会議・セミナー開催の案内状の書き方

会議・セミナーを開催する際に、集客ツールの1つとして使われているのが案内状です。ここでは、会議・セミナーの開催における案内状の書き方について、詳しくご紹介していきます。
＞＞更新日：2023年07月13日

案内状の冒頭文

会議やセミナーの案内状を作成する際には、一般的に使われているビジネス文章を使います。送る相手が企業の場合は、具体的な企業名や部署名も明記します。冒頭は「拝啓」からはじめて、季節にあった挨拶文を続けましょう。そして、最後に、「会議・セミナーを開催するので参加してほしい」という旨の文で冒頭をまとめます。

会議・セミナーの概要や目的

冒頭文の下には会議・セミナー名を記載し、概要や目的などを併記しましょう。案内状を受け取った相手が瞬時に理解できるよう、わかりやすく簡潔に明記します。さらに詳しく伝えたい場合には、「詳細は別紙」とし、チラシや資料とあわせて送付するのも1つの方法です。参加人数や参加費用なども記載しましょう。

開催日時・場所

当然のことですが、案内状に書くべき内容として欠かせないのが、開催日時と場所です。開催場所については、初めての参加者でもわかりやすいように、簡潔に記載しましょう。開催場所の名称、住所や電話番号などは必ず明記します。そのうえで、開催場所の最寄り駅からのアクセス方法も一緒に記載しておきましょう。

セミナーの場合は講師の紹介・応募方法なども記載を

セミナー開催による案内状の場合には、講師の情報も記載しましょう。セミナーでは、担当する講師によっても参加の有無が左右されます。記載する場合は、講師に必ず確認を取ったうえで、肩書きや経歴などを紹介します。また、事前予約や応募制を取り入れる場合は、応募方法の記載も忘れてはいけません。

多くの参加者に会議・セミナーに来場してもらうために

淡々と会議・セミナーの詳細について書いても、参加者の心を動かすことはできません。多くの参加者に来場してもらうためには、「いつもありがとうございます」、「来ていただけると嬉しいです」など、主催者の感情を伝える必要があります。このような文を加えることで、参加者が会議・セミナーに関心を抱いてくれる確率が高まるでしょう。

会議に関する知識や心構えは整いましたか？では、早速会議室を探しましょう！

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