「オブザーバー」とは？意味や役割、アドバイザーとの違いを解説！

「オブザーバー」とは？

オブザーバーは、「観察者、傍聴者、立会人、第三者」を意味する言葉です。ビジネスシーンでは「会議の決定権はないけれど、会議に参加できる人」という意味で使われます。そのため、発言権や、決定権はありません。しかし、「絶対に発言してはいけない」という訳ではありません。会議の進行役などに意見を求められた場合は発言することが可能です。また最後の総括として発言を求められることもあります。

オブザーバーは英語の「observer」をカタカナにしたものが由来です。「observe」に人を表す「er」がついています。「observe」は「観察する・目撃する・見学する」という意味や、「（規則・法律を）守る・遵守する」などの意味があります。本来の意味を知っているとオブザーバーの役割も分かってくるのではないでしょうか。

オブザーバーとアドバイザーの違い

オブザーバーと混同されやすい「アドバイザー」という言葉があります。アドバイザーは、その名の通り「助言（アドバイス）をする人」です。ビジネスシーンにおいては、税理士やコンサルタントなどの外部の「顧問」や、役員を退任した後の「相談役」など、「助言をする人」を指します。

一般的には、会社の外部の人がアドバイザーになるパターンが多い傾向になります。これは、アドバイザーには第三者目線での意見が求められるためです。会議をしている当事者同士では意見が出ない時や方向性が分からなくなった時などに意見を求められます。また、客観的に会議に参加することで、要所、要所で的確なコメントを求められるため、外部の第三者であることが望ましいとされています。

オブザーバーとアドバイザーの違いとして、大きく異なるのが発言権の大きさです。アドバイザーには積極的な助言や意見が求められます。そのため、自分の経験や知見も必要とされます。一方、オブザーバーの発言権は、あくまでも意見を求められた時に限定されます。意見を求められない場合は、まったく発言をしないケースも少なくありません。また、経験や知見がなくてもオブザーバーとしてあえて参加させる場合があります。

その他に混同されがちな言葉

その他、「オブザーバー」と混同されがちな言葉として以下のものが挙げられます。

レビュワー：特定の対象（文書、製品、論文など）を評価・検証する立場。改善点やフィードバックの提供が求められる。

コメンテーター：特定のテーマについて意見や解説を述べる立場。主観的な視点を交えながら発言することが多い。

メンター：指導的観点から助言を与える立場。主にキャリア形成やスキルアップを目的とする。

オブザーバーの役割とは

ここまで、オブザーバーの意味やアドバイザーの違いについて紹介しました。「オブザーバーよりアドバイザーのほうが意見をいえるから良いのではないか？」と思った人も多いかもしれません。ですが、オブザーバーはオブザーバーでしっかりと役割があります。ここからは、オブザーバーがなぜ必要なのかを紹介します。

会議の公平性を保つ

オブザーバーの役割の1つ目は「会議の公平性を保つ」というものです。会議は議事録をとることがほとんどですが、実際の会議がどのように行われたかは記録されていません。発言力がある人や、役職がついている人が強い意見をもち、一方的に会議が進行している場合もあります。もちろん、会議にはファシリテーター（司会進行役）も参加しますが、時にはファシリテーターでさえ意見が言えないこともしばしばです。

オブザーバーが参加することで、第三者に見られながら会議を行うことになります。そのため、一方通行の会議が行われずに、参加者全員が発言しやすい雰囲気を作りやすくなるのです。多角的に意見が飛び交えば、より有意義な会議ができ、誰もが納得した状態で会議を終えることができるでしょう。会議の公平性を保つためにオブザーバーを参加させる場合は、できるだけ他の会議の参加者とあまり関係性が密ではない人が望ましいでしょう。例えば、「他の部署の課長」など関係性が薄く、ある程度の役職がついている方をオブザーバーにすると、公正が保たれやすくなります。

プロジェクトの進行状況を把握する

オブザーバーの2つ目の役割は、「プロジェクトの進行状況を把握する」ことです。1つのプロジェクトにはさまざまなチームがかかわっており、それぞれが役割をもってプロジェクトが進行します。そのため、プロジェクトの全体を統括するプロジェクトのリーダーがオブザーバーで参加することがあります。個々のチームの進行状況や問題点などを把握して、全体の進捗状況を管理することが目的です。進捗状況が悪ければ、そのグループに人員の増加やスケジュールの調整などの手段で対策を立てます。

社歴の浅い社員の勉強になる

「オブザーバー自身の勉強になる」という場合もあります。新入社員や中途社員のように社歴が浅い社員が会議に参加をして、会議の内容や実際の会議の雰囲気を体験するケースなどが該当します。これにより、「会社でどのようなプロジェクトが進行しているのか」、「会議の流れはどのようなものなのか」を把握できます。

会議中の姿勢の人事評価につながる

会議中の参加者の態度を人事評価するケースもあります。この場合はオブザーバーを人事の担当が担います。会議中の発言や他人の意見を聞く姿勢などは、会議に参加しないと分かりません。そのため、会議の場でいくら生産性のある貢献をしたとしても伝わらないことが多いものです。そこで、人事担当がオブザーバーで参加することで、会議の実態を見ることができます。これは上司が部下を一方的に評価する人事制度では行われませんが、適正な人事評価のために、複数人が人事評価をする場合に用いられます

オブザーバーが必要な会議

オブザーバーの役割を理解したところで、次にオブザーバーの参加が必要な会議を紹介します。もし以下のような会議を行う予定であれば、ぜひオブザーバーの参加を検討してみてください。

若手社員の参加が多い会議
プロジェクトの進捗が悪いチームの会議
複数の部署をまたぐ会議
参加人数が多い会議

若手社員の参加が多い会議

若手社員が多く参加する会議には、積極的にオブザーバーを参加させましょう。若手の社員は上下関係を重視して、遠慮をして発言を控える場合や、萎縮して発言できない場合などがあります。オブザーバーが入ることで、発言しやすい環境ができて、意見しやすくなります。会議でまったく発言しない人が減ることで、生産性の高い会議になるのです。また、オブザーバーが参加することで、会議の公平性と人事評価の両方ができ、活発な会議が期待できます。参加するオブザーバーを人事担当者にすることで、人事評価の対象にもできます。的確な発言をする人に最適な部署へ異動させることや、昇格の査定につなげることも可能です。

プロジェクトの進捗が悪いチームの会議

プロジェクトの進捗が悪い会議には、プロジェクトリーダーが会議にオブザーバーとして参加して、問題点を分析しましょう。会議の場では、チームの詳細な報告がされ、それに対して今後の対策などが発言されます。会議に参加することで、チームの詳細や具体的な問題点が分かります。そのため、どこに進捗の悪い原因があるのかが分かります。チームを信頼することは大切ですが、進捗が悪い場合は、オブザーバーとして状況確認をしっかりと行いましょう。

複数の部署をまたぐ会議

全社プロジェクトの進捗会議、新規事業の検討会議など、複数の部署をまたぐ会議においてもオブザーバーの参加がおすすめです。
異なる部署間での情報共有や意思決定の際、オブザーバーが中立的な立場で状況を把握し、必要に応じて助言を行うことで、スムーズな議論を促すことができます。

参加人数が多い会議

株主総会、大規模な戦略会議、業界団体の会議などの場合、発言者が多くなることで議論がまとまりにくくなる可能性があります。そこで、オブザーバーが記録を取ったり、議論の流れを整理したりすることで、効率的な進行をサポートすることができます。

オブザーバーの参加する会議にオススメの場所は？

オブザーバー（またはアドバイザー）を参加させる会議は、プロジェクトのキックオフミーティングや進捗確認など、会議の規模が大きくなりがちです。そのため、企業によっては「会議室を確保できない」というケースも少なくありません。

そんな時は、部屋の広さを自由に選べる貸し会議室の利用がおすすめです。貸し会議室は、時間単位で会議室をレンタルできるサービスで、時間や人数の都合に合わせて会議室を借りられます。さらに貸し会議室は、交通の要所となる駅の近くに建てられていることが多く、高いアクセス性をもつため移動に苦労を伴いません。

おまけに、貸し会議室でレンタルできる部屋の多くは機密性が高く、会議の内容が外部に漏れる心配が少ない利点もあります。とりわけビジネスプロジェクトにかかわる会議は、情報漏えいに配慮する必要があるため、セキュリティ性を備えた貸し会議室は、最適な環境といえるでしょう。

貸し会議室ならミーティングスペースAP

貸し会議室のレンタル方法はサービスを扱う企業によって異なりますが、ミーティングスペースAPでは、以下の手順で貸し会議室の予約ができます。

各施設に電話やEメールで問い合わせる
仮予約の受付をする
正式申し込みをする
詳細の打ち合わせを行う
予約した会議室を利用する

ミーティングスペースAPでのご予約は、電話やEメールでも承っています。電話・Eメールでのお問い合わせの際、施設側から希望会場の空き状況をご返信致します（※原則1週間。仮予約中の場合キャンセル料は発生しません。また、1年より先の開催は仮予約を受け付けていない場合があります）。貸し会議室の空き状況をご確認後、部屋を確保したい場合は、1週間の仮予約が可能となっています。各施設の利用規定をご確認のうえ、郵送やEメール、FAXで正式な申込み提出を行います（※収容人数分のテーブル・いす、セッティング費用も使用料に含まれています）。

正式なお申込み後、会場で使用する音響・映像機器、使用備品、飲食準備、レイアウトなどの打ち合わせをします。開催後に懇親会をする際は、ミーティングスペースAPと業務提携をしているケータリング会社が選択可能です。ご利用の当日は、予約時間の15分前より入室が可能となり、カンファレンスコーディネーターが会場まで案内をします。

以上が、ミーティングスペースAPを利用するまでの流れとなります。その他、「各施設のお問い合わせ先」や「ご利用料金」、「各種サービス」などについては、以下のページにてご確認ください。

オブザーバーを設けることで有意義な会議に

会議は決まったメンバーで行うことが多く、閉鎖されたものになりがちです。外から見えていないという環境は、意識的・無意識的にかかわらず、悪い方へ向かってしまうこともしばしばです。当事者が気づいていなくても、慣習がコンプライアンス違反となっている可能性もあります。オープンな環境にするために、会議にはオブザーバーを積極的に受け入れる・設けることが大切です。

新人社員がオブザーバーで参加している場合には、「新人に甘く見られないように」、「新人によいところを見せられるように」とモチベーションが上がります。プロジェクトの責任者などがオブザーバーとして参加している場合には、「少しでも現状の大変さを理解してもらえるように」「良い評価をしてもらえるように」と気合を入れて会議に参加できるでしょう。このように、オブザーバーを受け入れることにはさまざまなメリットがあるのです。

以上、オブザーバーの概要や必要とされる理由など、オブザーバーについて詳しく説明しました。これを参考に、会議でオブザーバーを設けることを検討してみてください。