少人数歓迎のオススメ貸し会議室｜ミーティングスペースAP
採用面接や社内ミーティング、商談などの際に便利なのが、少人数で使用できる貸し会議室です。今回は、「少人数利用に最適な貸し会議室」を始め、「貸し会議室の選び方」から「具体的な予約方法」を詳しく紹介します。
新型コロナウイルス流行に伴って、社内の会議室の使用を制限する企業も少なくありません。採用面接や社内ミーティング、これまでカフェやホテルラウンジを利用していた商談なども、オンライン会議で代替されることも多いでしょう。自宅やカフェでオンライン会議をしようとすると、周りの音がノイズになってしまい、会議の進行を妨げてしまう場合があります。そんな時に便利なのが、少人数で使用できる貸し会議室です。
今まで社内の会議室を使っていたため、少人数利用に向いている会議室の探し方やどのような基準で選べばよいかお悩みの人もいるのではないでしょうか？今回は、「少人数利用に最適な貸し会議室」を始め、「貸し会議室の選び方」から「具体的な予約方法」を詳しく紹介します。ぜひ商談や面接、少人数での打ち合わせにぴったりな貸し会議室を探す際の参考にしてみてください。
更新日：2023年07月14日
少人数での利用におすすめの会議室
以下は、ミーティングスペースAP[AP貸し会議室]が誇る「少人数での利用におすすめの貸し会議室」です。会議室のレイアウトや窓の有無など、より詳しい情報を知りたい人であれば「詳細はこちら」を選択してください。
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東京駅から徒歩圏内！
10名前後の会議に最適です会議室の広さ:25㎡
最大収容人数:15名
基本料金/1H:￥8,000
「日本橋駅」より徒歩2分
JR「東京駅」より徒歩5分 -
ロビーに隣接した小さな会議室
手頃な価格設定も魅力会議室の広さ:14㎡
最大収容人数:6名
基本料金/1H:￥5,000
JR「新橋駅」
銀座口から徒歩1分 -
会議やミーティングだけでなく
小規模の面接会場にも会議室の広さ:18㎡
最大収容人数:16名
基本料金/1H:￥5,000
JR「浜松町駅」
北出口より徒歩約7分 -
淡い彩光が射し込むお部屋
ちょっとした商談の場にぜひ会議室の広さ:15㎡
最大収容人数:12名
基本料金/1H:￥7,000
JR「新宿駅」
中央西口から徒歩約6分 -
アクセス性抜群の貸し会議室
渋谷駅からわずか徒歩1分！会議室の広さ:16㎡
最大収容人数:8名
基本料金/1H:￥5,000
JR「渋谷駅」
ハチ公改札口より徒歩約1分 -
高性能な通信設備を完備
WEB会議も難なく開催！会議室の広さ:16㎡
最大収容人数:8名
基本料金/1H:￥6,000
JR「秋葉原駅」
中央改札口より徒歩約5分 -
シックな雰囲気が漂うお部屋は
重役会議の会場にもぴったり会議室の広さ:16㎡
最大収容人数:12名
基本料金/1H:￥5,500
JR「品川駅」
港南口より徒歩6分 -
窓の解放OK!
風通しの良い会議室です会議室の広さ:24㎡
最大収容人数:14名
基本料金/1H:￥6,000
JR「横浜駅」
西口より徒歩6分 -
高品質な映像・音響設備を完備
高い天井高も魅力のお部屋！会議室の広さ:13㎡
最大収容人数:6名
基本料金/1H:￥4,000
JR「市ヶ谷駅」より徒歩1分
当コンテンツでは「東京の主要駅周辺」の貸し会議室を中心に紹介しましたが、ミーティングスペースAP[AP貸し会議室]は関西や東海エリアでも貸し会議室を展開しています。「大阪で数名規模の商談を行う」「名古屋駅周辺で少人数のミーティングに最適な会議室を探している」という人であれば、以下のページをご参照ください。大阪と名古屋のエリア別に、ミーティングスペースAP[AP貸し会議室]をご確認いただけます。
こんな時は少人数でも貸し会議室が便利！
貸し会議室というと、大規模の研修やセミナーを開催するときにレンタルするものというイメージがある人も多いかもしれません。企業の経費削減によって、社内に会議室を持たない企業やセキュリティの観点から、顧客や取引先など社外の人物が会社に入りにくくなっている企業が増えてきています。そのような背景から、商談やミーティングを開催できる少人数用の貸し会議室の需要が高まっています。また、ビジネスシーンだけでなく、主婦や大学生などの利用も増えています。少人数での会議室利用といっても、さまざまな使い方があるので、詳しく見ていきましょう。
ビジネスでの利用
ビジネスの場合は、社内ミーティングや採用面接、商談など、複数の人で会議をするケースはイメージがつきやすいかと思います。AP会議室では、関東エリアだけでなく大阪や名古屋など関西・東海エリアに会議室を展開しているため、出張先での打ち合わせに使用することも可能です。また、新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、テレワークが推進されていますが、自宅では充分なスペースや通信環境が確保できないという人にも、少人数会議室を利用いただいています。
カルチャースクールや大学生の利用
実は、貸し会議室をビジネス以外の目的で利用する人も多く、幅広い年齢層やコミュニティで使用されているのです。例えば、絵画教室や生花教室、プログラミングスクール、ヨガの体験講座など、「習い事教室」やカルチャースクールなどの会場として利用されています。貸し会議室によっては、習い事教室の内容に合わせて設備やプランを用意していることも多く、用途に合わせて貸し会議室をレンタルできます。
また、大学生がゼミやサークルの打ち合わせ場所、別大学との交流などに使うケースも珍しくありません。特に別大学との交流は、大学の施設を使おうとしても、他校の学生が入校できないという場合もあります。基本的にビジネスシーンで多く使用される貸し会議室には、会議やプレゼンテーションに役立つ、プロジェクターやマイクといった設備が充実しているため、大学のイベントや研究発表会を行う場所としても利用することができます。
少人数での貸し会議室を選ぶポイントは？
少人数利用でレンタルするときに、どのような基準で会議室を選べばよいのか、5つのポイントに分けて紹介していきます。
- 参加人数
- 会場レイアウトのバリエーション
- アクセス性
- ソーシャルディスタンスの確保
- 必要備品・設備の有無
会議の参加人数
貸し会議室を選ぶ際に一番のポイントとなるのが、参加人数に最適な大きさの会議室を選ぶことです。少人数利用に限りませんが、会議室の大きさが人数に合っていないと最善の状態で会議ができませんし、無駄に賃料がかかってしまう場合があります。貸し会議室のオフィシャルサイトには「最大収容人数」が掲載されているので、目安として参考にしてみてください。
会場レイアウトのバリエーション
商談や採用面接に向いている会議室のレイアウトは、長テーブルを対面で合わせて、双方の参加者が横並びで座る対面形式です。対面式は、横一線で向かい合って座ることで、対等な関係を表現でき、お互いの顔を見ながら会議をすることができます。また、間にテーブルを挟んでいることで、適度な距離感を保てるので、社外との会議もやりやすくなります。
社内ミーティングに向いているのは、長テーブルを漢字の「口」のように並べ、その周りにイスを配置した口の字形式です。どの席に座っても参加者の全員を見渡すことができ、ディスカッションが必要な場合に有効です。体験教室や習い事で使用する場合は、あらかじめ机やイスが固定されていない会議室を選び、レイアウトを変更して必要なスペースを確保できるようにしましょう。
アクセス性
貸し会議室の多くは、駅の近くにあり、都心のオフィス街に多いのが特徴です。採用面接や商談など、社外の人を招いての会議で利用する場合は、先方の移動時間を考慮する必要があります。公共交通機関が利用でき、降り口から近い場所や大通りに面しているなど、初めて行く人でも迷わない場所を選べると良いでしょう。また、遠方から来る人が多い場合や出張先での打ち合わせに使用する場合は、ホテルや駐車場が近くにあるかも調べておくのが理想です。
ソーシャルディスタンスの確保
コロナウイルスの感染症対策として、少人数であってもソーシャルディスタンスの確保は必要です。会議室のレイアウトを決める際は、人との距離を1～2mを目安に保つようにしましょう。また、会議室の中だけでなく、廊下や入口など導線上で、消毒や体温計測が行える場所があるのかも確認しておくと安心して参加することができます。
必要備品・設備の有無
机やイスはもちろん、ホワイトボードやプロジェクターなどの会議に必要な備品から、WEB会議を行うための通信環境が整っているかを確認しましょう。また、空調設備や防音設備が整っているかも重要です。暑さや寒さは会議に集中できるかに大きく影響するので、部屋ごとに調整できる会議室を選びましょう。
貸し会議室を使用するメリット
少人数で利用する貸し会議室の選び方のポイントを紹介できたところで、ここからは、貸し会議室をレンタルするメリットについてお伝えします。
参加人数に応じて最適な会場を選択できる
少人数であっても、利用目的や商談・会議の内容によって、参加人数は変動します。会議室が人数に比べて広すぎても狭すぎても、集中の妨げになり快適に過ごすことができない可能性もあるので、適切な大きさの部屋で開催するということは重要なポイントになります。柔軟に部屋の大きさを選択でき、レイアウトも自由に変更できるのが、貸し会議室をレンタルするメリットです。参加人数に適した部屋をレンタルすることで、コストを抑えることができます。
コロナウイルスの感染対策が図れる
新型コロナウイルスの感染拡大防止への取り組みが必要な状態です。人数よりも広めの会議室をレンタルすることで、ソーシャルディスタンスを確保することができます。ミーティングスペースAP[AP貸し会議室]ではご来場の際に、マスク着用をお願いし、会場のドアノブやテーブル、マイクなどの設備・備品・機材の定期的な消毒を実施しています。また、消毒用アルコールの設置、受付に飛沫ガードパネルを設置し、主催者への貸し出しも可能です。換気については、ビル管理法で定める空気環境基準を満たしているほか、会場扉の開放など定期的な換気も行っています。会議室によっては、窓の開放も可能です。このほか、サーマルカメラや非接触型体温計を用意していますので、来場者の入室時に活用していただけます。
情報漏えいの心配がない
会社に会議室がない場合や社外の人が入りにくい環境の場合、商談や打ち合わせの場所としてカフェやホテルラウンジなど公の場を利用している人も多いのではないでしょうか？このような場所は、オープンスペースになっていて、交渉内容や相談内容を周りの人が聞いていないとは限りません。打ち合わせの内容によっては、機密事項を伝えるなど、情報漏えいにつながってしまう可能性があります。貸し会議室は部屋ごとに空間が仕切られているので、外部に会話の内容が伝わることはなく、情報が漏えいする心配もありません。
駅近会場が多くアクセスがしやすい
自社の場所が案内しづらいという理由から、商談や採用面接の場所を貸し会議室として利用される場合もあります。ほとんどの貸し会議室は、都心のターミナル駅から近い場所に立地しているため、アクセスしやすいことがメリットです。ミーティングスペースAP[AP貸し会議室]は、複数の路線が乗り入れ、駅からも徒歩圏内にあるため、打ち合わせの相手が遠方から訪れる」という場合でも時間や交通費を抑えられます。
貸し会議室をレンタルする具体的な方法は？
最後に、「少人数で利用するために貸し会議室を借りたい！」という人に向けて、貸し会議室のレンタル方法を解説します。貸し会議室の予約方法は、会議室を提供する企業によって異なりますが、ミーティングスペースAP[AP貸し会議室]では、電話やEメール・FAXで相談をした後に、仮予約、正式予約という順序で会議室の予約をする流れです。
会議室の基本的な探し方
「会議室を探す」をクリック
「条件から探す」で利用したいエリア・施設名を選択する
「この条件で検索する」をクリックする
トップページから「会議室を探す」を選択後、「条件から探す」を選ぶと、利用したいエリアと施設名を選択できます。利用できる施設一覧が表示され、部屋の収容人数やレイアウト、利用料金一覧を確認できます。条件を指定後、「この条件で検索する」をクリックすると、条件に合致した会議室が表示されます。事前に条件がある程度決まっている場合は「レイアウト」、「人数」、「面積」などを選択してから検索すると、より希望に合致した貸し会議室を探せます。
なお、路線図から貸し会議室を選ぶことも可能です。関東エリア、関西・東海エリアの主要駅から、アクセスしやすい貸し会議室を検索可能です。路線図を見ながら最寄りの会議室をチェックできます。
予約から利用当日までの流れ
- 各施設に電話やEメールで問い合わせる
- 仮予約の受付をする
- 正式申し込みをする
- 詳細の打合せを行う
- 予約した会議室を利用する
目的の会議室が見つかった後は、実際に予約を行います。
ミーティングスペースAP[AP貸し会議室]でのご予約は、電話やEメールでも承っています。電話・Eメールでのお問い合わせの際、施設側から希望会場の空き状況をご返信致します（※原則1週間。仮予約中の場合キャンセル料は発生しません。また、1年より先の開催は仮予約を受け付けていない場合があります）。
貸し会議室の空き状況をご確認いただいた後、部屋を確保したい場合は、1週間の仮予約が可能となっています。各施設の利用規定をご確認の上、郵送やEメール、FAXで正式な申込み提出を行います（※収容人数分のテーブル・イス、セッティング費用も使用料に含まれています）。
正式なお申込み後、会場で使用する音響・映像機器、使用備品、飲食準備、レイアウトなどの打ち合わせをします。開催後に懇親会をする際は、ミーティングスペースAP[AP貸し会議室]と業務提携をしているケータリング会社が選択可能です。ご利用の当日は、予約時間の15分前より入室が可能となり、カンファレンスコーディネーターが会場まで案内をします。
以上が、ミーティングスペースAP[AP貸し会議室]を利用するまでの流れとなります。その他、「各施設のお問い合わせ先」や「ご利用料金」、「各種サービス」などについては、以下のページにてご確認ください。
今回は、少人数利用に最適な貸し会議室の選び方やメリット、予約方法などを詳しく紹介しました。会議室の予約方法は先に挙げた通りですが、「急遽商談をするために、今日、会議室を抑えたい！」ということもあるかもしれません。
このような場合でも、ミーティングスペースAP[AP貸し会議室]では「当日予約」と「当日のご利用」が可能です。まずは、お電話等で貸し会議室に空室があるかどうかご確認いただき、空室がある場合に限り会議室をご利用頂けます。「貸し会議室をすぐ予約して使いたい！」という人でも、ミーティングスペースAP[AP貸し会議室]にぜひご相談ください。
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