【AP日本橋お役立ち情報局】 (超初心者向け)セミナー、イベントの最適な集客/開始時期はこちら！今知っておきたい最新の集客事情！イベントは集客力が最大のポイント！まったくわからないあなたもこの記事を読めばＯＫ！早めに集客を成功させてイベントを盛り上げよう！～2024〜2025【会話でわかるビジネスに役立つ知識シリーズ/第５回】

こんにちは。AP日本橋お役立ち情報局、編集部の前田です。現在、各商業施設等でブラックフライデーが開催されていますが、何か目当ての物は買われましたでしょうか。私も10点ほどサクサクっとなんやかんや購入しております。アメリカ本国と違いまして、日本の場合は１週間早い勤労感謝の日から開催されることが多いようですね。お客様大感謝祭を11月末から助走して開催し、がっぽり買ってもらって年始を迎える。なかなかなマーケティング戦略かと思います。日本の小売り・商業施設チーム、さすがです。貸し会議室業界もこういった毎年あるような季節のお祭りセールイベントを仕掛けていけたらよいのですが、、、とか思ったりしてます。そうそう、当会場でも大変お得な「お客様感謝際キャンペーン」を実施していますので、そちらもご確認いただければ幸いです。　　

第0章. オープニング（この記事を読めばわかること）

前田「さて、今日は皆さま興味があるかと思いまして『イベントの集客は開催日の何か月前から行うべきか？』というテーマで話をしていきます。担当者から話を聞いていると、募集のタイミングがわからないということも、あるようですね。あっという間に日数が過ぎてしまい、集客施策も間に合わず、直前で"まったく集まってないよ～！"と焦るパターンだけは避けたいところです。」

Aさん「確かに、集客のタイミングって難しいですよね。特にイベントの規模によって、どれくらい前から告知を始めるべきかが変わるって聞きますし。直前になっても参加者が集まってない時は"助けて～"ってなりますね。」

前田「あるあるですね。この記事では、300名、200名、100名規模のイベントを例にして、各規模に合った集客開始のタイミングや効果的な方法について解説します。また、最近注目されている動画での告知、特にYouTubeやTikTokを使ったプロモーション方法についても触れていきますよ。」

Aさん「動画での告知ですね！それは面白そうですね。若い世代にリーチしやすいし、実際に参加しているような雰囲気が伝わるから効果的だと聞きます。あと、集客開始時期は規模によっても違うんですね。」

前田「そうなんです。イベントの規模別に最適なタイミングや方法を知ることで、集客の成功率を高められるんです。この記事を読めば、イベントの告知や集客で注意すべきポイントや、ターゲット層に響く効果的な宣伝手法についても理解できるようになりますよ。」

Aさん「それは心強いですね！イベントの規模に合わせた集客の考え方、動画での告知のやり方など、しっかり学ばせていただきます。よろしくお願いします！」

前田「それでは、レッツラゴー！（←古い）」

第1章. はじめに→そもそも、イベント集客はなぜ重要なのか？

前田「早速本題に入っていきましょう。まずは、イベント集客が"成功の鍵を握る"理由について話しますね。」

Aさん「お願いします。確かにどんなに素晴らしい内容でも、来てくれる人が少ないと盛り上がりませんもんね。」

前田「その通りです。イベントは集客がうまくいくかどうかで大きく結果が変わるんです。たとえば、参加者が少なければ、運営コストが回収できなかったり、開催後の満足度が低くなることもありますよね。」

Aさん「確かに、参加者が多い方がイベントも活気づきますよね。でも、イベントごとに告知のタイミングも異なるものなんですか？」

前田「そうなんです。300名規模のイベントであれば、事前にじっくりと準備し、認知を広げていく必要があります。逆に、100名程度のイベントだと、もう少し短期間で効果的なターゲティングができる場合もあります。」

Aさん「なるほど。イベントの規模によって準備や集客の方法も違うんですね。」

前田「はい。この後、300名、200名、100名規模のイベントごとに、最適な集客開始時期の目安や、どのような集客方法が効果的なのかについて詳しくお話ししていきます。」

第2章. イベント規模別の集客開始時期（募集スタート時期）

前田「ここでは、300名、200名、100名の規模別に、どれくらい前から集客を始めるべきかを見ていきましょう。」

Aさん「確かに、イベントの規模によって準備が変わるなら、集客を始める時期も違いそうですね。」

前田「そうですね。まず、300名規模のイベントの場合ですが、6か月前からの準備をお勧めします。」

Aさん「6か月も前からですか？かなり早めに感じますが、その理由は何ですか？」

前田「300名規模のイベントは、特に広範囲から集客しないと目標人数に達しない場合が多いので、認知拡大のための十分な期間が必要です。さらに、早い段階から興味を引きつけて、信頼感や期待感を持ってもらうことが重要です。まぁ、とびきり有名なインフルエンサーさんが入れば一発なんでしょうけど、今回はそういった援護がない場合の進め方になります。」

Aさん「短期間で集客しようとすると、認知が間に合わずに終わってしまうこともありますよね。」

前田「そうです。次に、200名規模のイベントですが、4〜5か月前から集客を始めるのが理想的です。300名ほどの規模よりは少し短い準備期間で済むとはいえ、やはり十分な時間をとって参加者に興味を持ってもらうことが大切です。」

Aさん「4〜5か月前なら、参加する側としても早すぎず、興味を持ちやすいタイミングですね。」

前田「その通りです。そして、100名規模のイベントについては、3か月前からの集客を目安にするといいでしょう。小規模なイベントの場合、よりターゲットを絞って、参加してもらいやすい内容で告知すれば、比較的短期間でも集客が可能です。」

Aさん「なるほど。300名と100名では、集客にかける期間が倍くらい違うんですね。」

前田「そうです。まとめると、300名規模は6か月前、200名規模は4〜5か月前、100名規模は3か月前から集客を始めると良いですね。規模に応じた適切な時期を押さえるだけで、告知の効果が変わってきますので、気を付けておきましょう。」

第3章. 集客方法とタイムライン管理

前田「では次に、集客の具体的な方法と、どのタイミングで行うと効果的かを解説していきますね。」

Aさん「お願いします！それぞれの規模に合わせた集客の流れを知りたいです。」

前田「はい。まず300名規模のイベントから見ていきましょう。6か月前から集客を始める場合、初めの2か月はターゲット層をしっかりリサーチし、プロモーション計画を立てます。どんな層に来てもらいたいのか、彼らが集まるSNSやコミュニティを探し、効果的な告知の方法を検討しましょう。」

Aさん「準備期間にあたるこの時期に、戦略をしっかり固めるんですね。」

前田「そうです。その後、4か月前からは本格的な告知をスタートします。YouTubeでティザー動画を配信して興味を引いたり、SNSで定期的な投稿を始めたりするのが効果的です。また、メールマーケティングも活用して、早期申し込み割引を設けるのもいいですね。」

Aさん「なるほど、300名規模だと、認知度を高める段階が大切なんですね。では、200名規模のイベントはどうでしょう？」

前田「200名規模なら、4〜5か月前から集客を始めましょう。この場合も、まずはターゲット層をしっかり決め、リーチしやすいSNSを中心に告知を進めるのがポイントです。イベントの紹介や出演者の魅力を伝える動画をTikTokで配信するのも効果的です。」

Aさん「TikTokなら短時間でメッセージが伝わるし、バイラルを狙える可能性もありますね。」

前田「その通りです。特に、4か月前からは視聴者の興味を引きつけるコンテンツを意識して、短い動画を活用しながら認知度を高めていきましょう。」

Aさん「では、100名規模のイベントはどうですか？」

前田「100名規模のイベントなら、3か月前からSNSを中心に告知をスタートし、既存のコミュニティやメールリストも活用するといいですね。口コミや友人紹介での拡散も期待できますし、早期申し込み特典や参加特典を用意すると、興味を引きやすいです。」

Aさん「なるほど。集客人数が少なめなら、短期間でも集まりやすいんですね。」

前田「はい。そして、イベント直前1か月は、どの規模でも『リマインダー』が重要です。SNSでカウントダウンや見どころを投稿したり、動画で『あと1か月！』と緊張感を伝えたりすると効果的です。意外と思うかもしれませんが、紙のDMを送るのも効果的です。ある企業様では、Ａ４サイズの大きなハガキを送って目につくようにしてましたね。」

第4章. 成功する集客のポイント！集客のコツ

前田「それでは、集客を成功させるために押さえておきたいポイントについて話していきますね。

Aさん「お願いします。集客のコツがあるなら、ぜひ知りたいです！」

前田「まず大事なのは、ターゲット層に響くメッセージを意識して作ることです。参加してほしい人たちに、イベントのどの点が魅力的かを伝えられるかが、集客成功の鍵なんです。『誰に、何を、どのように』というマーケティングの基本の「誰に」「何を」の部分ですね。イベントの規模や内容が違っても、基本的な考え方は変わらないので必ず意識して下さいね。」

Aさん「なるほど。確かに、適切な人に、具体的に『これが面白そう』と思ってもらえるような内容を伝えないと、興味を持ってもらえないかもしれませんね。」

前田「その通りです。例えば、ビジネス系のイベントなら、講演者の実績や話す内容の専門性を強調することで信頼感が生まれます。エンタメ系のイベントなら、出演者の雰囲気が伝わる動画やビジュアルで『このイベントに行きたい！』と思わせる工夫が大切です。ちょこっと、予告を見せるのも効果的です。続きを見たいってなりますのでね。」

Aさん「確かに予告があるとイメージがわきますね。あと、メッセージを工夫するだけでなく、それをどこに発信するかも重要ですね。」

前田「はい、そうです。マーケティングの基本「どのように」の部分ですね。そこに関して大切なのが、コミュニティの活用です。イベントに関連する分野のグループやフォーラム、SNSコミュニティなどを活用することで、同じ興味を持つ人たちに直接リーチできます。興味を引くようなシェア用の画像や動画を用意すると、口コミが広がりやすくなりますよ。」

Aさん「コミュニティは確かに大きいですね。信頼されている場で紹介されると、参加へのハードルが下がりますし。」

前田「さらに、集客の段階で早期申し込み特典を設けるのも効果的です。例えば、早く申し込んだ人には割引を適用したり、特典を用意するなどして、興味を持った段階で申し込みにつなげやすくするんです。」

Aさん「早めに決断してもらえるのはありがたいですね。最後まで待つとどうしても定員に不安が残りますから。」

前田「もう一つ重要なのが、継続的な情報提供です。イベントまでの間に、何度か魅力的な情報を発信することで、参加予定者の興味を保ち、周囲にもシェアされやすくなります。カウントダウン投稿や当日の見どころ紹介などで、盛り上がりを演出すると効果的です。お客様をわくわくさせましょう。」

Aさん「情報が途切れると、イベントを忘れられてしまいそうですもんね。」

前田「はい。これらのポイントを押さえることで、集客を安定させ、期待感を維持できるんです。」

第5章. 集客時に気をつける点とは？

前田「さて、集客を進める上で気をつけたいポイントについても確認していきましょう。」

Aさん「集客で気をつけることって、具体的にどんなことですか？」

前田「まず、宣伝疲れの防止です。特に大規模なイベントになると、何度も告知をしなければならないですが、同じ内容ばかりだと、見る人が飽きてしまいます。チラシ、フライヤー、ポスターなども使いまわしは手抜き感があるため、さけたほうが良いかと思います。」

Aさん「なるほど。同じ内容の情報が多すぎると、参加者が気持ち的に疲れてしまいそうですね。」

前田「そうです。対策としては、告知内容を変化させることです。たとえば、最初はイベントの概要を伝える動画、次は出演者の紹介、最後は会場の準備風景など、さまざまな視点から見どころをアピールしましょう。こうすることで、参加者の興味を継続できます。同じ内容ですとどうしてもマンネリ化してしまいます。発信する内容は何パターンか用意しておきましょう。そうですね、最低でも５パターンはほしいところです。」

Aさん「なるほど。毎回新しい内容があると、告知を楽しみにしてもらえるかもしれませんね。」

前田「その通りです。また、満席やオーバーブッキングへの対策も重要です。特に小〜中規模のイベントでは、人気が高まると申し込みが増えすぎることがあります。定員を超えた場合のキャンセル待ちリストの用意や、当日の対応方法もあらかじめ検討しておくといいですね。」

Aさん「確かに、予想以上に集まってしまったときに対応できるようにしておかないと、当日混乱しそうです。」

前田「そうです。そして、会場や安全面での配慮も忘れずに。特に人数が増えるほど、会場の動線や緊急時の対応がしっかりしていないと、参加者の満足度が下がるだけでなく、リスクが増えてしまいます。」

Aさん「イベントって、告知の段階だけじゃなく、運営の準備も同じくらい大切なんですね。」

前田：「はい。安全と安心の提供は、リピーター獲得や評判向上にもつながるので、もっとも気をつけるべきポイントです。」

第6章. まとめ/イベントは集客が上手くいくかが勝負！力を入れて実行していきましょう！

Aさん「前田さん、今日のお話を聞いて、集客って本当に奥が深いと感じました。」

前田「ありがとうございます。イベントの集客は、単に人を集めるだけでなく、規模や参加者層に合ったタイミングと方法を工夫することで、成功率が大きく変わるんですよ。」

Aさん「特に、300名、200名、100名と規模によって告知を始めるタイミングが違うのが印象的でした。」

前田「そうですね。300名規模なら6か月前、200名規模なら4〜5か月前、100名規模なら3か月前から集客を始めると効果的です。それぞれの規模に合わせた計画が、集客の土台となります。ぎりぎりになって「集まらないよ〜」と騒ぐのはイベントのプロとしては避けたいところです。」

Aさん「そして、動画での告知も今の時代に合っているんですね。YouTubeやTikTokで、参加者の興味を引くような短編動画を活用するのが、特に若年層には効果的だとわかりました。」

前田「はい。動画を使った告知は、特に視覚的なインパクトがあり、参加への意欲を引き出しやすいのでおすすめです。今や若手だけでなく、年配の方でもYouTubeとかバンバン見てますからね。そして、ターゲット層に響くメッセージや継続的な情報提供を心がけ、イベントまでの興味を持続させることも大切ですね。」

Aさん「あと、気をつける点として、宣伝疲れを防ぐために告知内容を工夫したり、オーバーブッキング対策や会場の安全面にも配慮したりすることが重要というのも勉強になりました。」

前田「おっしゃる通りです。こういった配慮が参加者の満足度やイベントの評価にもつながります。今日お話ししたことが、Aさんのイベント集客に少しでも役立てば嬉しいです！」

Aさん「はい、ありがとうございます！今日学んだことを活かして、集客を成功させたいと思います。」

前田：「ぜひ、頑張ってください。イベントの成功を応援しています！」

第7章【おまけ】貸し会議室でのイベントなら、やっぱり「AP日本橋」がおすすめ

Aさん「ところで前田さん、集客がうまくいって人数が集まったときに、使いやすい会場ってどこか知りませんか？貸し会議室で、人数や用途に応じて柔軟に使える場所があるといいんですが、、、。あと会場担当者の質がいいところが希望です。」

前田「それなら、うちにお声かけ下さい。東京駅近くの『AP日本橋』です。貸し会議室なんですが、設備が充実していて、イベントの規模やスタイルに合わせてレイアウトが自由に変更できるんです。APシリーズの中でも一番サスティナブル活動に力を入れておりオススメですよ。尚且つ、担当者の質にもこだわってます。」

Aさん「へぇ、それはいいですね！貸し会議室って、どうしても狭かったりレイアウトが決まっていたりするイメージがありました。」

前田「AP日本橋はその点、広さもタイプもバリエーションが豊富です。少人数のセミナーから中規模のイベント、懇親会にも対応できるので、100〜300名のイベントでも安心です。さらに、最新の映像・音響設備も揃ってますし、オンライン配信の対応も可能です。ハイブリッドイベントなどにも必要な会場となってます。場所も、東京駅の八重洲口から徒歩約５分と近いのでその点も便利かと思います。」

Aさん「なるほど、アクセスも良さそうですね。イベントに慣れている会場なら、最適なサポートも受けられそうで安心です。」

前田「そうなんです。地方からのアクセスも良く参加者にとっても、びっくりするくらい便利ですよ。セミナーやイベント会場選びは集客にも影響するので、設備や立地が充実した場所を選ぶと参加者の満足度も高くなりますよ。」

Aさん「確かに、アクセスや使い勝手がいい会場なら、参加者にも喜ばれそうですね。AP日本橋、覚えておきます！」

前田「お待ちしております！」