会議のお役立ち情報

会議体とは？会議とは何が違う？

ビジネス用語の1つである「会議体」という言葉をご存じでしょうか？ビジネスの現場でも間違えて使っている方が散見されます。以下では、会議体と会議のそれぞれの意味を踏まえ、両者の違いについてご説明いたします。

会議体とは

会議体とは、ある同じ目的のため複数回にわたって設定される会議の集合体のことです。複数人が集まり、話し合いや投票、挙手などによって採決を行います。1人の意志だけで決まるのではなく、参加者全体の意志で決まる会議のみが「会議体」と呼ばれます。会議体に明確な規定はありませんが、ビジネス用語としての定義は覚えておきたい言葉です。

会議とは

複数名の関係者が集まり、話し合いによって結論を出す場を「会議」といいます。

連絡事項を伝えるためだけに集まることは、会議とはいいません。会議体と会議のどちらも、「何かを決定する」という点においては同一です。連絡事項を伝えるだけの場は、会議や会議体ではなくミーティングと呼びます。

会議体と会議の違いは？

会議は、1人の意見や考えのみで決まることがありますが、会議体は参加者全体で意思決定を行います。例えば、会議体の代表的なものとして、株主総会や役員会、理事会などが挙げられます。これらは、代表1人の意見で決定するものではありません。複数名の意見で決定する事案がある会議を会議体と呼びます。

会議体の設計方法

会議体は、目的に合わせて適切に設計することが重要です。そのためには、決定事項単位で、確認・合意・承認の手順で行う必要があります。だらだらと長く、効果の薄い会議体にならないために、会議体の設計に重要なポイントを、5つに分けてご説明いたします。

• 日時・場所を明確にする
• アジェンダを明確にする
• 議長・進行役を決める
• 決定すべき内容を限定する
• 会議の時間配分を考える

日時・場所を明確にする

会議体の日時は、週に一度決まった曜日の決まった時間に設定することが一般的です。会議に参加するメンバーの仕事に影響するため、可能な限り毎週決まった曜日の決まった時間に設定すると良いでしょう。会議の内容にもよりますが、定例会議の場合には1～2時間程度にします。

アジェンダを明確にする

会議体において、アジェンダは必要です。ここでいうアジェンダとは、簡単にいうと「会議の議題の内容をまとめたもの」を指します。特に、定例会議においてアジェンダの作成をきちんしておかなければ、無駄に時間を過ごすことになりかねません。会議の内容をまとめて、参加者にあらかじめ伝えておくことで、会議の効率化をはかれます。

議長・進行役を決める

会議体をスムーズに進めるためには、議長と会議の進行役（ファシリテーター）が必要です。最初にこの2役を確定すると、会議に必要なメンバーを集めやすくなります。議長と進行役は、すべての会議体に参加することが可能で、最終判断が下せる人物が適しています。

決定すべき内容を限定する

会議体において、決定する項目は必要最低限にする必要があります。会議が始まると、当初は議題になっていなかったものが上がってくることが多くみられます。そうすると、会議体で話し合う内容が多くなり、決定すべき項目が進まなくなってしまいます。効率的に進めるには、新たな議題については別の会議体で話し合うようにすると良いでしょう。

会議の時間配分を考える

会議の内容が決定したら、時間配分を考えます。会議の時間は限られているため、時間設定を行ったら、そこから逆算して効率よく会議を進めるように配分します。議論が途中で終わってしまう可能性もありますが、会議の回数を重ねることで調整できるようになります。

会議体の主な種類

会議体は、たった一度の会議とは異なり、多くの時間を有することになります。時間を有効に使うためにも、会議の種類を理解することが重要です。会議体の種類について解説いたします。

連絡や報告を行うための会議

連絡や報告を行うための会議では、ミーティングと同じく参加者同士で情報共有を行います。効率的な組織活動をすることは、組織全体の認識を統一するために必要なことです。連絡や報告を行うことで、目標達成を効率的に行うことができます。すべての報告が終了したら、共通の認識のもとに組織の計画や行動を修正すべきかどうかを決定します。新たな決定事項があれば、その場で参加者全員に徹底させることが不可欠です。この連絡や報告を行うための会議体には、報告会議、連絡会議、進捗報告会議などがあります。

アイデアを出す会議

アイデアを出す会議とは、提案された議題に対して、参加者が自由な考えを述べるものです。今までになかった、新しいアイデアを出すことが目的となります。開催する場合は、できる限り制限を設けず、多くのアイデアが出るようにすると良いでしょう。斬新なアイデアを引き出すために、根拠を求めたり結論を出したりするのではなく、多くのアイデアを出し合います。別の参加者が出したアイデアに刺激を受けて、次々に新しいアイデアが出ることもしばしばです。進行役は、自由に発言できる場に整えるように整える力が求められます。このアイデアを出す会議は、ブレーンストーミングなどがあります。

区切りの会議

プロジェクトの開始、途中、終了などのキリの良いタイミングで行う会議です。代表的なものに「キックオフミーティング」が挙げられます。名前の通りプロジェクトの開始時に開催される会議です。関係者が集まり、スケジュールや自分の役割分担の認識や共有のために開催されます。区切りのタイミングで会議を行うことで、集中力を切らすことなく、常に情報共有を行うことができます。区切りの会議には、キックオフミーティングの他に、中間報告会や成果報告会などがあります。

この他にも会議体の種類として、上司が部下や後輩を教育するコーチング型会議なども挙げられます。新入社員や入社して数年、異動で仕事に慣れていない人物がいる場合に開催される会議です。参加者は、教育をする人物と教育を受ける人物の2種類のみになります。

会議体のメリット

会議は、だらだらと長くなってしまうから、苦手という方もいるのではないでしょうか。とはいえ、会議体には、メリットがいくつもあります。会議体のメリットとは、どんなものかをご紹介します。

無駄のない会議を実施しやすい

会議体は、同じ曜日の同じ時間に継続的に行われることが一般的です。そのため、1つの会議の中で、ほぼ毎回1つの案件についての議論がなされます。無駄な時間を費やすことが少ないというメリットがあるのです。

参加者から意見が出やすい

会議体は同じメンバーで会議を行うことから、参加者から意見が出やすいというメリットがあります。会議体の設計がきちんとなされていると、目的が明確になっているため、積極的な意見を期待できるでしょう。この他、あらかじめ決められている進行役によってスムーズに進行されることも、意見が出やすい理由となります。

参加者同士の結束力が高くなる

進行役によって会議がスムーズに進み、参加者から多くの意見が出され会議が活発化することによって、参加者の結束力が高くなるというメリットがあります。参加者の結束力が高くなると、会社の利益を生むようなアイデアが生まれやすくなります。同じメンバーで数回の会議を行うことも、結束力が高くなる理由の1つです。

モチベーションの向上につながりやすい

会議体は、1人の意見のみで決定することはありません。参加者全員の意見をしっかりと聞き入れ、参加者全員の意見を尊重します。そのため、参加者は「ただいるだけ」ということが少なく、立場の上下に関係なく意見が取り入れられやすくなります。結果として、参加者の自信につながり、モチベーションアップにもなるのです。

会議体のデメリット

会議に関する不満の声が聞こえてこない会社は、ほとんどないといっても過言ではありません。以下の項からは会議体のデメリットを紹介します。

参加者の選抜が必要不可欠

会議体の参加メンバーは厳選されているはずですが、中には関係の薄い人物が参加していることがあります。会議体において、結論は挙手や投票など参加者全員の意見が反映されます。しかし、あまりにも関係が薄い人物の意見を取り入れる必要はないでしょう。意見がまとまらなくなったり、時間の無駄になったりしてしまうため参加メンバー検討の際には注意する必要があります。

明確な目的がないと時間の浪費につながる

会議体は、定期的に行われることが多いのですが、中には明確な目的がない定例会議になっていることがあります。目的のない会議だと、時間の無駄に浪費してしまうこともしばしばです。繰り返しになりますが、会議は何か決めなければならないことがある場合に開催されます。別の会議で代用できるかどうか、考えてから開催しましょう。

会議体の注意点

ここでは、会議を効率的に開催するための注意点をご紹介します。

• 資料を増やさない
• 決められた時間内で行う
• 参加者全体で意思決定をする

資料を増やさない

提案書や報告書などの資料で、情報共有することがあります。しかし、資料があまり多くなることは好ましくありません。大量の資料を用意する側も、資料にある情報を把握する側も、どちらにとっても負担になってしまいます。資料は最低限に減らす工夫をすると良いでしょう。資料把握の時間を話し合いやアイデアを出すことに使用するように改善することで、効率の良い会議になります。

決められた時間内で行う

会議体は複数回行われるため、一度時間をオーバーするようなことがあると、常に時間をオーバーしてしまう可能性が高くなります。多くの意見が出て長引いてしまうことは悪いことではありませんが、決められた時間内で行わなければ非効率です。議題を絞るなどの工夫をして、必ず時間内に終わらせるように注意しましょう。

参加者全体で意思決定をする

参加者の意見が出ない、または1人の意見のみで決めてしまうような会議にならないように注意が必要です。そのためには、参加メンバーの選抜に気を付けなければなりません。議題に関係のない人物の選抜を避け、独断で解決できないような方法を取るようにしましょう。

会議体における会議室選びのポイント

会議体の行うための場所選びは、参加人数、会場レイアウトのバリエーション、アクセス性、ソーシャルディスタンスの確保、必要備品・設備の有無に注意する必要があります。会議室の広さは、レイアウトによって利用可能な人数は多少前後しますが、ソーシャルディスタンスを保つことも考えて、ゆとりを持った場所を選ぶと良いでしょう。利用人数の目安を参考にします。

社内会議、社外関係者も参加する会議のいずれの場合も、アクセスの良い場所を選ぶと移動の負担を減らすことができます。可能な限りターミナル駅から近い場所を選びましょう。必要な備品や設備の確認も忘れずに行いましょう。備品はオプションで追加することが可能な場所が多いので、事前に確認しておくと安心です。

会議体はどこで開催すべき？

今回は、会議体と会議の違い、会議体の設計方法についてご紹介しました。現代では、テレワークなどの推進に伴い、会議体に社外の人間が参加することもしばしばです。また、会議体は定期的に開催するケースも少なくないため、日時によっては、オフィスの会議室が確保できないこともあります。その点を考慮すると、会議体に使用する会議室は、「貸し会議室」を検討すると良いでしょう。

ここでいう貸し会議室は、時間単位で会議室をレンタルできるサービスで、時間や人数の都合に合わせて会議室を借りられます。さらに貸し会議室は、交通の要所となる駅の近くに建てられていることが多く、高いアクセス性をもつため移動に苦労を伴いません。また、貸し会議室は通信環境が整っているケースが多く、会議体への参加が難しい方に向けて、オンラインの開催場所を用意できます。リアルとオンラインのどちらでも参加できるハイブリッドな会議を開催できます。

レンタルできる部屋のほとんどは機密性が高く、会議の内容が外部に漏れる心配がありません。とりわけビジネスプロジェクトにかかわる会議は、情報漏えいに配慮する必要があるため、セキュリティ性を備えた貸し会議室は最適な環境といえるでしょう。ミーティングスペースAPの「各施設のお問い合わせ先」や「ご利用料金」、「各種サービス」などについては、以下のページにてご確認ください。

会議体は決まった曜日の決まった時間に開催されることが多いので、予約もしやすいですね。会議体は定例会議である場合が多いため、社内のいつもと同じ会議室で行うよりも気分が変わり意見が出しやすくなりますよ。

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