会議のお役立ち情報

そもそもオブザーバーとは

オブザーバーは、「観察者、傍聴者、立会人、第三者」を意味する言葉です。ビジネスシーンでは「会議の決定権はないけれど、会議に参加できる人」という意味で使われます。そのため、発言権や、決定権はありません。しかし、絶対に発言してはいけないかというとそうではありません。会議の進行役などに意見を求められた場合は発言することが可能です。また最後の総括として発言を求められることもあります。

オブザーバーは英語の「observer」をカタカナにしたものが由来です。「observe」に人を表す「er」がついています。「observe」は「観察する・目撃する・見学する」という意味や、「（規則・法律を）守る・遵守する」などの意味があります。本来の意味を知っているとオブザーバーの役割も分かってくるのではないでしょうか。

アドバイザーとは

オブザーバーと混同されやすい「アドバイザー」という言葉があります。アドバイザーは、その名の通り「助言（アドバイス）をする人」です。ビジネスシーンにおいては、税理士やコンサルタントなどの外部の「顧問」や、役員を退任した後の「相談役」など、「助言をする人」を指します。

一般的には、会社の外部の人がアドバイザーになるパターンが多い傾向になります。これは、アドバイザーには第三者目線での意見が求められるためです。会議をしている当事者同士では意見が出ない時や方向性が分からなくなった時などに意見を求められます。また、客観的に会議に参加することで、要所、要所で的確なコメントを求められるため、外部の第三者であることが望ましいとされています。

オブザーバーとアドバイザーの違い

オブザーバーとアドバイザーの違いとして、大きく異なるのが発言権の大きさです。アドバイザーは積極的な助言や意見が求められます。そのため、それまでの自分の経験や知見も必要です。一方のオブザーバーは、発言権こそありますが、あくまでも意見を求められた時に限定されます。意見を求められない場合は、まったく発言をしないケースも少なくありません。また、経験や知見がなくてもオブザーバーとしてあえて参加させる場合があります。

オブザーバーの役割とは

ここまで、オブザーバーの意味やアドバイザーの違いについて紹介しました。「オブザーバーよりアドバイザーのほうが意見をいえるから良いのではないか？」と思った人も多いかもしれません。ですが、オブザーバーはオブザーバーでしっかりと役割があります。以下では、オブザーバーがなぜ必要なのかを4つ紹介します。

• 会議の公平性を保つ
• プロジェクトの進行状況を把握する
• 社歴の浅い社員の研修になる
• 会議中の姿勢の人事評価につながる

会議の公平性を保つ

オブザーバーの役割の1つ目は「会議の公平性を保つ」というものです。会議は議事録をとることがほとんどですが、実際の会議がどのように行われたかは記録されていません。発言力がある人や、役職がついている人が強い意見をもち、一方的に会議が進行している場合もあります。もちろん、会議にはファシリテーター（司会進行役）も参加しますが、時にはファシリテーターでさえ意見がいえないこともしばしばです。

オブザーバーが参加することで、第三者に見られながら会議を行うことになります。そのため、一方通行の会議が行われずに、参加者全員が発言しやすい雰囲気を作りやすくなるのです。多角的に意見が飛び交えば、より有意義な会議ができ、誰もが納得した状態で会議を終えることができるでしょう。会議の公平性を保つためにオブザーバーを参加させる場合は、できるだけ他の会議の参加者とあまり関係性が密ではない人が望ましいでしょう。例えば、「他の部署の課長」など関係性が薄く、ある程度の役職がついている方をオブザーバーにすると、公正が保たれやすいです。

プロジェクトの進行状況を把握する

オブザーバーの2つ目の役割は、「プロジェクトの進行状況を把握する」ことです。1つのプロジェクトにはさまざまなチームがかかわっており、それぞれが役割をもってプロジェクトが進行します。そのため、プロジェクトの全体を統括するプロジェクトのリーダーがオブザーバーで参加することがあります。個々のチームの進行状況や問題点などを把握して、全体の進捗状況を管理することが目的です。進捗状況が悪ければ、そのグループに人員の増加やスケジュールの調整などの手段で対策を立てます。

社歴の浅い社員の研修になる

次の役割は、オブザーバー自身が勉強になるケースです。これは新入社員や中途社員のように社歴が浅い社員が会議に参加をして、会議の内容や実際の会議の雰囲気を体験する場合に行います。これにより、「会社でどのようなプロジェクトが進行しているのか」、「会議の流れはどのようなものなのか」を把握できます。

会議中の姿勢の人事評価につながる

最後の役割として、会議中の参加者の態度を人事評価するケースです。これはオブザーバーを人事の担当が担います。会議中の発言や他人の意見を聞く姿勢などは、会議に参加しないと分かりません。そのため、会議の場でいくら生産性のある貢献をしたとしても伝わらないことが多いものです。そこで、人事担当がオブザーバーで参加することで、会議の実態を見ることができます。これは上司が部下を一方的に評価する人事制度では行われませんが、適正な人事評価のために、複数人が人事評価をする場合に用いられます

オブザーバーが必要な会議

オブザーバーの役割を理解したところで、次にオブザーバーの参加が必要な会議を2つに厳選して紹介します。もしこれから紹介するような会議を行う予定であれば、ぜひオブザーバーの参加を検討してみてください。

• 若手社員の参加が多い会議
• プロジェクトの進捗が悪いチームの会議

若手社員の参加が多い会議

若手社員が多く参加する会議には、積極的にオブザーバーを参加させましょう。若手の社員は上下関係を重視して、遠慮をして発言を控える場合や、萎縮して発言できない場合などがあります。オブザーバーが入ることで、発言しやすい環境ができて、意見しやすくなります。会議でまったく発言しない人が減ることで、生産性の高い会議になるのです。また、オブザーバーが参加することで、会議の公平性と人事評価の両方ができ、活発な会議が期待できます。参加するオブザーバーを人事担当者にすることで、人事評価の対象にもできます。的確な発言をする人に最適な部署へ異動させることや、昇格の査定につなげることも可能です。

プロジェクトの進捗が悪いチームの会議

プロジェクトの進捗が悪い会議には、プロジェクトリーダーが会議にオブザーバーとして参加して、問題点を分析しましょう。会議の場では、チームの詳細な報告がされ、それに対して今後の対策などが発言されます。会議に参加することで、チームの詳細や具体的な問題点が分かります。そのため、どこに進捗の悪い原因があるのかが分かります。チームを信頼することは大切ですが、進捗が悪い場合は、オブザーバーとして状況確認をしっかりと行いましょう。

オブザーバーの参加する会議にオススメの場所は？

オブザーバー（またはアドバイザー）を参加させる会議は、プロジェクトのキックオフミーティングや進捗確認など、会議の規模が大きくなりがちです。そのため、企業によっては「会議室を確保できない」というケースも少なくありません。

そんな時は、部屋の広さを自由に選べる貸し会議室の利用がおすすめです。貸し会議室は、時間単位で会議室をレンタルできるサービスで、時間や人数の都合に合わせて会議室を借りられます。さらに貸し会議室は、交通の要所となる駅の近くに建てられていることが多く、高いアクセス性をもつため移動に苦労を伴いません。

おまけに、貸し会議室でレンタルできる部屋の多くは機密性が高く、会議の内容が外部に漏れる心配が少ない利点もあります。とりわけビジネスプロジェクトにかかわる会議は、情報漏えいに配慮する必要があるため、セキュリティ性を備えた貸し会議室は、最適な環境といえるでしょう。

会議の選択肢を増やす「貸し会議室」の選び方

現在、リモートワークの増加で会議を自社でだけでなく、テレワークで行うことも多くなっています。そこで、新たな選択肢になっているのが「貸し会議室」です。以下では、貸し会議室を選ぶポイントについて解説をします。

しっかりと機材が整っている

貸し会議室を選ぶ1つ目のポイントは、しっかりと機材が整っている場所を選ぶことです。テーブルやイスといった基本的な設備こそ、どこの貸し会議室でも備わっていますが、貸し会議室ごとに機材の充実度は異なります。特にオンライン会議を行う場合は、ネット環境や延長コード、マイク、カメラなどが不可欠です。オフラインの会議では、プロジェクターやホワイトボードなどもあると便利でしょう。中には、貸し会議室のスタッフが機材のセッティングを行ってくれる場所も多く、映像や音響機器に詳しくない方や、準備の手間を省きたい方におすすめです。

アクセスしやすい

次の選び方のポイントは、アクセスのしやすさです。「アクセス性の高さ」は貸し会議室のメリットですが、選ぶ際は、会社や自宅から遠くないか、徒歩圏内なのかなどを事前に確認しましょう。安価なことを理由に、アクセスが遠い場所を選んでしまうこともありますが、移動時間も従業員の業務時間に含まれていますので、時間を有効に使えるようにしましょう。また、ビルの一室を貸し会議室にしているところでは、地図で見ても分かりにくい場所にあるところもあります。会議の参加者に負担をかけないように配慮が必要です。

予算内に収まる範囲

最後は上記2つを踏まえて、予算に収まるのかどうか確認しましょう。機材のレンタルは別途料金がかかる貸し会議室もあるので、事前に確認をしておきましょう。部屋や機材の詳細なレンタル料、空き状況などは、貸し会議室のオフィシャルサイト上で確認ができるので、各種料金と併せて希望する日に空きがあるかどうかを調べておくのが理想です。また、オフィシャルサイトでは貸し会議室別に、目安となる収容人数が記載されているため、会議の参加予定人数と比較をして部屋を選んでください。

貸し会議室をレンタルする方法

最後に、貸し会議室をレンタルする具体的な方法を解説しましょう。貸し会議室のレンタル方法はサービスを扱う企業によって異なりますが、ミーティングスペースAPでは、以下のような手順で貸し会議室の予約とレンタルが行われます。

会議室の基本的な探し方

「会議室を探す」をクリック
「条件から探す」で利用したいエリア・施設名を選択する
「この条件で検索する」をクリックする

トップページから「会議室を探す」を選択後、「条件から探す」を選ぶと、利用したいエリアと施設名を選択できます。利用できる施設一覧が表示され、部屋の収容人数やレイアウト、利用料金一覧を確認できます。条件を指定後、「この条件で検索する」をクリックすると、条件に合致した会議室が表示されます。事前に条件がある程度決まっている場合は「レイアウト」、「人数」、「面積」などを選択してから検索すると、より希望に合致した貸し会議室を探せます。

なお、路線図から貸し会議室を選ぶことも可能です。関東エリア、関西・東海エリアの主要駅から、アクセスしやすい貸し会議室を検索可能です。路線図を見ながら最寄りの会議室をチェックできます。

予約から利用当日までの流れ

1. 各施設に電話やEメールで問い合わせる
2. 仮予約の受付をする
3. 正式申し込みをする
4. 詳細の打ち合わせを行う
5. 予約した会議室を利用する

目的の会議室が見つかった後は、実際に予約を行います。

ミーティングスペースAPでのご予約は、電話やEメールでも承っています。電話・Eメールでのお問い合わせの際、施設側から希望会場の空き状況をご返信致します（※原則1週間。仮予約中の場合キャンセル料は発生しません。また、1年より先の開催は仮予約を受け付けていない場合があります）。貸し会議室の空き状況をご確認後、部屋を確保したい場合は、1週間の仮予約が可能となっています。各施設の利用規定をご確認のうえ、郵送やEメール、FAXで正式な申込み提出を行います（※収容人数分のテーブル・いす、セッティング費用も使用料に含まれています）。

正式なお申込み後、会場で使用する音響・映像機器、使用備品、飲食準備、レイアウトなどの打ち合わせをします。開催後に懇親会をする際は、ミーティングスペースAPと業務提携をしているケータリング会社が選択可能です。ご利用の当日は、予約時間の15分前より入室が可能となり、カンファレンスコーディネーターが会場まで案内をします。

以上が、ミーティングスペースAPを利用するまでの流れとなります。その他、「各施設のお問い合わせ先」や「ご利用料金」、「各種サービス」などについては、以下のページにてご確認ください。

オブザーバーを設けることで有意義な会議に

会議は決まったメンバーで行うことが多く、外から閉鎖されたものになりがちです。外から見えていないという環境は、意識的・無意識的にかかわらず、悪い方へ向かってしまうこともしばしばです。当事者が気づいていなくても、慣習がコンプライアンス違反となっている可能性もあります。オープンな環境にするために、会議にはオブザーバーを積極的に受け入れる・設けることが大切です。

新人社員がオブザーバーで参加している場合には、「新人に甘く見られないように」、「新人によいところを見せられるように」とモチベーションが上がります。プロジェクトの責任者などがオブザーバーとして参加している場合には、「少しでも現状の大変さを理解してもらえるように」「良い評価をしてもらえるように」と気合を入れて会議に参加できるでしょう。このように、オブザーバーを受け入れることにはさまざまなメリットがあるのです。

以上、オブザーバーの概要や必要とされる理由など、オブザーバーについて詳しく説明しました。これを参考に、会議でオブザーバーを設けることを検討してみてください。