貸し会議室で起こりがちなトラブルと対処法

貸し会議室を利用する際、事前にマナーや利用上の注意点を把握しておくことで、トラブルを防ぐことができます。ここでは、貸し会議室で起こりがちなトラブルとその対処法について、詳しく紹介致します。
＞＞更新日：2023年07月13日

貸し会議室の利用料金に関するトラブル

料金の安さだけを見て申し込んだ際に多いのが、利用料金に関するトラブルです。料金の安さにはそれなりの理由があります。例えば、「駅から会議室までの場所が遠い・わかりづらい」という理由が挙げられます。これは、参加者が定時に集まらず、開始時刻が遅くなってしまう原因にもなります。開始時刻が遅れたことにより、終了時刻も遅くなってしまうケースもあります。多くの会議室は、時間単位で貸し出ししているところがほとんどです。そのため、オーバーした時間分を追加徴収されてしまったり、後ろに予約が入っていれば退室を促されたりすることもあります。貸し会議室を予約した後、申し込み者の都合でキャンセルする場合は、キャンセル料が発生する可能性もあります。お申し込み時に利用規約まで、しっかり目を通しておくことが必要です。

貸し会議室の空調・騒音に関するトラブル

貸し会議室はビルのなかにあることが多く、部屋ごとにエアコンの調整ができない場合もあります。部屋の温度が調整できていないと、体温調節ができずに体調を崩してしまうことにつながります。会場を快適な温度に保ち、参加者が会議やイベントに集中できるよう、空調設備についても事前に確認しておきましょう。そして、部屋を利用する際は、ほかの利用者に対して迷惑にならないように注意してください。パーティーやイベントなど、騒がしくなることが予想される場合は、事前に防音設備の有無や部屋同士の近さなどを確認しておくとトラブルを避けられます。

貸し会議室での飲食物に関するトラブル

貸し会議室では、飲食に関するトラブルもよくあります。飲食物の持ち込み料や清掃料を請求される場合がありますので、事前に確認しておきましょう。弊社では、飲食物やケータリングの手配を承っております。室料代金込みのパーティープランもございますので、お気軽にお申し付けください。

会議に関する知識や心構えは整いましたか？では、早速会議室を探しましょう！

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