こんにちは。AP日本橋お役立ち情報局、編集部の前田です。いよいよ2024年も終了となりますね。年末年始の帰省。新幹線、飛行機の切符争奪戦には勝たれましたでしょうか。今や窓口で買われる方も減ってしまい、ネットでポチるポチ合戦時代となっておりますが、PCよりスマホの方がつながりやすいとかなんとかいう都市伝説などもございます。←いつの情報でしょう^^古すぎる

さて今回は今年最後の記事となります。リクエストが多かった"働き方改革"について書かせていただきました。働き方改革、、最近はあまり聞かなくなりましたが、サステナブルな観点からも従業員満足度向上は今の時代、必須です。会社は早く帰れという。しかし、仕事は毎日ふくらんでいく。帰れない。どうしたらいいの～ということが、ちょっとじゃなくて結構な比率でありますよね。そういったあなたに最適なタスク管理法をお伝えしたいと思います。さくさくっと仕事して充実した生活をおくってください。

例によって今回も登場人物は私ではありますが、完全無欠のフィクションでございます。何卒ご了承ください。

第1章.はじめに: タスク管理の重要性

場所は来年、大阪・関西万博開催で盛り上がってきている大阪、、、

大阪通天閣の展望台から眺める夕焼けは綺麗だとある人はいう。場所は5Ｆ黄金の展望台。観光客のざわめきの中で私は、深いため息をつきながらビリケンさんの足裏を深刻な表情でなでているSさんをみていた。ちなみに今のビリケンさんは3代目らしい。そういえば大阪に来るのは20年ぶりである。フェスティバルゲートもなくなっており、この辺りも新しい街並みがスタートしている。よく行ったなぁフェスゲ。オープン当初は混んでたけど後期は閑古鳥が鳴いてたっけ。とかなんとか感情にひたっているとSさんの声が、、、。

Sさん（営業職・女性）

「ビリケンさん、どうか助けてください......営業ノルマ、ぜんぜん追いつきません......。たのみます！ううぅぅう」

私はニコニコ笑いながら声をかける。

前田(APイベントコンサル/専属相談員)

「そんなに深刻そうな顔でお願いされたら、ビリケンさんも困ってしまいますよ。ほんまに（笑）」

Sさん

「前田さん、本気なんです！ もう最近、本当に毎日がバタバタで......。朝一番で『これを最優先で！』って頼まれたと思ったら、お昼には別の急ぎの仕事が降ってきて、結局どっちも中途半端なまま退社時間になっちゃうんです。終わらなかった分は家に持ち帰ることもあって......これじゃ残業も減らせないですよね。」

前田

「なるほど、営業職特有の『割り込みタスク』に振り回されている感じですね。」

Sさん

「そうなんです！先輩には『まず優先順位をつけろ』って言われるんですけど、それが難しいんです。優先度が高い仕事ばっかりで、どれも後回しにできないように思えて......結局、ずっと追われっぱなしです。」

前田

「Sさんのように、目の前の業務に忙殺されると、長期的な仕事の見通しが立てにくくなりますよね。でも、実は簡単なタスク管理術を取り入れるだけで、状況はかなり変わりますよ。」

Sさん

「そんな魔法みたいな方法、あるんですか？」

前田

「魔法ではありませんが（笑）、シンプルかつ効果的な方法があります。それが、『今日やること』『明日やること』『それ以上先にやること』の3つに分けるタスク管理術です。」

Sさん

「えっ、3つに分けるだけで、本当にうまくいくんですか？」

前田

「はい。めちゃくちゃシンプルに見えますが、これを実践するだけで優先順位が自然と明確になりまして、無理なく業務を進められるようになります。この方法のポイントを、次で詳しく説明しますね。」

第2章.基本のタスク管理術: 「今日」「明日」「それ以上先」に分ける方法

Sさんは鞄からメモ帳を取り出した。

Sさん

「その話、もう少し詳しく教えてください。どうやってタスクを3つに分ければいいんですか？」

前田

「ではまず最初に覚えておいてほしいのは、すべての仕事を『今すぐやらなきゃいけない』と感じる必要はないということです。そこで、『今日』『明日』『それ以上先』に分けると、頭の中が整理されて楽になりますよ。」

Sさん

「うーん、それってどんな基準で分ければいいんでしょうか？」

前田

「それぞれのカテゴリーに明確な基準を設けるのがコツです。こんな感じで考えてみてください。」

（１）今日やること

前田

「まず『今日やること』は、その日の締め切りがあるもの、または今日中にやらないと大きな支障が出るタスクです。たとえば、提出期限のある見積書や請求書の発行、今日中に電話をかけなければならないお客様対応などですね。」

Sさん

「ああ確かに、それなら『絶対に今日』ですよね。」

前田

「そうです。逆にそれ以外の仕事は『今日』に入れないというルールを守るのがポイントになります。」

（２）明日やること

前田

「次に『明日やること』は、今日ではないけど直近で手をつける必要があるタスクです。例えば、週末の会議資料の準備とか、2～3日後までにやらなければならない営業計画の作成などですね。」

Sさん

「今までは、それも全部『今日やらなきゃ』って思ってました......。」

前田

「そうですね。『明日やること』を意識的にリストアップしておけば、『今日やらなくてもいい』という安心感が得られますよ。」

（３）それ以上先にやること

前田

「最後は『それ以上先にやること』。これは、まだ具体的な締め切りが決まっていないタスクや、長期的な目標に向けた作業ですね。例えば、月末までに提出するレポートや、新規顧客リストの整理といったものです。」

Sさん

「なるほど。先送りしても問題ないものは、ここに入れるんですね。」

前田

「その通りです。このリストを定期的に確認して、タイミングが来たら『明日やること』に昇格させればいいわけです。」

メモに書き出すのがコツ

前田

「重要なのは、この3つを頭の中で考えるだけではなくて実際に書き出すことをおすすめします。書くのはスマホのアプリでもいいし、紙のメモでもどちらでもOK。リスト化することで優先順位が視覚化されて、より明確になります。」

Sさん

「確かに、頭の中で考えているだけだと、どれが優先なのかごちゃごちゃしてしまいますね。」

前田

「そしてこの方法の最大のメリットは、『明日でいいことは今日やらない』というスタンスが自然に身につくこと。仕事を抱え込みすぎるのを防げますよ。」

Sさん

「『明日でいいことは今日やらない』......いい言葉ですね。これなら無理なく仕事を整理できそうです。」

前田

「では、次にこの方法がどう残業を減らし、仕事の効率を上げるのかを説明しますね。」

第3章.タスク管理術のメリット

Sさんはメモ帳を閉じ、少しほっとした表情を浮かべていた。

Sさん

「3つに分けるだけでこんなにすっきりするなんて驚きです。でも、実際にこの方法を使ったら残業が本当に減るんでしょうか？」

前田

「減りますよ。というのも、このタスク管理術には3つの大きなメリットがあるからです。それぞれ説明していきますね。」

（１） 優先順位が明確になり、無駄な時間が減る

前田

「Sさん、よく『なんとなく時間が足りない』と感じることはありませんか？」

Sさん

「あります！朝から何かしら動いてるはずなのに気づいたら、あっ18時......みたいな。」

前田

「それは、タスクの優先順位が不明確なまま動いているからです。この方法を使えば、『今日やるべきこと』だけに集中できるので、余計なことに時間を取られなくなります。その結果、1日の中で使える時間が増えます。」

Sさん

「なるほど......。無意識に後回しにできる仕事まで抱え込んでるから時間が足りなくなるんですね。」

（２）精神的な負担が軽くなる

前田

「さらに、この方法にはメンタル面のメリットもあります。頭の中に『やるべきこと』がぐるぐるしている状態って、想像以上にめちゃくちゃストレスなんですよ。」

Sさん

「ああ、あります！『あれもやらなきゃ、これも忘れないように』って気が焦るばかりで、逆に集中できなくなったり......。」

前田

「ですよね。この管理術でタスクを視覚化すれば、『今やるべきこと』だけにフォーカスできるようになります。結果として余計な不安を感じることが減りまして、ストレスも和らぎますよ。」

Sさん

「確かに、紙に書くだけでも安心感が違いますよね。焦りすぎるとミスも増えますし......。」

（３）残業が減り、生産性が向上する

前田

「そして一番大きなメリットが、残業が減ることです。」

Sさん

「でも、残業が減る理由ってどこにあるんですか？タスクが残ったら、やっぱり帰れない気がするんですけど......。」

前田

「確かに全部のタスクを片付けようとすると、どうしても時間がかかります。でも、この方法では『今日やるべきこと』だけに一点集中するので、無理なく仕事を終わらせられるんです。」

Sさん

「ああ、1日分のゴールが明確になるんですね！」

前田

「そうです。そして、終業時には『今日のタスクは終わった』とスッキリした気持ちで帰れます。次の日の仕事に備える余裕も生まれますよ。」

Sさん

「確かに、それなら仕事が回りやすくなりそうですね。営業のようにスピード感が必要な仕事でも効果がありますか？」

前田

「あります。むしろ営業職こそ、こうした管理術が効果を発揮します。タスクの整理がしっかりしていると、急な依頼が入っても対応しやすくなりますよ。」

Sさん

「いいですね......！前田さん、もっと早く教えてもらえばよかったです。」

第4章.タスク管理に使うツールとは

前田

「Sさん、最近のタスク管理はツールを活用するとさらに効果的になりますよ。スマホやPCで簡単に使えるアプリを使えば、仕事の効率がぐっと上がります。」

通天閣から降りて近くのカフェでコーヒーを飲みながら、私はスマートフォンを取り出して見せた。

Sさん

「前田さん、私スマホのアプリも興味あるんですけど、紙の手帳やノートを使うのが好きなんです。やっぱり、紙だと何か特別な良さがある気がして......。」

前田

「そうなんですね。紙の手帳やノートで管理する方法も、アプリに負けず効果的ですよ。サスティナブルではなくなりますが紙には、一覧性や自由度といったデジタルにはないメリットがありますからね。」

Sさん

「紙ならではの管理方法って、どんな感じなんですか？」

前田

「では、紙でタスク管理をする場合の具体例をいくつかご紹介しますね。」

紙のタスク管理の具体例

（１）「今日」「明日」「それ以上先」の3分割リストを手書きする

前田

「まず、ノートの1ページを3つのエリアに分けて、『今日やること』『明日やること』『それ以上先』をそれぞれ書き出してみてください。大きな枠で書けるので、全体が一目で見渡せるのが紙の利点です。」

Sさん

「確かに、紙だとぱっと広げただけで全体がわかるのは便利ですね。」

前田

「そうです。それに、ペンで書き出すときに『このタスクはどこに分類しようか』と考えることで、自然と頭の中で優先順位が整理されるんですよ。」

（２） マンスリーページで中長期のタスクを見える化

前田

「もし手帳を使っているなら、マンスリーページに中長期のタスクをメモしておくのもおすすめです。たとえば、『今月中に仕上げるレポート』を月末の日付に書いておいて、少しずつ進める日を計画します。」

Sさん

「それなら長期的なタスクも忘れなくて済みそうですね。」

前田

「そうなんです。そして、期限が近づいたら『今日やること』や『明日やること』に移しておけば、スムーズに管理できます。」

（３）週ごとに振り返りをノートに記録

前田

「紙のもう一つの強みは、週ごとの振り返りをしやすいことです。1週間分のページを見ながら、『どのタスクが終わったか』『どれを来週に持ち越すか』を確認できます。」

Sさん

「ああ、手書きだと、達成感を実感しやすい気がします。」

前田

「そうですね。達成したタスクに線を引いたり、チェックマークを入れると、やったことが目に見えて分かるので、モチベーションも上がりますよ。」

紙のタスク管理のメリット

（１） 一覧性が高い

前田

「紙の最大のメリットは一覧性です。一度に全体を俯瞰できるので、仕事の流れや優先順位が頭に入りやすいんです。」

Sさん

「確かに、画面を切り替えなくていいのは楽ですね。」

（２）自由度が高い

前田

「手書きなら、リストだけでなく、アイデアやメモも自由に書き足せます。アプリだと制約がありますが、紙なら好きなフォーマットを作れるのも魅力ですね。」

Sさん

「仕事以外の予定やプライベートなことも一緒に管理できそうです！」

（３） 頭に残りやすい

前田

「紙に書く作業そのものが、記憶に残りやすいという研究結果もあります。手を動かして書くことで、タスクの内容や重要度が自然と頭にインプットされるんです。」

Sさん

「確かに、スマホだとただ入力するだけになりがちですもんね。」

紙とデジタルを使い分けるのもアリ

前田

「ちなみに、紙とデジタルを組み合わせて使うのもおすすめです。たとえば、紙で毎日のタスクを管理しつつ、中長期の予定はスマホのカレンダーアプリで補完する方法などですね。あとiPadなどペンが使えるタブレット端末でも同じようなことができますよ。紙と違って書き直しもすぐできますし、色を付けるのも楽ですよ。スマホ連携も可能ですしね。」

Sさん

「なるほど！どっちか一方だけにこだわらなくてもいいんですね。しかも、iPadですか、ペンがあると紙みたいに使えるから確かにそれも良いですね。」

前田

「その通りです。自分が続けやすい方法を見つけるのが一番大切ですよ。」

Sさん

「よし、早速ノートを買って、今日から試してみます！というかiPadも買おうかな(笑)」

前田

「いいですね。続けるうちに、きっと自分に合ったスタイルが見つかりますよ。」

第5章.まとめ: 今日から始めるタスク管理

カフェを出て、通天閣のライトアップを見上げながら、Sさんは立ち止まった。

Sさん

「前田さん、今日は本当に参考になりました！でも、こういう新しい方法って、始めるのは簡単でも続けるのが難しそうな気がして......。」

前田

「確かに、どんなに良い方法でも、続けられなければ意味がありませんよね。でも大丈夫。今日から無理なく始めるための3つのコツをお教えします。」

（１）小さく始める

前田

「まずは、タスクをすべて管理しようとせず、『今日やること』だけをリスト化してみましょう。慣れてきたら、『明日やること』と『それ以上先』も追加していけばいいんです。」

Sさん

「確かに、一気にやろうとするとプレッシャーになりそうですもんね。まずは今日だけ！」

（２） 1日の終わりに振り返りをする

前田

「次に、1日の終わりに5分だけ時間を取って、自分のリストを振り返る時間を作りましょう。今日やり残したタスクを『明日やること』に移しておくと、翌朝スムーズにスタートできますよ。」

Sさん

「なるほど。仕事を引きずらないためにも、終業前の振り返りは良さそうですね。」

（３）完璧を目指さない

前田

「最後に、完璧を目指しすぎないことが大事です。時には予定通りに進まないこともありますが、そんなときは無理に詰め込まずに、翌日以降に回す柔軟性を持ってください。」

Sさん

「確かに、『全部やらなきゃ』と思うから、毎日しんどくなるのかもしれませんね。」

前田

「その通りです。タスク管理の目的は、効率よく仕事を片付けて、心と時間に余裕を作ることですから。」

今日から始めるタスク管理

Sさん

「よし、今日のうちに『今日やること』だけでも書き出してみます！小さな一歩から始めますね。」

前田

「いいですね。タスク管理は慣れるまで試行錯誤が必要ですが、シンプルな方法を継続するだけで大きな成果が得られますよ。」

Sさん

「残業が減って、自分の時間をもっと楽しめるようになれたら最高です！」

前田

「きっとなれますよ。『明日でいいことは今日やらない』を実践しながら、楽しく続けていきましょう。」

Sさん

「はい、頑張ります！」

効率的なタスク管理を実践するための鍵は、「今日やること」「明日やること」「それ以上先にやること」の3つにタスクを分けるシンプルな方法を取り入れることです。この方法は、仕事の優先順位を明確にし、無駄な時間を減らすだけでなく、精神的な負担を軽くし、残業を減らす効果も期待できます。

さらに、最新のタスク管理ツールを活用することで、管理を効率化し、モチベーションを維持しやすくなります。ポイントは、無理をせず、小さな一歩から始めること。そして、完璧を目指しすぎず、柔軟に進めていくことです。明日をもっと楽に、もっと効率的にするために、今日からあなたもタスク管理を始めてみませんか？