貸し会議室を利用する際の準備
貸し会議室を利用する際、主催者側の事前準備は大切です。ここでは、貸し会議室を利用するときに役立つ事前準備項目をまとめています。ぜひ、参考にしてみてください。
＞＞更新日：2023年07月13日
利用目的に応じてレイアウトを決める
利用目的に応じてテーブルやイスの配置は異なります。例えば会議なら、全員の顔が見えるようにコの字型やロの字型にするのが適切です。セミナーやイベント、懇談会にはそれぞれに適したレイアウトがあります。コンセプトによっても変わるでしょう。弊社には常駐するコンファレンスコーディネーターがおりますので、必要に応じて適切なアドバイスをさせていただきます。
開催日時と場所を決める
貸し会議室を利用する際、日時と場所は最も重要な項目です。多くの人が参加しやすい日時に設定したり、駅の近くの場所にしたりするなど、参加者目線で決めましょう。しかし、希望する日時に会議室が必ず空いているとは限りません。また、場所によっては予約がとりにくいケースも考えられます。念のため、いくつか候補を挙げておくことをおすすめいたします。
参加予定者の出欠確認
開催日時と場所が決定したら、参加予定者の出欠確認を行います。貸し会議室の部屋は、それぞれで収容人数が定められております。定員数を越えると、別途料金がかかることがありますので、出欠確認は入念にしましょう。参加者には当日の詳細を連絡することも忘れずに。
当日に使う資料の準備
当日に使う資料は、前日までに用意しておきましょう。会場のセッティングが終わり次第、席に資料を配布しておくと、後の進行がスムーズです。弊社では、ご連絡をいただければ資料の事前預かりを行っております。お気軽にご相談ください。
当日の進行スケジュールを決めておく
当日、スムーズな進行ができるようにスケジュールを立てておくことが大切です。その際、受付係や誘導係など、役割分担なども決めておきましょう。会議で利用する場合は、あらかじめ議事録係を決めておくと、司会者は進行に徹することができます。事前に全体の流れを確認するためにも、リハーサルをしておくことをおすすめいたします。
会議に関する知識や心構えは整いましたか？ では、早速会議室を探しましょう！
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