会議のお役立ち情報

議事録とは

議事録とは、一般的に社内会議において議論された内容や取り決めを忘れないように記録するものです。単純に覚えておくために記録するだけではなく、会議の参加者やその他の関係者に対して、会議の内容を共有する目的もあります。そのため、議事録は正確性が求められる重要な記録です。

議事録がないと、後で伝達漏れによるトラブルにつながりかねません。会議で決まったことや業務における変更点、改善点などを議事録で明確にしておくと、共有した人の誤認や伝達ミスがなくなり業務が円滑に進むでしょう。

議事録の種類

議事録は、主に「会話形式」と「要約形式」の2つに分けられます。

会話形式は、会議中に交わされた会話の内容を時系列に沿って記録する形式です。発言した人や内容が細かく記録できるため、会議の雰囲気も思い出しやすくなります。ただし、会話がメインとなる記録のため、途中で決まった内容や重要なポイントが分かりにくい点はデメリットといえるでしょう。また、会議によっては膨大な量の議事録になるため、最近は使われる頻度が低い形式ですが、質疑応答に重点をおいた会議では重宝されています。

一方、要約形式は会議の内容を分かりやすく整理して記録する形式です。時系列にまとめる必要はなく、できるだけ簡潔にまとめます。会議内で決まった事項や押さえておきたいポイントが伝わりやすく、比較的頻繁に使われるスタイルです。

議事録の書き方

議事録は単純にメモを取るのではなく、会議に参加していない人にも伝わりやすい内容にまとめなければなりません。そのためには、ポイントを押さえた上で議事録を書く必要があります。読みやすい議事録は、会議後でも効率的に使えるため重宝されるでしょう。続いては、議事録の書き方で押さえておきたい5つのポイントを解説します。

事前に必要な項目を入力しておく

議事録はいきなり書き始めてもうまくまとまりません。大切なのは事前準備であり、何をまとめるべきか整理しておきましょう。押さえておきたい主な項目は、以下の7つです。

• 表題
• 日時
• 場所
• 出席者
• 議事
• 決定事項
• 次回予定

これらのポイントを意識しておけば、会議が始まってから慌てる必要がありません。パソコンを使って議事録を取る場合は、これらの項目を前もって入力しておくようにしましょう。

早めに提出する

議事録の目的は、会議の参加者と関係者に会議の内容を共有することです。時間が経てば経つほど、内容が薄れてしまいかねません。議事録は可能な限り会議の直後に共有するのが大切なため、できるだけ早めに提出するように心がけましょう。つい、綺麗な状態で提出したい気持ちが勝り、丁寧で凝った編集をしがちですが、遅くとも会議後1時間程度で仕上げることをおすすめします。

箇条書きで書く

議事録の内容があまりにも煩雑だと、情報が伝わりにくくなってしまいます。分かりやすい議事録にするためには、箇条書きを活用すると良いでしょう。ただし、箇条書きだけに頼ってしまうと、単なるメモ書きになるため要注意です。要点を意識して箇条書きを使うと、重要なポイントが伝わりやすくなります。

代名詞をなるべく避ける

議事録で曖昧な表現を使うと、読み手に正しい情報が伝わりません。例えば「今週」「昨年」「今度」などの代名詞はなるべく避けるようにしましょう。会議中によく使われるフレーズですが、そのまま書き起こすのは要注意です。具体的な日時や数字、固有名詞に変換して記録し、議事録を後から読んだ場合や会議に参加していない人でも伝わるように心がけましょう。

また、5W1Hを押さえて作成するのも大切なポイントです。ビジネスシーンにおいて、「報告・連絡・相談」をする際に必須となっているのが5W1Hです。議事録を作成する際は、どんな人が参加したのか、いつどこで集まったのか、どんな目的で会議を開いたのか、などを記載します。加えて、参加者がどんな発言をしたのか、そして最終的にどんな結論にいたったのかなども明記しましょう。

議事録のフォーマットを確認する

企業によっては、議事録のフォーマットが定められている場合があります。会議の前にはフォーマットがないかを確認して、用意されていれば活用するようにしましょう。フォーマットに沿って記録していけば、綺麗にまとまった議事録が作りやすくなります。フォーマットがなければ、Web上で公開されている議事録のテンプレートを活用するのも1つの手段です。

議事録を作成する際の注意点

議事録を作成する上で大切なのは、内容を分かりやすくまとめるだけではありません。文章だけでは伝わらないことや、会議内容がうまく聞き取れないことに備えて、画像や音声でも会議内容を記録しておくと議事録の精度を上げるのに役立ちます。続いては、議事録を作成する際の4つのポイントを紹介します。

必要に応じて写真を撮っておく

議事録は基本的に文章で記録するものですが、会議の内容によっては写真があった方が分かりやすくなるケースもあるでしょう。こうした場合は会議中に記録写真を撮り、議事録に添えておくと親切です。ただし、会議中は他の音が入ると迷惑になってしまうため、シャッター音が鳴らないタイプのカメラを使用することをおすすめします。その他、図や資料があると伝わりやすい場合は、議事録の作成と合わせて用意するようにしましょう。

ICレコーダーで録音しておく

議事録の担当になって間もないうちは、自分の耳だけで会議の内容を追うのは困難です。また、重要なポイントを聞き逃してしまうと、正確な議事録が作れません。こうしたリスクを避けるためにも、ICレコーダーで録音しておくようにしましょう。ただし、議事録はスピード感を持って作成することが大切です。ICレコーダーに頼りきり「後で聞き直して書けば良い」という考えになってしまうと遅れを取ります。あくまでもICレコーダーはサポート役であることを念頭において、会議中は可能な限り正確にメモを取るようにしましょう。

分からないことをそのままにしない

議事録は、正確な内容を残さないと事実が歪んで伝わってしまいます。例えば、会議中は「そのようにしましょう」「そういう方向で」「先日」など代名詞を使うケースが少なくありません。流れを汲んで理解できていれば良いですが、初めのうちは代名詞が何を指しているか分からないことも多いでしょう。事実を正しく伝えるためには、分からないことを放置せずその場で確認することを心がけましょう。

第三者目線を意識して作成する

議事録は、誰が見てもわかりやすいよう作成しなくてはいけません。意識せずに作成していると、書き手目線になり、読み手にうまく伝わらないことがあります。そこで重要なのが「第三者目線」です。つまり、客観的に会議内容をまとめていくということです。第三者目線を意識することで、誰が目を通してもわかりやすい文章となります。

議事録は日々の会議でも必要ですが、大規模な会議になればなるほど様々関係者が参加をするためエビデンスを残しておくことが非常に重要です。また議事録は会議での要点をつかみ、相手に伝わるようにまとめていくためサマライズ力がついていきますので、積極的に取り組んでみましょう。

最新の議事録の取り方

従来の議事録はメモを取ったり事前に内容をヒアリングしておいたりと、アナログな方法が主流でした。こうした方法では記録漏れが起こる可能性があるだけでなく、大変な手間がかかります。さらに、グローバルな会議をするケースも増えており、アナログな方法では対応しきれない状況といえるでしょう。

近年は、テクノロジーが進化した背景も踏まえて、議事録の取り方も変化しています。テクノロジーをうまく活用すると、負担を軽減しながら正確な議事録が作成できるため大変便利です。続いては、最新の議事録の取り方について紹介します。

テクノロジー技術を活用した議事録作成ツールの例

近年のテクノロジー技術は目まぐるしい進化を遂げており、議事録作成ツールのバリエーションも豊富にあります。会議の内容や参加人数、シチュエーションを踏まえて適したツールを選択すると、より効率的に議事録を作成できるでしょう。ここでは、主な議事録作成ツールとして「Stock」「See-Trough Captions」「Googleドキュメント」「Microsoft Teams」の4種類を紹介します。

Stock

名称の通り、情報をストックできる議事録作成ツールです。ITが苦手な人でも使えるように作られたツールで、シンプルな仕様になっています。ベースとなっているのが「ノート機能」で、情報を残し共有することに特化しているのが特徴です。チャットだと流れていってしまう情報でも、Stockを使えばしっかり残せるため、議事録はもちろん商談やチーム内でのミーティングなどでも活躍します。その他、日報やマニュアルを作る際にも役立つため、業務全般で導入している企業も多いです。

See-Through Captions

筑波大学の「デジタルネイチャー研究室」が開発したのが「See-Through Captions」です。透明なパネル状のディスプレイになっており、対話する相手との間に設置すると、話し手の音声を自動的にテキスト変換してディスプレイに表示されます。パネルの透明度が高く、ボディランゲージも伝わる仕様になっており、聴覚障害のある方に向けたシステムとして開発されました。

これまで聴覚障害のある方との対話は手話が主流でしたが、See-Through Captionsの開発により、自然な会話が実現します。また、多様性が求められる社会において、See-Through Captionsは会議でも役立つでしょう。まだ開発段階にあるツールですが、今後の議事録作成においても活躍が期待できます。

Googleドキュメント

Googleが提供する文書ファイル作成ツールが「Googleドキュメント」です。ファイルの共有がスムーズで、同ファイルを複数人で同時に編集できます。Microsoftの「Word」と同じような使い方なので、初めて使用する場合でも活用しやすいでしょう。

議事録を作成する際は、事前に編集メンバーとファイルを共有しておくと全員が編集に携われるため、効率良く議事録作成ができます。また、コメント機能が設けられているため、完成した議事録を会議参加者や関係者に共有した後も不明点を確認しやすいです。このように、1つのファイルを関係者全員でチェックできるため、会議の経緯が伝わりやすくなります。

Microsoft Teams

Microsoftが提供するコミュニケーションツールが「Microsoft Teams」です。近年では場所や人数を問わず、話し合いができるWeb会議を活用するケースが増えています。Teamsも同様にWeb会議ができる仕様になっており、国内外問わずスタッフとの連携が気軽に取れるのが魅力です。

また、Teamsには文字起こし機能が備わっており、議事録を作る際でもWeb会議の内容を逃さずまとめられます。録画もできるため会議後のチェックにも活用できるでしょう。ただし、文字起こし機能を使うには有償版に登録する必要があります。

議事録作成は、会議後の業務を円滑に回す上で重要な作業です。しかし、慣れない状態で議事録を作るのは大変難しく、ミスも起こりやすいでしょう。さらに、議事録は会議終わり直後のスピーディーな作成が求められます。効率的に作業を進めるためには、最新テクノロジーを生かしながら、注意点を押さえておくことが大切です。

また、会議を行う環境も、議事録作成を円滑に行う上で重要なポイントといえるでしょう。ミーティングスペースAPは、ネット環境が整っているためWeb会議を行う際も安心して利用できます。常駐している専任スタッフが事前準備から当日の会議までしっかりとサポートし、万が一トラブルが発生しても迅速に対応いたします。

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