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貸し会議室で株主総会を開催するメリットやポイント

毎年3月や5月、6月は株主総会のシーズン。株主に業績・方針など公表する大切なイベントだけに、開催担当の方は資料作成や会場選出などで忙しくなる時期です。特に「会場」は、新型コロナウイルスの世界的な流行に伴い、ソーシャルディスタンスを考慮したセッティングに頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
今回は、貸し会議室で株主総会を行うメリットと、ポスト・コロナで注目を集める「オンライン株主総会」について紹介します。

目次

  1. 1.株主総会とは
  2. 2.株主総会で貸し会議室を利用できるの?
  3. 3.貸し会議室で株主総会を開催するメリット
  4. 4.今後は「完全オンラインの株主総会」に変わる?
  5. 5.AP貸し会議室で株主総会を行おう!

株主総会とは

初めに、「株主総会」について簡単に紹介をしましょう。
株主総会とは、端的に言えば「株式会社を経営する上で意思決定を行う場」のことです。 株式会社を「経営」しているのが取締役であるのに対し、株主は株式会社を「所有」する立場にあります。株主は、発表された経営方針で株式の価値を高められるかどうかを株主総会でチェックするのです。経営は順調か、取締役が適任かを判断して、重要な意思決定に関する議論を重ね、最終的な結論を下すのが株主総会です。大企業ともなれば、株主総会で決定した社長交代や役員退任などが、テレビやネットを通じて報じられることも少なくありません。
そんな株主総会は、以下の2種類に分けられます。

                 
名称 詳細 法律
定時株主総会 年に1度、毎事業年度の終了後に必ず開催される株主総会 会社法296条1項
臨時株主総会 必要に応じて開催される株主総会 会社法296条2項

定時株主総会は、事業の決済報告や承認などを行うため、年に一度必ず開催される株主総会です。これに対し臨時株主総会は、補充役員の選任や新株予約権発行などを行うため、必要に応じて開催される株主総会となります。どちらも株主総会に違いはありませんが、企業によっては参加人数が数百名の規模となることもしばしばです。混乱を避けるためにも、株主総会を開催する際は会場の準備をしっかりと行う必要があります。


株主総会で貸し会議室を利用できるの?

AP日本橋

結論から言えば、株主総会で貸し会議室は利用可能です。
株主総会の会場に明確な決まりはないので、株主総会の開催場所は自由に決められます。例年の開催場所とかなり離れている場合、招集通知に「開催場所の決定理由」を記載する必要こそありますが、正当な理由であれば会場の変更そのものに問題はありません。
社内に大きな会議室がある場合は、社内で株主総会を行うケースもあります。しかし、株主総会は取締役に加え、社外から訪れる株主が一堂に会する最高意思決定機関です。円滑に企業運営をするためには、株主と良好な関係を築かなくてはなりません。参加者に快適な時間を過ごしてもらうため、開催場所にドリンクやケータリングサービスが充実している貸し会議室を選ぶ企業も多いのです。
このほか、グローバルな企業では、ホテルの大型ホールを使って株主総会を開催することも珍しくありません。ただし、株主総会はどの企業も同じ時期に開催するため、近場のホテルの確保が難しくなることもあります。そのため、近年はホテルと遜色ないサービスを提供する貸し会議室を利用も進んでいます。

貸し会議室で株主総会を開催するメリット

貸し会議室の多くは主要駅の駅近、メイン通りに面した利便性の高い立地にあるため、遠方から株主総会にお越しいただく際にも安心です。また、貸し会議室では、多彩な用途に対応できる部屋と備品・機材・サービスを用意しています。つまり、株主総会の会場運営で求められる機能がすべて揃っているのです。希望すれば、ドリンクサービスやケータリングサービスを頼むこともできます。
なお令和の現代においては、大勢が集まる株主総会のコロナ対策として、オンライン株主総会(バーチャル株主総会)という新しい取り組みが実施されています。初めてオンライン株主総会を行う際には、総会の様子を撮影する機材と、映像や音声を配信するインターネット環境が不可欠です。しかし、中~大規模のオンライン株主総会に耐え得る設備を企業で揃えようとすると、相応の費用が発生してしまいます。
最近は、マイクやカメラ、プロジェクター、モニターといった設備がある貸し会議室も増えており、弊社でも快適なオンライン株主総会に必要な映像・音響設備を十分に揃っています。貸し会議室で映像や音響機材をレンタルすれば設備を購入・運搬する必要がなく、開催コストを抑えられるというメリットがあります。また、会場の設置から後片付けまでを貸し会議室側で行ってくれるというのも、貸し会議室における便利なポイントです。 AP会議室では、常駐スタッフがサポートをいたしますので、土地勘がないエリアで株主総会を開催する際にもぜひお任せください。
詳しい受付・予約方法については「ご利用の流れ」をご確認ください。

今後は「完全オンラインの株主総会」に変わる?

AP渋谷道玄坂

新型コロナウイルスの感染拡大防止のために、「人が密集する状況をできるだけ回避すること」が求められており、株主総会も例外ではありません。とはいえ現在の会社法では、株主総会には「場所」が必要と明記されており、完全オンライン型の株主総会を開催できないのです。そこで日本経済団体連合会(以下経団連)は、2020年10月に「株主総会のオンライン開催拡大」を求めて、政府への提言書をまとめました。
出典:株主総会におけるオンラインの更なる活用についての提言|日本経済団体連合会
この提言を受けて、政府は「株主総会におけるオンライン開催の解禁検討」に入っています。新型コロナウイルスの影響下で、限定的なオンライン開催が広がったのを機に法改正を試みる運びとなったのです。物理的な会場を設定して、取締役や一部株主が集まる規定に対して「特例」をつくる方針になる見込みです。上記の点を考慮すれば、株主総会のオンライン開催を検討する企業も増えることでしょう。
先に挙げた経団連の提言によると、来場が難しい株主のために、会場開催とオンラインの両方を取り入れた「ハイブリッド参加型」による株主総会を催した企業もありました。ハイブリッド参加型とは、従来通り物理的な場所で開催する株主総会を、インターネットを通じて出席する株主総会のことです。
普段は遠方・地方で活動しているような株主にとって、「ハイブリット参加型」は移動の負担がなくなるありがたい開催方法です。たとえ新型コロナウイルス問題が解決したとしても、「ハイブリット参加型」のニーズが残り続けることを考えると、オンライン開催の動きは今後ますます広まっていくでしょう。

AP貸会議室で株主総会を行おう!

最後に、株主総会の会場にもお使いいただけるAP貸し会議室についてご紹介いたします。AP貸し会議室では、通常の株主総会はもちろん、ハイブリット参加型の株主総会、いずれ採用されるかもしれない完全オンラインの株主総会まで、すべてに対応可能です。


ソーシャルディスタンスに配慮したレイアウトをご提案

AP新橋

AP貸し会議室では、内容に応じてコンファレンスコーディネーターがレイアウトや設備のご相談・ご提供を承っています。例えば、複数の部屋に分かれて部屋間でリアルライブ中継を行っていただいても問題ございません。1フロア内で貸切開催する「水平展開」、複数フロアをまたいで貸切開催する「垂直展開」、いずれも対応可能です。 また、300名以上を収容できる会場、大きな窓で換気ができる会場など、多彩な用途でお使いいただける会議室をご用意しています。日本橋八重洲・新橋・虎ノ門・浜松町などでは、ユーティリティースペースの充実した施設も増やしています。ご要望に沿ってソーシャルディスタンスを加味したレイアウトをご提案いたしますので、遠慮なくご相談ください。 今回は、貸し会議室で株主総会を開催するメリットやポイント、オンライン株主総会について詳しく紹介をしました。 対面とオンライン両方のメリットを享受できるハイブリッド参加型の株主総会ですが、経団連によると「オンライン参加する株主と円滑に通信できる環境が整わない限り、採用をためらってしまう」という声も上がっています。社内会議であれば開催日・開催時間を後ろ倒しにすることも叶いますが、株主総会では多くの株主がこの日のために時間を割いている都合上、リスケジュールは何としても避けなくてはなりません。当日になって「通信が繋がらない!」という事態もあってはならないのです。 経団連が求めるように、音声だけのオンライン株主総会であれば安定した通信が叶うかもしれませんが、法改正には時間がかかる上、認められるかどうかも不明瞭です。現状でオンラインを取り入れるなら、まず会場を用意した上で映像を繋ぐ「ハイブリッド参加型」が良いでしょう。弊社AP貸し会議室では、ご要望に合わせて快適なインターネット環境・ソーシャルディスタンスに配慮した会場と最適なレイアウトのご提案・ご提供を承っております。株主総会を会場にお困りの方は、ぜひ弊社までご相談ください。


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