会議のお役立ち情報

オンライン会議（WEB会議）のプレゼンとは？

オンライン会議はWEB会議とも呼ばれ、インターネットを通じて遠方の人ともリアルタイムで会議を行うことができます。マイクとカメラをつなぐことで、実際に顔を合わせるようにオンライン上で会議を行えるのです。さらにオンライン会議のURLを共有することで、複数の場所から会議に参加できます。

その特性上、オンライン会議で行うプレゼンも、インターネットを通じて参加者に披露をする形になります。パソコン上に表示される資料は、画面共有も可能です。そのためPowerPointなどのツールを用意すれば、オンラインでプレゼンテーションを行うことができます。通常のオフラインの会議ですと、資料データを紙に印刷することが多いでしょう。しかし、オンライン会議では、画面をそのまま共有するので印刷する必要がありません。そのため実際の会議よりも、さまざまな資料を見せて会議ができます。通信機器と技術が著しく発達した、現代ならではの会議方法といえるでしょう。

オンライン会議のプレゼン資料はどうやって準備をする？

オンライン会議でも、一般的な会議と同様に「PowerPoint」や「Googleスライド」などを用いてプレゼンを行うことができます。オンライン会議と一般的な会議とでは、会議の参加方法が「インターネット越しか対面か」の違いでしかありません。「大きな声で話す」「ジェスチャーを取り入れる」といったプレゼンを上手に行うコツは、対面の会議とオンライン会議のどちらでも通用します。

ですが、オンライン会議の参加者はカメラやスピーカーを通じてプレゼンの発表を見ることになるため、対面の会議よりも視覚的、聴覚的に内容が伝わりにくい特徴があります。そのため、プレゼン資料も「文字や図形を大き目にする」「デザインを極力シンプルにする」といった、ラップトップPCなどの小さな画面越しでも情報が伝わりやすくする配慮が不可欠です。また、オンライン会議は一般的な会議と違って、紙媒体の資料を参加者に見せることができません。そのため、資料を見てもらいながらプレゼンを進める場合、事前にデータで資料の共有が欠かせません。

なお、オンライン会議を行う場所の通信環境が劣悪だと、プレゼン中に「映像が乱れる」「音声が途切れる」といったトラブルに苛まれやすくなります。資料自体は優れていたとしても、通信環境が悪かったためにプレゼンが失敗に終わってしまうケースもしばしばです。したがって、オンライン会議でプレゼンの配信を行う場合は、貸し会議室のように通信設備が整った場所を選びましょう。

オンライン会議におすすめの貸し会議室の選び方については、コンテンツの後半で詳しく紹介します。ちなみに、会議における資料作りのコツは別コラムでも解説をしているので、詳しく知りたい方であれば以下のページをご参照ください。

⇒会議の資料作りのコツとは

オンライン会議用資料の3つ注意点

オンライン会議の資料は、通常の会議と違って注意が必要な点があります。その理由は、直接手渡しや印刷ができないからです。例えば、手元に資料があればじっくりと目を通すことができます。しかし、オンラインでは画面上で見なければなりません。そのため、いつも以上に見やすい資料が求められるのです。ここでは資料作成についての注意点を3つに絞って紹介します。

1. スライドに複数のメッセージを入れない
2. 資料には文字と併せて図形を利用する
3. データは数字よりもグラフで表す

1.スライドに複数のメッセージを入れない

最初の注意点として、1つのスライドに複数のメッセージを入れないことを心がけましょう。これは1枚のスライドに複数のメッセージがあると、伝えたい部分が曖昧になる可能性があるためです。オンライン会議は、参加者が直接その場にいないため、通常の会議よりも集中力が保ちにくい特徴があります。そのため、1つのスライドで長時間説明してしまうと、相手の記憶にも残りにくくなるのです。1つのスライドにメッセージを1つとすることで、スライドを素早く切り替えやすくなり、相手の注意をひきつけることができます。

2.資料には文字と併せて図形を利用する

オンライン会議では、資料を自分のPC上で確認します。そのため文字情報が多いと、相手は内容を理解するのに時間がかかってしまいます。まだ相手が読み終わっていないうちに、次の資料の説明をはじめてしまうと、その時点で会議の内容の理解度が下がってしまうのです。そこで、プレゼンの資料には文字と併せて図形を利用し、理解のしやすさを向上させましょう。

3.データは数字よりもグラフで表す

プレゼンでデータを報告する際も、数字はできるだけグラフなど視覚的に理解しやすいものにしましょう。数字をただ羅列しただけの資料だと、視覚的なわかりにくさから、参加者の集中力も低下しやすくなります。グラフ以外にも、伝えたい箇所の色を変えるなど目で見てすぐにわかる資料を作るよう心がけてください。

オンライン会議のやり方・開始の手順

プレゼン資料の注意点を紹介できたところで、オンライン会議のやり方について解説をします。

オンライン会議は、一度やり方を覚えてしまえば、次から簡単にできるはずです。遠方の人とも会議ができて大変便利なので、ぜひここでやり方をマスターして実際に使ってみましょう。ここでは、オンライン会議への参加方法ではなく「実際にオンライン会議を開催する」という立場で、具体的な手順を紹介します。

1. 専用のアプリをダウンロードする
2. 日時を決定し予約する
3. マイクやカメラの動作をチェックする
4. 参加者の入室を許可する

1.専用のアプリをダウンロードする

オンライン会議を行うためには、まず専用のアプリをダウンロードしましょう。現在は、「Zoom」や「Google Meet」といったオンライン会議を目的としたアプリも多く、機能に併せて好きなアプリを選ぶことができます。アプリのダウンロード自体は、無料なものがほとんどですが、企業で導入する際は利用料金が発生するものもあります。具体的な機能と併せて、発生する費用についても考慮して選ぶようにしましょう。

2.日時を決定し予約する

アプリのダウンロード後は、オンライン会議の日時を決定します。アプリによっては、事前に日時を決定して予約をする必要があります。1つのIDを会社で共有して使っている場合は、同じ時間帯に別の会議を開催できませんので注意しましょう。中には、同じ時間帯に会議を2つ開催できるアプリもありますが、オンライン会議を行う頻度が多い企業の場合、IDを複数個確保しておくのが賢明です。

日時の決定した後は、発行されたURLを会議の参加者に共有します。発行したURLをクリックすることで、その相手とオンライン会議ができる仕組みです。URLはワンクリックですぐに作られることが多いので、早めに相手に送っておきましょう。オンライン会議中に見てもらいたい資料があれば、このタイミングで渡しておくのも手です。

3.マイクやカメラの動作をチェックする

会議の前に、自分のマイクとカメラがきちんと作動するのかを確認しましょう。会議は、相手の時間を使って行いますので、マイクとカメラのセッティングが悪いと、設定作業に時間をとられてしまいます。初めてオンライン会議を開催する場合は、社内で一度テストをしておくのも良いでしょう。

4.参加者の入室を許可する

予約した時間になれば、先の手順で発行したURL先に会議の参加者が集います。その際に、主催者であるあなたが許可をしないと相手が画面に映らないアプリやサービスもあります。この場合は会議が始まる前に入室をしておき、時間になったら参加者に許可を出せるようにしておきましょう。

以上の手順を踏むことで、晴れてオンライン会議が行える仕組みです。とはいえ、企業によっては通信環境が整っていない他、プレゼンを行う場所を確保するのが難しいというケースもあるでしょう。そんな時は、時間単位で会議室をレンタルできる貸し会議室を使ってみてはいかがでしょうか。

オンライン会議で貸し会議室を利用する3つのメリット

貸し会議室は、交通の要所となる駅の近くに建てられていることが多く、アクセス性に優れています。企業でオンライン会議を行う際にも、容易に足を運びやすいでしょう。この他にも、貸し会議室でオンライン会議を行うと、以下のようなメリットを享受できます。

1. 機材のセッティングを代行してくれる
2. オフラインとオンラインのハイブリッドで会議を開催できる
3. 万全のセキュリティ体勢が整っている

1.機材のセッティングを代行してくれる

貸し会議室の多くは、オンライン会議に必要な機材のセッティングを代行してくれるサービスが備わっています。マイクや配線、カメラのセッティングと後片付けを行ってくれるので、IT機器に詳しくない方でも容易にオンライン会議を行うことが可能です。会議に使用するプレゼン資料などは企業で用意する必要がありますが、貸し会議室を使えばオンライン会議の準備にかかる手間を大幅に削減できます。

2.オフラインとオンラインのハイブリッドで会議を開催できる

次のメリットは、貸し会議室であればオンラインとオフラインのハイブリッドが実現できる点です。例えば、オンライン会議のプレゼンを複数人で行う場合、事前にプレゼンを行うメンバーが貸し会議室に集まり、対面の打ち合わせを行うこともできます。ミーティングを終えた後に、万全の準備でオンライン会議のプレゼンを行うといったことも、貸し会議室であれば可能となります。

3.万全のセキュリティ体勢が整っている

通信環境が整っている貸し会議室は、高いセキュリティ性を備えているため、プレゼンの内容が外部に流出する可能性も少ないという利点があります。特に、オンライン会議のプレゼンは気密性の高い企業の情報を扱うケースも多く、情報漏洩を防げるセキュリティ性の高い環境が不可欠でしょう。おまけに貸し会議室は、防音性の高い部屋がほとんどなので、物理的な形でも情報漏洩を防ぎやすい環境が整っています。

オンライン会議に使う貸し会議室を選ぶ3つのポイント

オンライン会議に最適な貸し会議室を選ぶ際のポイントを3つに絞って紹介します。

1. 必要な機材が整っているところを選ぶ
2. 広さがしっかりとある会場を選ぶ
3. アクセスしやすい場所を選ぶ

1.必要な機材が整っているところを選ぶ

オンライン会議を開催するには、パソコンや通信環境をはじめ、延長コードやホワイトボード、カメラ、マイクなどが必要となることしばしばです。貸し会議室に備わっている機材は、サービスを提供する企業によって大きく異なります。オンライン会議で貸し会議室をレンタルする際は、必要な機材や道具を予め洗い出しておき、レンタルできるかどうかも確認しておきましょう。機材によってはレンタルが有料というケースがありますので、これも事前も調べておきましょう。

2.広さがしっかりとある会場を選ぶ

複数人で貸し会議室を利用する場合はしっかりとした広さがあるか確認しておきましょう。部屋が狭いと、プレゼンの際にカメラのセッティングに苦労をすることもあります。会場の値段だけでなく、参加する人数で十分な広さがあるかも事前に確認しましょう。

3.アクセスしやすい場所を選ぶ

3つ目のポイントは、アクセスしやすい会場を選ぶことです。多くの貸し会議室はアクセス性に優れているものの、ビジネスでオンライン会議を行う場合であれば、職場から近い場所を選ぶと良いでしょう。ですが、参加者が複数の場所から来場するケースにおいては、参加者全員が足を運びやすい会議室を選んでください。遠方からの訪れる方がいる場合、新幹線や飛行機を利用したアクセス性に関しても考慮する必要があります。

とはいえ、オンライン会議を初めて行う場合、貸し会議室の選択や機材の準備がスムーズに進まないことも多いでしょう。そんな時は、貸し会議室のサービスを扱う企業のスタッフに相談をするのが理想です。貸し会議室のサービスを展開する企業は、相談窓口を設けているケースが多く、専門のスタッフが貸し会議室選びをアシストしてくれます。

貸し会議室をレンタルする具体的な方法

最後に、貸し会議室をレンタルする具体的な方法を解説しましょう。貸し会議室のレンタル方法はサービスを扱う企業によって異なりますが、ミーティングスペースAPでは、以下のような手順で貸し会議室の予約とレンタルが行われます。

会議室の基本的な探し方

「会議室を探す」をクリック
「条件から探す」で利用したいエリア・施設名を選択する
「この条件で検索する」をクリックする

トップページから「会議室を探す」を選択後、「条件から探す」を選ぶと、利用したいエリアと施設名を選択できます。利用できる施設一覧が表示され、部屋の収容人数やレイアウト、利用料金一覧を確認できます。条件を指定後、「この条件で検索する」をクリックすると、条件に合致した会議室が表示されます。事前に条件がある程度決まっている場合は「レイアウト」、「人数」、「面積」などを選択してから検索すると、より希望に合致した貸し会議室を探せます。

なお、路線図から貸し会議室を選ぶことも可能です。関東エリア、関西・東海エリアの主要駅から、アクセスしやすい貸し会議室を検索可能です。路線図を見ながら最寄りの会議室をチェックできます。

予約から利用当日までの流れ

1. 各施設に電話やEメールで問い合わせる
2. 仮予約の受付をする
3. 正式申し込みをする
4. 詳細の打ち合わせを行う
5. 予約した会議室を利用する

目的の会議室が見つかった後は、実際に予約を行います。

ミーティングスペースAPでのご予約は、電話やEメールでも承っています。電話・Eメールでのお問い合わせの際、施設側から希望会場の空き状況をご返信致します（※原則1週間。仮予約中の場合キャンセル料は発生しません。また、1年より先の開催は仮予約を受け付けていない場合があります）。貸し会議室の空き状況をご確認後、部屋を確保したい場合は、1週間の仮予約が可能となっています。各施設の利用規定をご確認のうえ、郵送やEメール、FAXで正式な申込み提出を行います（※収容人数分のテーブル・いす、セッティング費用も使用料に含まれています）。

正式なお申込み後、会場で使用する音響・映像機器、使用備品、飲食準備、レイアウトなどの打ち合わせをします。開催後に懇親会をする際は、ミーティングスペースAPと業務提携をしているケータリング会社が選択可能です。ご利用の当日は、予約時間の15分前より入室が可能となり、カンファレンスコーディネーターが会場まで案内をします。

以上が、ミーティングスペースAPを利用するまでの流れとなります。その他、「各施設のお問い合わせ先」や「ご利用料金」、「各種サービス」などについては、以下のページにてご確認ください。

オンライン会議は事前準備が肝心

今回はオンライン会議の概要や実際のやり方、貸し会議室を利用したオンライン会議について紹介しました。

オンラインとオフラインの会議には、それぞれにメリットとデメリットがあります。状況により使い分けながら、効果的で効率的な会議をしてください。特にオンライン会議は、事前の資料作成や設備準備が大切になります。貸し会議室を利用する場合は、設備や通信環境をしっかり確認しておきましょう。