、レンタルスペースと同じように使うことができます。おまけに、施設によっては広大な広さを備えた会議室も多く、数百名規模の参加を見込んだイベントを開催することも可能です。

中には、それぞれを使い分けて使用するケースもありますが、「どちらも同じように利用できる」という認識で構いません。

レンタルスペース・貸し会議室を使用するメリット

レンタルスペースは、自社にちょうど良いスペースがない場合に、用途に合わせた広さや設備の場所を借りられます。レンタルスペースを使用するメリットについて、詳しくご紹介します。

最適なレイアウトを選択できる

会議の参加人数や目的に合ったレイアウトを選べるというメリットがあります。

自社の会議室の場合、大きさや椅子の数などが決まっているため、参加人数を制限する必要がありますが、レンタルスペースは、目的に合ったものを選択できます。デザイン性の高いおしゃれな会議室でクライアントとの打ち合わせを行う、開放的でリラックスできるミーティングスペースでアイデアを出し合うなど、従来の「会議室」のイメージとは異なる場所を選べば商談やミーティングを気持ち良く行えます。仕事へのモチベーションアップにもつながるかもしれませんね。

会場への交通の便が良い

レンタルスペースは、ターミナル駅の近くや交通の便が良い場所に多いのがメリットです。特に社外の人も参加する場合には、移動時間の負担を減らすことができるのも嬉しいポイントでしょう。とりわけ出張で地方から来た人などは、交通の便が良いほうが喜ばれます。交通の便が良い場所に会社を構えるとコストがかかりますが、必要な時だけレンタルスペース・貸し会議室を利用することで、コスト削減にもなります。

設備や備品が充実している

レンタルスペースは、プロジェクターやスクリーン、ホワイトボード、Web会議やLive配信システムなどの設備や備品が充実しています。事前に申し込みをすれば、さまざまなものを用意してくれます。中には感染予防策が心配な方も多いと思いますが、サーキュレーターや空気清浄機などが常備されている施設がほとんどで、感染予防対策も充実しています。

備品を購入するよりも、必要な時だけレンタルしたほうがコスト削減になります。また、コーヒーや軽食の手配、ケータリングサービスや食事の手配を行っている場所もあります。設備の充実性と優れた交通の便から、レンタルスペースは用途を選ばない汎用性の高さが魅力の空間といえるでしょう。

レンタルスペース・貸し会議室を使用するデメリット

レンタルスペースは、便利なことも多いですが、その一方でデメリットもあります。

利用頻度が増えるとコストがかさみやすい

レンタルスペースは、利用頻度が高くなればなるほど割高になってしまいます。賃料と比較すると、かなりの差が出てしまうため、あらかじめ利用回数の制限を設けるなどの対策が必要です。自社の会議室でも調整すれば間に合う場合は自社の会議室を利用しましょう。また、利用料と合わせて移動交通費などもかかる場合があるのでご注意ください。

急に利用したい場合に借りられないことがある

急遽レンタルスペースなどを利用したくなった時、空いているとは限りません。レンタルスペースは事前に予約する必要があるため、急な会議には対応できないこともあります。ですが、レンタルスペースによっては、条件に見合った別のレンタルスペースを案内してくれるので、イレギュラーな事態でも安心してスペースを借りられます。

具体的な広さがつかみにくい

レンタルスペースには、収容可能人数や部屋の広さなどが記載されています。可能であれば事前に下見を行い、部屋の広さや雰囲気を確認しておきましょう。実際に下見をすると、思っていたよりも「狭いな」とか「広すぎたかな」ということを避けることができます。また、下見をすれば、最寄り駅からの行き方も確認しておけるので安心です。さらに昨今は、3Dで施設スペースの広さを確認できる「パノラマビュー」を採用する施設も増え、下見が難しい場合はこちらを利用しても良いでしょう。

レンタルスペース・貸し会議室を選ぶポイント

レンタルスペース・貸し会議室を効率良く利用するために、選ぶポイントをご紹介します。

ミーティング、打ち合わせで利用する場合

ミーティング、打ち合わせで利用する場合のポイントは、以下の4点です。

• 参加人数
• 会議室のレイアウト
• 通信環境
• 交通アクセス

レンタルスペース・貸し会議室は、収容可能人数が設定されています。参加者が増えた場合を考慮して、少し広い部屋を予約しましょう。あまり広すぎると無駄にコストがかかってしまうので、ご注意ください。

また、レイアウトも重要です。座席のレイアウトによって、収容人数も変わってきます。ミーティングの場合には、参加者全員の顔が見渡すことができる「ロの字型」を選択する場合が多くなっています。スクール型と比較すると同じ人数が参加した場合、より広いスペースが必要となります。

Web会議で利用する場合には、通信速度や接続が安定しているか、セキュリティ面のチェックも必ず行いましょう。ミーティング、打ち合わせの場合は、複数人が参加することになるため、交通アクセスが良い場所を選ぶと良いでしょう。駅から打ち合わせ場所に行く途中、または打ち合わせ場所の近くにコンビニがあると便利です。

ミーティング・打ち合わせに最適なレンタルスペースや貸し会議室当については、以下のページでも詳しく紹介をしています。コンテンツを参考にし、レンタルスペースの予約を検討してみてください。

セミナーで利用する場合

セミナーで利用する場合のポイントは、以下の3点となります。

• 参加人数
• 備品の確認
• 交通アクセス

セミナーで利用する場合には、座席のレイアウトはスクール型にすると良いでしょう。目安となる収容人数とほぼ同等の部屋で問題ないでしょう。セミナーで使用するプロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどの備品があるかの確認を忘れないでください。参加者が集中できるような部屋を選ぶのがおすすめです。

交通アクセスが悪い場所だと、セミナー参加者が迷って遅刻してしまいスムーズにスタートできなくなる可能性があるので、できるだけアクセスの良い場所を選びましょう。このセミナーにおすすめのレンタルスペース、貸し会議室は、以下のページでもご参照いただけます。

個人の仕事スペースとして利用する場合

個人の仕事スペースとして利用する場合は、自分の好みに合わせましょう。完全に個室のほうが集中できるという方は個室を選んだり、おしゃれなスペースを選んでモチベーションを上げたりしても良いかもしれません。不特定多数の人が利用するので、清潔で感染症対策をしっかり行っている場所を選ぶと良いでしょう。

さまざまな観点からレンタルスペースを選ぼう

今回は、さまざまなレンタルスペースについてご紹介しました。

需要が多いため、新しいレンタルスペースが続々とオープンしています。おしゃれで開放的な場所が多く迷ってしまう方も多いでしょう。まずは目的に合った場所を選ぶことが最も大切です。それでも迷った時には、感染症対策をしっかりと行っている場所を選ぶと良いですね。

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